律师事务所客户信息分类管理规定.doc

律师事务所客户信息分类管理规定

一、总则

1.目的：为加强律师事务所客户信息管理，提高客户服务质量，确保客户信息的安全与合理利用，依据相关法律法规及本所实际情况，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于律师事务所全体员工在处理客户信息过程中的各类活动。

3.原则：遵循合法性、安全性、保密性、准确性、分类管理与合理利用的原则。确保客户信息的收集、存储、使用、共享等环节均符合法律要求，保障信息安全不泄露，同时根据不同客户信息的特点进行科学分类管理，以提升服务效率与质量，促进律所业务发展。

4.企业文化与经营理念体现：本所秉持专业、诚信、负责的企业文化，在客户信息管理中，将始终以客户为中心，通过科学分类管理客户信息，为客户提供精准、高效、优质的法律服务，践行“以专业成就客户，以诚信铸就品牌”的经营理念。

二、组织架构与职责划分

1.管理团队：律所管理层负责制定客户信息管理的战略方针与总体政策，监督本规定的执行情况，协调解决信息管理过程中的重大问题，确保客户信息管理与律所整体发展战略相契合。

2.客户信息管理部门：设立专门的客户信息管理部门，负责统筹规划客户信息分类管理工作。其职责包括制定信息分类标准与操作流程，组织信息收集、整理、存储与更新工作，监督各业务部门对客户信息的使用，保障信息安全与合规性。

3.业务部门：各业务部门负责在日常业务活动中收集、初步整理与本部门业务相关的客户信息，并按照规定及时传递给客户信息管理部门。同时，依据授权使用客户信息，为客户提供法律服务，反馈客户信息使用过程中的问题与需求。

4.技术支持部门：负责搭建和维护客户信息管理系统，提供技术保障，确保信息存储安全、传输稳定、检索便捷。协助客户信息管理部门进行数据备份、恢复及安全防护工作，及时处理信息系统故障与安全隐患。

三、管理流程

1.信息收集

-多渠道收集：业务人员在与客户初次接触、洽谈业务、签订委托合同等过程中，全面收集客户基本信息，包括但不限于姓名、联系方式、职业、公司信息等。同时，收集与案件相关的资料，如案件事实、证据材料等。

-主动告知：在收集客户信息前，应向客户明确告知信息收集的目的、用途、范围及保护措施，确保客户知情权，并在获得客户同意后进行信息收集。

-审核与录入：业务部门收集的客户信息需经部门负责人审核，确保信息的真实性、完整性和准确性。审核通过后，及时录入客户信息管理系统。

2.信息分类

-分类标准制定：客户信息管理部门根据客户性质、业务类型、重要程度、信息敏感度等因素制定详细的分类标准。例如，按照客户性质分为个人客户、企业客户、政府机构客户；按照业务类型分为民事、刑事、商事等；根据重要程度分为重要客户、一般客户；依据信息敏感度分为高度敏感、中度敏感、普通信息等。

-分类操作：信息管理人员依据分类标准对录入系统的客户信息进行分类标注，确保信息分类准确无误，方便后续的管理与使用。

3.信息存储与维护

-安全存储：采用安全可靠的信息存储设备与技术，对客户信息进行加密存储，防止信息泄露与篡改。建立数据备份机制，定期对客户信息进行备份，确保数据可恢复。

-更新维护：各部门在业务开展过程中，如发现客户信息发生变化，应及时通知客户信息管理部门进行更新。信息管理部门定期对客户信息进行清理与核实，确保信息的时效性与准确性。

4.信息使用

-授权使用：员工因工作需要使用客户信息时，需向客户信息管理部门提出申请，说明使用目的、范围和期限。经审批通过后，获取相应的信息访问权限。

-合规使用：员工在使用客户信息过程中，必须严格遵循本规定及相关法律法规，不得超出授权范围使用信息，不得将客户信息用于非法或与工作无关的目的。

四、权利与义务

1.客户权利

-知情权：客户有权了解律所收集、使用其信息的目的、方式和范围，以及信息的保护措施。律所应向客户提供清晰明确的说明。

-选择权：客户有权自主决定是否向律所提供信息，以及是否同意律所在特定范围内使用其信息。对于不同意的部分，律所应尊重客户意愿，不得强制收集或使用。

-更正权：客户发现律所在存储的其个人信息存在错误或不准确时，有权要求律所及时更正。律所应在核实情况后，尽快完成信息更正工作。

-删除权：在符合法律规定及合同约定的情况下，客户有权要求律所删除其个人信息。律所应在规定时间内处理客户的删除请求。

2.员工权利

-获取工作所需信息权：员工有权按照规定程序获取为完成工作任务所需的客户信息，以保障法律服务的顺利开展。

-建议权：员工有权就客户信息管理工作提出合理化建议，促进信息管理水平的提升。

3.客户义务

-如实提供信