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一、制度概述

为规范会议室的使用和管理，提高会议室的使用效率，确保会议室资源的合理分配与利用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议室，包括会议室预约、使用、维护及退场等环节。通过本制度的实施，旨在营造一个高效、有序、舒适的会议环境。

二、会议室预约流程

1.预约方式：会议室预约可通过线上预约系统或直接向行政管理部门提出申请。

2.预约时间：预约需至少提前一天进行，特殊情况可提前两天。

3.预约内容：预约时应提供会议主题、参会人数、预计开始和结束时间等信息。

4.预约审核：行政管理部门在收到预约申请后，将对会议室的使用情况进行审核，确保会议室资源得到合理分配。

5.预约确认：审核通过后，预约人将收到预约成功的通知，并获得会议室使用权限。

6.预约变更：如需变更预约信息，预约人需提前通知行政管理部门，并按照原预约流程重新进行审核。

7.预约取消：如需取消预约，预约人应至少提前一天通知行政管理部门，以便及时释放会议室资源。

8.预约记录：行政管理部门将保留所有预约记录，以备查询和统计。

9.预约优先级：紧急会议和公司重要会议将享有优先预约权。

10.预约违规：未经批准擅自使用会议室或违反预约规定者，将受到相应的处罚。

三、会议室使用规范

1.使用时间：会议室使用时间需严格按照预约时间执行，不得擅自占用或延迟使用。

2.使用环境：进入会议室前，需确保会议室环境整洁，空调、照明等设施正常运行。

3.使用设备：会议室内的投影仪、音响等设备由行政管理部门负责维护，使用时需遵守操作规程。

4.参会人员：会议室仅限预约人及参会人员使用，非预约人员未经允许不得进入。

5.会议秩序：会议期间保持安静，不得大声喧哗，手机等通讯设备需调至静音或振动状态。

6.纪律要求：参会人员需遵守会议纪律，不得迟到、早退，会议内容不得外泄。

7.文件资料：会议结束后，参会人员需带走个人文件资料，不得遗留在会议室。

8.环境保护：使用会议室期间，注意节约能源，关闭不必要的灯光和空调。

9.维护保养：使用过程中如发现设备损坏，应及时通知行政管理部门进行维修。

10.责任追究：违反本规范者，将根据公司相关规定予以处罚。

四、会议室维护与清洁

1.定期检查：行政管理部门应定期对会议室进行安全检查和设备维护，确保设施完好。

2.清洁责任：会议室的日常清洁由使用部门负责，确保会议结束后会议室干净整洁。

3.清洁标准：清洁工作应包括清理桌椅、地面、墙面、窗帘和设备表面等，保持会议室的卫生。

4.清洁用品：清洁过程中使用的清洁剂和工具应由行政管理部门提供，并确保其安全性。

5.文件处理：会议产生的文件、资料等应妥善处理，不得随意丢弃，以免造成环境污染。

6.突发情况：如遇突发卫生事件，如火灾、水灾等，应立即启动应急预案，并报告相关部门。

7.设备维护：定期对会议室内的音响、投影仪等设备进行功能测试和保养，确保其正常运作。

8.灯光检查：检查会议室内的灯光是否充足，如有损坏应及时更换，以保证会议照明需求。

9.空调管理：合理调节会议室内的空调温度，确保室内温度适宜，同时注意节能。

10.紧急情况处理：如遇紧急情况，如设备故障、设施损坏等，应立即通知行政管理部门进行处理。

五、会议室退场与交接

1.退场时间：会议结束后，参会人员应在预定时间前完成退场，确保会议室及时恢复可用状态。

2.清理工作：退场时，参会人员需负责清理个人产生的垃圾，并将会议室恢复至预约前的状态。

3.设备归位：所有会议设备，如投影仪、音响等，应归回原位，确保下次使用时设备处于良好状态。

4.文件资料：会议文件和资料应妥善保管或带离会议室，不得遗留，以防信息泄露或丢失。

5.环境检查：退场前，应检查会议室内的所有区域，包括桌椅、地面、墙面等，确保无遗漏。

6.灯光和空调：关闭会议室内的所有灯光和空调，节约能源，避免不必要的消耗。

7.设施报修：如发现会议室设施有损坏或需要维修，应立即报告给行政管理部门。

8.交接记录：行政管理部门应记录每次会议的退场时间、清理情况以及设施状态，以便进行跟踪和评估。

9.责任归属：如因使用不当导致设施损坏，使用部门需承担相应的维修责任。

10.反馈机制：会议结束后，参会人员可通过线上或线下方式对会议室的使用情况进行反馈，以便持续改进会议室的管理和服务质量。

六、违规使用处罚规定

1.非法占用：未经预约或未按预约时间使用会议室，或擅自延长会议时间者，将受到口头警告。

2.损坏设施：因使用不当造成会议室设施损坏，使用者需承担维修费用，并可能受到进一步处罚。

3.破坏环境：故意破坏会议室环境，如乱贴乱画、乱丢垃圾等，将受到罚款或停用会议室的处罚。

4.信息泄露：会议内容未经授权泄