集团会议管理制度范本.docxVIP

集团会议管理制度范本

一、会议概述

集团会议管理制度范本旨在规范集团内部各类会议的召开、组织、记录和监督，确保会议的高效、有序进行。本制度适用于集团总部及各分支机构、子公司举办的各类会议，包括但不限于董事会、监事会、经理办公会、专题研讨会等。

一、会议组织与筹备

1.会议组织者：根据会议性质，由集团总部或相关部门负责人担任会议组织者。

2.会议筹备：组织者负责会议通知、议程安排、场地预订、资料准备等工作。

3.会议通知：会议组织者应提前通知参会人员，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.会议议程：会议议程应包括会议目的、主要内容、参会人员、主持人、记录人等。

二、会议召开

1.会议时间：按照会议通知确定的时间召开，确保参会人员按时参加。

2.会议地点：按照会议通知确定的地点召开，确保会议场地符合要求。

3.会议主持：主持人负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

4.会议记录：记录人负责记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、议题、讨论结果等。

三、会议纪要

1.会议纪要撰写：记录人根据会议记录，及时撰写会议纪要。

2.会议纪要内容：会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主持人、议题、讨论结果、决议事项等。

3.会议纪要审核：会议纪要完成后，由组织者或相关部门负责人审核。

四、会议监督与反馈

1.会议监督：集团总部或相关部门负责对会议进行监督，确保会议按照制度规定进行。

2.会议反馈：参会人员对会议内容、组织、效果等进行反馈，为改进会议制度提供依据。

3.会议总结：会议结束后，组织者对会议进行总结，分析会议效果，提出改进措施。

五、会议档案管理

1.会议档案建立：将会议通知、议程、纪要、反馈等资料整理归档。

2.会议档案保管：按照档案管理规定，妥善保管会议档案。

3.会议档案查阅：相关人员在需要时，可查阅会议档案。

六、附则

1.本制度由集团总部负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。

二、会议筹备

会议筹备是确保会议顺利进行的关键环节，以下为会议筹备的详细内容：

1.确定会议主题和目的：根据集团的战略规划和工作需要，明确会议的主题和预期达到的目的，确保会议内容与集团发展方向相一致。

2.制定会议议程：会议议程应详细列出会议的各项议题，包括议题名称、讨论内容、责任部门等，确保会议内容充实且有条理。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关领导、部门负责人、专家和员工参加，确保参会人员的广泛性和代表性。

4.发送会议通知：通过正式渠道向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会要求等，确保参会人员提前做好准备。

5.场地预订：根据会议规模和议程，预订合适的会议室，确保会议场地满足会议需求，包括音响、投影、桌椅等设施。

6.准备会议资料：收集整理与会议议题相关的背景资料、数据报告、政策法规等，提前分发给参会人员，便于会议讨论。

7.安排会议服务：根据会议需求，安排餐饮、交通、住宿等后勤服务，确保参会人员的生活和工作需求得到满足。

8.确定主持人：选择具备良好沟通能力和组织协调能力的主持人，负责引导会议进程，确保会议有序进行。

9.安排记录人：指定记录人负责会议记录，确保会议内容得到完整记录。

10.落实会议费用：根据会议规模和预算，落实会议费用，确保会议各项支出合理合规。

11.会议筹备总结：会议筹备完成后，组织者对筹备工作进行总结，分析筹备过程中的优点和不足，为今后的会议筹备提供参考。

三、会议召开

会议召开是会议管理过程中的核心环节，以下为会议召开的具体要求和注意事项：

1.按时召开：会议应严格按照既定的时间开始，确保所有参会人员有充足的时间准备和参与。

2.会议地点：确保会议地点的设施齐全，环境安静，适合讨论和交流。

3.主持人职责：主持人负责会议的引导，包括宣布会议开始、介绍参会人员、控制会议节奏、确保议程按照预定顺序进行。

4.会议纪律：参会人员应保持会议纪律，遵守会场秩序，不随意离场，手机等通讯工具调至静音或震动状态。

5.议题讨论：主持人根据议程引导参会人员围绕议题进行讨论，鼓励不同意见的交流，但需保持讨论的秩序和尊重。

6.记录人职责：记录人负责准确记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等，确保会议纪要的准确性。

7.互动环节：会议中可设置互动环节，如小组讨论、头脑风暴等，以激发参会人员的参与度和创造力。

8.外部专家参与：如有必要，可邀请外部专家参与会议，提供专业意见或解决方案。

9.会议进展监控：组织者应监控会议进展，确保会议按计划进行，如遇时间紧张，可适当调整议程。

10.会议总结：会议接近尾声时，主持人应总结会议成果，重申关键决议，并告知下一步行动计划。

11.会议结束：在会议结束时，主持