某小学档案信息化建设制度​.doc

某小学档案信息化建设制度?

某小学档案信息化建设制度

一、总则

1.为适应教育现代化发展需求，提高学校档案管理效率和服务水平，规范档案信息化建设与管理，依据国家相关法律法规及教育行业档案管理规定，结合本校实际情况，特制定本制度。

2.档案信息化建设以服务学校教学、管理等各项工作为宗旨，遵循统一规划、资源共享、安全保密、注重实效的原则。

二、管理机构与职责

1.档案信息化建设领导小组

-成立以校长为组长，各部门负责人为成员的档案信息化建设领导小组，全面负责学校档案信息化建设的规划、指导、协调和监督工作。

-定期召开会议，研究解决档案信息化建设过程中的重大问题，保障建设工作顺利推进。

2.档案管理部门

-负责制定和实施学校档案信息化建设计划和方案，组织开展档案数字化加工、信息系统建设与维护、数据存储与备份等工作。

-对各部门档案信息化工作进行业务指导和监督检查，确保档案信息化工作符合规范要求。

-负责档案信息资源的整合与开发利用，为学校各项工作提供档案信息服务。

3.各部门

-明确本部门档案信息化工作责任人，负责本部门档案信息化工作的具体实施。

-按照学校档案信息化建设要求，及时收集、整理、移交本部门产生的电子文件和纸质档案数字化成果，确保档案信息的完整性、准确性和及时性。

三、档案数字化建设

1.数字化范围

对学校各类具有保存价值的纸质档案，包括文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案等，有计划地进行数字化加工。

2.数字化流程

-档案整理：对纸质档案进行整理、分类、编号、编目等基础工作，确保档案的完整性和系统性。

-扫描：根据档案的纸张大小、清晰度等因素，选择合适的扫描设备和分辨率进行扫描，确保图像清晰、完整。

-图像处理：对扫描图像进行去噪、纠偏、裁剪等处理，提高图像质量。

-数据挂接：将数字化图像与相应的档案目录信息进行挂接，建立准确的关联关系，实现档案信息的快速检索和利用。

3.质量控制

-建立档案数字化质量检查机制，对数字化加工过程和成果进行全程质量监控。

-质量检查内容包括档案整理的规范性、扫描图像的清晰度、图像处理的准确性、数据挂接的正确性等。

-对质量不符合要求的数字化成果，及时进行整改，确保数字化档案质量符合相关标准和规范。

四、档案信息系统建设与管理

1.系统选型与建设

-根据学校档案管理需求和实际情况，选择功能完善、性能稳定、安全可靠的档案信息管理系统。

-在系统建设过程中，充分考虑与学校其他业务系统的兼容性和数据共享，实现档案信息资源的有效整合。

2.系统功能要求

-具备档案录入、编辑、查询、统计、报表生成等基本功能，满足日常档案管理工作需要。

-支持多种格式电子文件的上传、存储和管理，实现电子档案的在线浏览和利用。

-具备权限管理功能，可根据不同用户的角色和职责，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。

-提供数据备份与恢复功能，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。

3.系统维护与升级

-安排专人负责档案信息系统的日常维护和管理，及时处理系统故障和问题，确保系统正常运行。

-根据档案管理业务发展和信息技术进步，适时对档案信息系统进行升级改造，完善系统功能，提高系统性能。

五、电子文件管理

1.电子文件收集

-各部门在日常工作中产生的电子文件，应按照学校档案管理制度的要求，及时收集、整理，并移交档案管理部门。

-电子文件收集范围包括各类办公文档、教学课件、科研报告、图片、音频、视频等。

2.电子文件整理与归档

-档案管理部门对接收的电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子文件的规范性和系统性。

-按照档案保管期限和密级要求，对电子文件进行归档存储，建立电子档案库。

3.电子文件存储与备份

-电子文件应存储在专用的存储设备或档案信息系统中，定期进行数据备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。

-建立电子文件存储和备份管理制度，明确存储设备的管理、数据备份的周期、方式和存储位置等。

六、档案信息资源开发与利用

1.资源整合

-对档案信息资源进行深度整合，打破档案类别和部门界限，建立统一的档案信息资源库，实现档案信息的集中管理和共享利用。

-运用数据分析、数据挖掘等技术手段，对档案信息进行分析和研究，为学校决策提供数据支持。

2.服务方式

-通过档案信息系统、学校网站等平台，为学校师生提供便捷的档案信息查询和利用服务。

-开展