行政办公设备采购招标制度​.doc

行政办公设备采购招标制度?

行政办公设备采购招标制度

一、总则

1.目的：为规范本高端宾馆行政办公设备采购招标行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金的使用效益，保证采购设备的质量和服务，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于宾馆因行政办公需要采购各类办公设备的招标活动，包括但不限于电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等设备的采购。

3.采购原则

-合法性原则：采购招标活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。

-公平、公正、公开原则：给予所有符合条件的供应商平等的参与机会，在招标过程中保持公正，将招标信息、过程和结果向所有相关方公开。

-效益原则：在满足宾馆行政办公需求的前提下，追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。

-质量优先原则：确保所采购的办公设备符合行业标准和宾馆实际使用要求，保证设备质量可靠。

二、采购招标组织与职责

1.采购招标领导小组

-组成：由宾馆总经理担任组长，副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、审计部等相关部门负责人。

-职责：全面领导采购招标工作，制定采购招标政策和重大决策；审核采购招标计划和预算；对采购招标过程中的重大问题进行协调和决策；审定中标供应商和中标结果。

2.采购招标工作小组

-组成：由行政部负责人担任组长，成员由行政部相关人员、使用部门代表、技术专家等组成。

-职责：负责具体组织实施采购招标工作，包括编制招标文件、发布招标公告、受理投标报名、组织开标、评标、定标等工作；对投标供应商的资格进行审查；对采购项目进行市场调研，提出采购需求和技术参数；协助采购招标领导小组进行决策，并负责采购合同的签订、执行和验收等工作。

3.监督小组

-组成：由审计部负责人担任组长，成员包括纪检监察人员等。

-职责：对采购招标活动全过程进行监督，确保招标程序合法合规；受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查处理；对采购合同的执行情况进行监督检查。

三、采购招标计划与预算编制

1.采购需求申报：每年末，各部门根据本部门行政办公设备的使用情况和下一年度工作需求，填写《行政办公设备采购需求申报表》，详细说明所需设备的名称、规格型号、数量、用途、技术参数等内容，并提交给行政部。

2.采购计划编制：行政部对各部门提交的采购需求进行汇总和审核，结合宾馆整体发展规划和实际情况，编制年度《行政办公设备采购计划》。采购计划应明确采购项目名称、采购数量、采购预算、采购时间、采购方式等内容。

3.预算审核与批准：财务部对行政部提交的采购计划进行预算审核，根据宾馆财务状况和资金安排，提出预算调整意见。采购计划经采购招标领导小组审核通过后，报宾馆总经理批准实施。对于预算金额较大或特殊的采购项目，需经宾馆管理层集体研究决定。

4.采购计划调整：在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购项目、数量、预算等内容，相关部门应填写《行政办公设备采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，经行政部审核、采购招标领导小组批准后实施。

四、招标文件编制

1.招标文件内容：招标文件应包括以下主要内容：

-招标公告：包括招标项目名称、招标单位名称、地址和联系方式、招标项目简要说明、招标范围、投标人资格要求、报名时间和地点、开标时间和地点等信息。

-投标须知：对投标文件的编制、密封和标记、投标报价、投标有效期、投标保证金、开标、评标、定标等事项的详细说明和要求。

-采购项目要求：明确采购办公设备的详细规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、交货地点、售后服务要求等内容。

-合同条款：包括合同格式、双方权利义务、付款方式、质量保证、违约责任、争议解决方式等内容。

-投标文件格式：提供投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等文件格式。

2.招标文件编制要求

-准确性：招标文件中的各项内容应准确、清晰，避免产生歧义，确保投标人能够准确理解招标要求。

-完整性：招标文件应涵盖采购项目的各个方面，包括技术、商务、服务等要求，使投标人能够全面了解招标项目情况，编制完整的投标文件。

-合理性：技术参数和商务条款应根据采购项目的实际需求制定，既不能过于苛刻，限制潜在投标人的参与，也不能过于宽松，影响采购项目的质量和效益。

-合法性：招标文件的内容必须符合国家法律法规及相关政策规定，不得含有歧视性、排斥性条款。

3.招标文件审核与批准：招标文件编制完成后，由采购招标工作小组组织相关部门和技术专家进行审核，重点审核招标文件的合法性、准确性、完