行政办公设备采购审批流程​.doc

行政办公设备采购审批流程?

行政办公设备采购审批流程

一、目的

为了规范本高端宾馆行政办公设备的采购审批行为，确保采购流程的透明、高效、合规，合理控制采购成本，保证所采购的办公设备能满足宾馆各部门工作需求，特制定本审批流程。

二、适用范围

本流程适用于宾馆内所有行政办公设备的采购审批，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅、文件柜等设备的采购。

三、职责分工

1.使用部门

-负责根据工作实际需求，提出行政办公设备采购申请，并详细说明设备的规格、型号、数量、用途等信息。

-参与采购过程中的技术参数审核和供应商评估，对采购设备的适用性和质量负责。

-在设备到货后，负责组织设备的验收工作。

2.采购部门

-负责收集、整理使用部门的采购申请，对申请的合理性和必要性进行初步审核。

-根据采购申请，进行市场调研，寻找合适的供应商，获取报价、样品等相关资料。

-组织采购谈判，拟定采购合同条款，选择最优供应商并签订采购合同。

-跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保设备按时、按质、按量到货。

3.财务部门

-负责对采购申请进行财务预算审核，确保采购资金的安排合理、合规。

-参与采购合同的审核，重点审查合同中的付款条款、财务风险等内容。

-负责采购款项的支付审核和账务处理。

4.行政部门

-负责行政办公设备采购申请的汇总和流转，确保审批流程的顺畅进行。

-建立行政办公设备采购档案，对采购申请、审批文件、采购合同等资料进行归档管理。

5.审批领导

-根据采购金额和重要性，按照既定的审批权限，对采购申请进行审批，做出批准、否决或要求进一步说明的决策。

四、采购审批流程

（一）采购申请

1.使用部门根据工作需要，填写《行政办公设备采购申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应包含以下内容：

-申请部门、申请人、申请日期。

-设备名称、规格型号、数量、预计单价、总价。

-采购原因、用途及使用计划。

-拟采购品牌及参考供应商信息（如有）。

-申请部门负责人签字确认。

2.使用部门将填写完整的申请表提交至行政部门。行政部门对申请表的格式、内容完整性进行初步检查，如发现问题，及时反馈给使用部门进行补充或修改。

（二）初步审核

1.行政部门将通过初步检查的申请表流转至采购部门。采购部门收到申请表后，对申请的合理性和必要性进行审核，主要从以下几个方面进行评估：

-所申请的办公设备是否符合宾馆整体办公设备配置规划。

-现有办公设备是否无法满足工作需求，是否存在通过调配现有设备解决问题的可能性。

-申请的设备规格、型号是否合理，是否存在性能过剩或不足的情况。

-参考供应商信息是否可靠，市场价格是否合理。

2.采购部门审核后，在申请表上签署审核意见。如审核通过，将申请表流转至财务部门；如存在疑问或不同意采购，应详细说明理由并反馈给行政部门，由行政部门与使用部门沟通协调。

（三）财务预算审核

1.财务部门收到采购申请表后，对采购资金进行预算审核，主要审查以下内容：

-采购申请是否在本年度部门预算范围内，如有预算外采购，需评估是否有合理的预算调整依据。

-采购资金的来源是否明确、合规。

-对采购申请中的预计单价和总价进行合理性评估，参考市场价格和历史采购数据，判断是否存在价格偏高的情况。

2.财务部门审核完成后，在申请表上签署审核意见。若预算审核通过，将申请表流转至审批领导；若预算不通过，应说明原因并反馈给行政部门，由行政部门与使用部门、采购部门协商解决方案，如调整采购预算、重新选择设备或供应商等。

（四）审批

1.根据采购金额和重要性，按照以下审批权限进行审批：

-采购金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批。

-采购金额在[X]元至[X]元之间的，由宾馆副总经理审批。

-采购金额在[X]元以上的，由宾馆总经理审批。

2.审批领导收到申请表后，根据采购申请的内容、各部门的审核意见以及宾馆的实际情况进行综合审批。审批领导可做出以下决策：

-批准：在申请表上签署“批准”意见，并签字确认。

-否决：在申请表上签署“否决”意见，并详细说明理由。

-要求进一步说明：在申请表上签署“要求进一步说明”意见，并指出需要补充或澄清的问题。行政部门应及时将申请表反馈给相关部门，要求其在规定时间内提供详细说明，然后重新提交审批。

（五）采购实施

1.采购申请获得批准后，采购部门根据审批意见开展采购工作。具体