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采购流程规范

一、引言

采购流程是企业获取产品或服务资源的关键运营环节，其规范与否直接影响企业成本控制、产品质量及运营效率。本规范旨在明确采购工作从需求识别到合同履行完毕的全流程标准，确保采购活动合法、合规、高效开展，助力企业实现战略目标。

二、采购流程基本结构

2.1采购准备阶段

2.1.1采购需求确定

需求发起：各部门基于业务计划、项目开展或日常运营需求，填写详细的采购需求申请表，明确所需采购物品或服务的规格、型号、数量、技术参数、交付时间等关键信息。例如，研发部门因新产品开发需要采购特定型号的实验设备，在申请表中需注明设备的精度要求、功能特性、适配的实验环境等。

需求审核：由跨部门组成的需求审核小组（包括采购、技术、财务、使用部门等人员）对采购需求进行评估。从技术可行性、预算合理性、是否符合企业整体战略等方面进行审核。若某生产部门申请采购新型生产设备，技术人员评估设备技术参数能否满足生产工艺，财务人员审核采购预算是否在年度计划范围内。

2.1.2采购预算编制

预算制定：采购部门协同财务部门，依据需求审核结果，结合市场价格调研数据，制定采购预算草案。对于常规物资采购，参考过往采购价格及市场波动趋势预估成本；对于新采购项目，通过多方询价、成本分析等方式确定预算金额。如办公用品采购，根据历史采购量及价格涨幅调整预算；大型设备采购则需对多家供应商报价进行分析整合。

预算审批：采购预算草案提交至企业管理层审批，管理层综合企业资金状况、战略重点等因素进行考量，审批通过后的预算作为后续采购活动的成本控制依据。

2.1.3供应商调研与筛选

信息收集：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如行业网站、展会、供应商目录、同行推荐等。建立潜在供应商信息库，记录供应商基本信息（名称、地址、联系方式）、主营产品或服务、生产能力、信誉口碑等。例如，在寻找原材料供应商时，利用行业网站搜索相关企业，参加行业展会与供应商面对面交流获取一手资料。

初步筛选：依据采购需求，从潜在供应商信息库中筛选出符合基本要求的供应商，如生产能力满足采购量需求、产品或服务质量标准达到企业要求、具备相应资质证书等。对筛选出的供应商发送初步询价函，了解其产品价格、交货期、售后服务等情况。

2.2采购执行阶段

2.2.1采购方式确定

公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。如某大型工程项目的设备采购，通过在指定媒体发布招标公告，吸引众多具备资质的供应商投标。

邀请招标：向预先选定的、具备相应资格的特定供应商发出投标邀请书。适用于采购项目具有一定特殊性，供应商数量有限的情况。如某企业对涉密设备的采购，邀请少数几家有保密资质的供应商参与投标。

竞争性谈判：与不少于三家符合资格条件的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。适用于采购需求存在不确定性、需要与供应商进一步沟通技术方案和价格的项目。如软件开发项目，通过与供应商谈判确定软件功能细节及价格。

询价采购：向供应商发出询价通知书，要求其一次性报出不得更改的价格，从报价中选择成交供应商。常用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的物资。如办公用品、通用零部件的采购。

单一来源采购：在特定情形下，如只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况等，与唯一供应商进行协商采购。如某设备的维修保养服务，因设备技术特殊性只能由原设备制造商提供，采用单一来源采购。

2.2.2采购文件编制与发布

文件编制：根据采购方式，编制相应采购文件。招标文件包含招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准与方法、合同条款等内容；询价文件则需明确询价通知书、报价要求、采购需求等。如招标文件中对投标人的资质要求、投标文件格式、评标细则等都要详细说明。

文件发布：通过指定平台（如政府采购网、企业官网等）发布采购文件，确保供应商能及时获取信息。对于公开招标和邀请招标，需严格按照规定的公告期限发布文件。

2.2.3供应商响应与评审

响应接收：在规定时间内接收供应商提交的投标文件、报价文件等响应资料。对响应文件的密封性、完整性、格式等进行初步检查，不符合要求的响应文件按规定处理。

评审组织：组建评审小组，成员包括采购、技术、财务、法律等专业人员。按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商响应文件进行评审。如在评标过程中，评审小组对投标人的技术方案、商务报价、企业实力等方面进行打分。

评审结果确定：根据评审情况，确定成交供应商或中标候选人。对于公开招标、邀请招标项目，一般选择综合得分最高或报价最低且符合要求的供应商为中标人；竞争性谈判、询价采购则根据谈判结果、报价情况确定成交供应商。

2.3合同签订与执行阶段

2.3.1合同签订

合同起草：采购部门协同法务部门，依据采购文件、供应商响应文