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石化集团会议管理制度

一、会议制度概述

石化集团作为我国重要的能源化工企业，其会议管理制度是公司日常运营的重要组成部分。本制度旨在规范公司内部会议的组织、召开、记录和总结等工作，提高会议效率，确保会议目标的实现。会议制度主要包括以下几个方面：

1.会议类型：根据公司业务需求，设立日常工作会议、专题会议、专题研讨会议、决策会议等不同类型的会议。

2.会议组织：明确会议的组织者、主持人、记录人等职责，确保会议的顺利进行。

3.会议通知：提前制定会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议程等事项。

4.会议记录：会议记录人负责对会议内容进行详细记录，包括会议议题、讨论结果、决议事项等。

5.会议总结：会议结束后，组织者对会议进行总结，对会议成果进行归纳，对未完成事项进行跟踪。

6.会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，保持会场秩序。

7.会议效果评估：定期对会议效果进行评估，分析会议成果，改进会议组织方式。

8.会议资料归档：对会议资料进行整理、归档，便于查阅和统计分析。

9.会议费用管理：明确会议费用预算，合理使用会议经费。

10.会议信息化建设：推进会议信息化建设，提高会议效率，降低会议成本。

二、会议类型与组织架构

会议类型：

石化集团的会议类型多样，旨在满足不同层次、不同目的的沟通与决策需求。具体包括：

-日常工作会议：定期召开，用于处理日常工作中的常规事务，确保各部门信息同步和问题及时解决。

-专题会议：针对特定议题或项目召开，旨在深入探讨问题、制定解决方案或评估项目进展。

-专题研讨会议：邀请内外部专家参与，就某一技术、市场或管理问题进行深入研讨。

-决策会议：高层领导参与，就公司重大决策进行讨论和表决。

组织架构：

-会议组织者：负责会议的筹备、通知、协调和后续跟进工作。

-主持人：负责会议的流程控制，确保会议按照议程进行，引导讨论，并保持会议的秩序。

-记录人：负责会议记录，准确记录会议内容，包括发言要点、决策结果等。

-参会人员：根据会议类型和议题，由相关部门负责人或相关人员组成。

会议筹备：

-提前制定会议议程，明确会议目的、议题和预期成果。

-向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程和参会要求。

-准备会议所需的资料和设备，确保会议顺利进行。

-安排会议场地，包括会议室布置、音响设备、投影仪等。

会议跟进：

-会议结束后，主持人或组织者负责整理会议纪要，包括会议内容、决议事项和后续行动。

-对会议决议进行跟踪，确保各项行动得到有效执行。

-定期评估会议效果，收集反馈意见，不断优化会议组织和管理。

三、会议通知与记录

会议通知：

-会议通知应提前发布，确保所有相关人员和部门有足够的时间准备。

-通知内容应包括会议名称、时间、地点、议程概要、参会人员名单、准备材料等关键信息。

-通过公司内部邮件系统、即时通讯工具或公告板等渠道发放会议通知。

-通知中应明确参会人员的责任和期望，如需准备的文件或资料。

会议记录：

-会议记录应由指定记录人负责，确保记录的准确性和完整性。

-记录内容包括会议开场、主持人介绍、议题讨论、发言内容、决议事项、行动项等。

-记录方式可以是文字记录、录音或录像，具体取决于会议的性质和记录人的偏好。

-会议记录应清晰、简洁，便于后续查阅和分析。

-会议结束后，记录人应及时整理会议纪要，包括所有讨论的要点、决议和行动项。

-纪要应在会议结束后的一定时间内（如24小时内）通过公司内部系统或邮件发送给所有参会人员。

-纪要应附上原始记录，以便于参会人员核对和补充。

-对于重要的会议，应保留会议记录和纪要的存档，以备未来参考和审计。

四、会议纪律与效果评估

会议纪律：

-参会人员应按时出席，不得无故缺席或迟到，以确保会议的连续性和效率。

-在会议期间，手机等通讯设备应调至静音或关机状态，以避免干扰会议。

-参会人员应尊重发言者，认真聆听，不得打断他人发言。

-会议讨论应围绕议题展开，避免无关话题的讨论。

-会议结束时，参会人员应保持会场整洁，带走个人物品。

效果评估：

-会议效果评估旨在衡量会议达成的目标和预期成果。

-评估内容应包括会议议程的完成情况、讨论的深度和广度、决议的执行情况等。

-评估方法可以是通过会议纪要的回顾、参会人员的反馈、决议的落实效果等多种途径。

-对于未能达成的目标和决议，应分析原因，并探讨改进措施。

-定期对会议效果进行评估，可以是月度、季度或年度，以便及时调整会议管理制度。

-评估结果应与参会人员、组织者和决策者进行沟通，确保各方对会议效果的认知一致。

-通过效果评估，不断优化会议流程，提高会议质量，确保会议目标的实现。

五、会议资料归档与管理

会议资料归档