水保档案管理方案 (1).docxVIP

水保档案管理方案

一、方案概述

（一）编制目的

为规范水土保持档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，依据相关规定及水利工程建设项目档案管理要求，制定本方案。通过建立系统化管理流程，明确档案收集、整理、归档、保管及利用的全生命周期管理标准，为水土保持工程建设、验收及后期维护提供可靠依据，助力水土保持工作的科学化、规范化发展。

（二）适用范围

1. 项目类型：

◦ 水土流失综合治理项目（小流域治理、坡耕地改造、淤地坝建设）

◦ 开发建设项目水土保持方案（矿山开采、公路铁路建设、工业园区开发）

2. 实施阶段：

项目前期（可行性研究、方案编制）、实施阶段（施工记录、监测数据）、竣工验收（成果文件、验收报告）及后期管护（维护记录、效益评估）

3. 覆盖内容：

文书档案、技术档案、声像档案、电子档案及实物档案的全流程管理

（三）编制依据

4. 《中华人民共和国档案法》（2020年修订）

5. 《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）

6. 《水土保持工程质量评定规程》（SL336-2012）

7. 《开发建设项目水土保持设施验收技术规程》（GB/T22490-2008）

8. 《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）

二、组织架构与职责分工

（一）四级管理体系

决策层（项目负责人）→管理层（档案管理部门）→执行层（业务部门/参建单位）→作业层（档案管理员/兼职资料员）

（二）核心岗位职责（三线表）

层级

岗位

核心职责

管理权限

决策层

项目负责人

审批档案管理制度、调配资源保障档案工作

重大档案处置审批权

管理层

档案管理部门负责人

制定档案管理细则、监督执行情况、组织档案验收

档案分类标准制定权

档案管理员

收集、整理、归档档案，维护档案库房环境

档案借阅审批权

执行层

技术负责人

审核技术文件、确保档案内容的专业性和准确性

技术文件质量否决权

监测负责人

管理监测数据档案、编制监测报告

监测数据修改建议权

作业层

兼职资料员

收集本部门文件、填写移交清单、配合档案检查

基础文件整理责任

三、档案分类与归档范围

（一）档案分类体系

水土保持档案

├─综合管理类（项目立项、招投标、合同协议）

├─技术文件类（方案设计、施工图纸、变更通知）

├─监测类（侵蚀模数监测、植被覆盖度监测）

├─验收类（分部工程验收、专项验收报告）

└─电子档案类（数字化扫描件、BIM模型、GIS数据）

（二）核心归档内容（按阶段划分）

1.前期阶段

• 立项文件：项目建议书、可行性研究报告、水土保持方案批复文件

• 设计文件：水土保持初步设计、施工图设计、设计变更文件

• 合同协议：施工承包合同、监理合同、监测合同

2.实施阶段

• 施工文件：施工组织设计、技术交底记录、隐蔽工程验收记录

• 监测文件：监测实施方案、监测月报/季报、数据分析报告

• 监理文件：监理通知、旁站记录、质量评估报告

3.验收阶段

• 验收报告：水土保持设施验收总结报告、技术评估报告、验收鉴定书

• 成果文件：竣工图、工程量清单、影像资料（施工前后对比）

• 审计文件：财务审计报告、竣工决算报告

四、档案管理流程设计

（一）档案收集与移交

1.收集原则

• 谁形成、谁负责：各参建单位按职责范围收集本单位产生的文件

• 同步归档：文件形成后30日内完成收集，重要节点（如分部工程验收）同步提交档案

2.移交流程

文件形成部门→兼职资料员初核→档案管理员审核→分类登记→入库保管

• 移交清单：填写《档案移交清单》，双方签字确认（附文件目录及份数）

• 质量要求：文件齐全、签字盖章完整、载体符合要求（纸质文件A4规格，电子文件存储为PDF/XML格式）

（二）档案整理与组卷

1.整理标准

• 分类组卷：按档案分类体系，同一类别按时间或项目阶段组卷

• 编号规则：

案卷号：项目代号-年度-分类代码-流水号（例：SBC-2024-GL-001）

页号：从卷内首张开始连续编写，背面有内容的标注双面页号

2.组卷要求

文件类型

组卷方式

装订要求

文字材料

按事项、问题结合时间组卷

左侧装订，采用三孔一线法，厚度≤2cm

图纸

按专业、图号顺序排列

折叠成A4大小，图标栏外露

照片

按时间、地点、事由分类

附文字说明（时间、地点、人物）

（三）档案保管与利用

1.库房管理

• 环境要求：

◦ 温度：14-24℃，相对湿度：45%-60%

◦ 配备防火、防潮、防虫、防光设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、遮光窗帘）

• 存储设备：

◦ 纸质档案：使用无酸档案盒，按分类上架排列

◦ 电子档案：采用专用服务器存储，定期备份（异地备份不少于2