物流公司印章使用审批登记制度.doc

物流公司印章使用审批登记制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范物流公司印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，有效维护公司利益，保障公司各项业务活动的正常开展。

2.适用范围

本制度适用于物流公司全体员工。公司所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等，其使用与管理均遵循本制度。

3.公司文化与经营理念体现

秉持公司“高效、诚信、创新、共赢”的经营理念，在印章使用过程中，强调诚信原则，确保每一次印章的使用都基于真实、合法的业务需求，以高效的流程服务客户，通过规范管理实现公司与员工、客户的共赢。同时，鼓励员工在印章使用与管理中积极创新，提出优化建议，提升整体运营效率。

二、组织架构与职责划分

1.印章管理部门

公司行政部门为印章的归口管理部门，负责印章的刻制、保管、使用登记与监督等工作。行政部门应指定专人担任印章管理员，负责具体的印章管理事务。印章管理员需具备高度的责任心和保密意识，熟悉公司业务和印章管理制度。

2.使用部门

公司各业务部门及其他职能部门为印章的使用部门。使用部门在业务需要时，按照规定流程申请使用印章，并对印章使用的真实性、合理性和合法性负责。部门负责人应审核本部门的印章使用申请，确保申请事项符合公司规定和业务需求。

3.管理层审批

根据印章使用事项的重要程度和风险等级，设定不同层级的管理层审批权限。一般业务事项的印章使用申请，由部门负责人审核后，报分管副总经理审批；重大业务事项或涉及重要合同、文件的印章使用申请，需经部门负责人、分管副总经理审核后，报总经理审批。体现扁平化管理理念，在确保审批流程严谨的同时，尽量简化不必要的中间环节，提高审批效率。

三、管理流程

1.印章刻制

新印章的刻制需由相关部门提出申请，说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，经部门负责人审核，报总经理审批同意后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位刻制。新印章刻制完成后，行政部门应进行登记备案，记录印章的详细信息及刻制日期，并留存印模。

2.印章保管

印章应存放在专门的保险柜或安全设施中，由印章管理员负责保管。印章管理员应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意将印章转借他人。不同类型的印章应分类存放，便于管理和查找。财务专用章和法人章应分开保管，确保财务安全。

3.印章使用申请

使用部门需填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、文件名称、使用次数、预计使用时间等信息。申请表需由申请人签字，并经部门负责人审核签字。对于涉及经济合同、重要文件等重大事项的印章使用申请，还需附上相关文件的初稿或复印件，以便审批人员了解具体情况。

4.审批流程

-印章管理员收到《印章使用申请表》后，应首先检查申请表填写是否完整、规范，申请事项是否符合公司规定。如申请表填写无误，将申请表按照规定的审批权限呈送相关领导审批。

-审批领导应认真审核申请事项的真实性、合理性和合法性，在申请表上签署审批意见。对于不符合规定或存在疑问的申请，审批领导应及时与申请部门沟通，提出修改意见或拒绝申请。

5.印章使用登记

经审批同意后，印章管理员方可使用印章。在使用印章前，印章管理员应在《印章使用登记簿》上进行详细登记，包括申请部门、申请人、使用日期、印章名称、文件名称、使用次数等信息。使用完毕后，印章管理员应要求文件的经手人在登记簿上签字确认。对于多页文件，应要求经手人加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。

6.印章外借

如因特殊情况需要将印章外借，必须填写《印章外借申请表》，说明外借的原因、外借时间、预计归还时间等信息，经部门负责人、分管副总经理和总经理审批同意后，方可外借。外借印章时，印章管理员应与借用人办理交接手续，明确借用人的责任。借用人在外借期间必须妥善保管印章，严格按照规定用途使用，不得转借他人。印章归还时，印章管理员应仔细检查印章是否完好，使用情况是否符合规定，并在《印章外借登记簿》上记录归还时间和检查情况。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权了解公司印章使用的相关制度和流程，在符合规定的情况下，有权按照流程申请使用印章开展业务工作。

-对于不合理的印章使用审批意见，员工有权向上级领导或相关部门提出申诉，寻求合理的解决方案。

2.员工义务

-员工有义务遵守公司印章使用管理制度，不得擅自使用印章或越权使用印章。

-在申请使用印章时，员工应如实提供相关信息，确保申请事项的真实性、合理性和合法性。对于因虚假申请导致的公司损失，员工应承担相应的法律责任。

-员工在使用印章过程中，应妥善保管涉及印章的文件和资料，不得随意泄露印章使用信息，维护公司的商业秘密和信息安全。

3.公司权利与义务

-公司有权对员工的印