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贸易公司展会参展计划与预算管理制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范贸易公司展会参展计划的制定与执行，合理规划展会预算，确保公司在展会活动中有效展示企业形象、推广产品、拓展业务，提高参展效益，实现公司经营目标，并契合公司“创新、合作、共赢”的企业文化和以客户为中心的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司全体涉及展会参展相关工作的员工，以及与展会参展计划和预算有直接关联的部门与业务活动。对于前来参观公司参展活动的顾客，本制度部分条款涉及的服务规范与权益保障等内容同样适用。

3.基本原则

-战略导向原则：展会参展计划应紧密围绕公司整体发展战略，明确参展目标，助力公司市场拓展与品牌建设。

-效益优先原则：在保证参展效果的前提下，充分考虑成本效益，合理安排预算，追求投入产出的最大化。

-灵活性原则：根据市场变化和实际情况，灵活调整参展计划与预算安排，确保计划的可行性和适应性。

-团队协作原则：强调公司各部门之间的协作配合，形成高效的参展工作团队，共同推动展会参展工作的顺利开展。

二、组织架构与职责划分

1.展会参展领导小组

-组成：由公司高层领导组成，包括总经理、副总经理等。

-职责：全面负责展会参展计划与预算的决策与指导，协调公司内外部资源，确保参展活动与公司战略目标一致；审核参展计划和预算方案，对重大事项进行决策；监督参展工作的执行情况，评估参展效果。

2.参展工作小组

-组成：由市场部、销售部、产品部、财务部、行政部等相关部门人员构成，实行扁平化管理模式，各成员直接对领导小组负责，减少沟通层级，提高工作效率。

-职责：

-市场部：负责市场调研，收集展会信息，筛选合适的展会项目；制定参展策划方案，包括展位设计、宣传推广策略等；负责展会现场的品牌推广和市场活动组织。

-销售部：明确参展的销售目标，制定客户拜访计划；负责与潜在客户和现有客户的沟通对接，收集客户需求和反馈，促进业务成交。

-产品部：根据参展需求，准备展示产品，提供产品资料和技术支持；确保产品在展会上的展示效果和功能演示。

-财务部：负责参展预算的编制、审核和控制；对参展费用进行核算和分析，提供财务数据支持，保障预算的合理执行，提升运营效益。

-行政部：负责展会期间的后勤保障工作，包括人员交通、住宿安排，设备物资的运输和管理；协助其他部门完成参展相关的行政事务，体现对参展人员的人文关怀。

三、管理流程

1.展会选择与计划制定

-市场部每年定期开展市场调研，收集国内外各类展会信息，包括展会规模、行业影响力、目标受众等。根据公司业务发展需求和市场战略，筛选出符合公司参展目标的展会项目，并向展会参展领导小组提交展会推荐报告。

-展会参展领导小组对市场部提交的推荐报告进行评估和决策，确定年度参展展会清单。市场部根据领导小组决策，牵头制定详细的参展计划，明确参展目标、展品展示方案、宣传推广计划、人员安排等内容。参展计划需报领导小组审核批准后执行。

2.预算编制与审批

-财务部根据参展计划，结合历史数据和市场行情，组织相关部门共同编制展会参展预算。预算内容包括展位费用、展品运输费用、宣传资料制作费用、人员差旅费、餐饮住宿费等各项开支。

-参展预算编制完成后，提交展会参展领导小组进行审批。领导小组根据公司财务状况和参展目标，对预算进行审核和调整，确保预算的合理性和可行性。经审批通过的预算作为展会参展活动的费用控制依据。

3.参展准备与执行

-各部门按照参展计划和预算安排，各司其职，开展参展准备工作。市场部负责展位设计与搭建的招标和监督，确保展位符合公司品牌形象和展示要求；销售部开展客户邀约和拜访工作，提前与潜在客户沟通，确定展会期间的会面安排；产品部完成展品的准备和调试，确保展品正常展示和演示；财务部严格按照预算控制费用支出，做好费用报销和核算工作；行政部落实人员交通、住宿等后勤保障工作。

-在展会期间，各部门人员按照分工，积极开展工作。销售团队负责接待客户、介绍产品和洽谈业务；市场团队组织现场推广活动，收集潜在客户信息；产品技术人员提供技术咨询和产品演示；行政人员做好现场的物资管理和后勤服务，保障展会工作的顺利进行。同时，各部门及时向展会参展领导小组汇报展会进展情况和遇到的问题，领导小组根据实际情况进行协调和决策。

4.参展总结与评估

-展会结束后，各部门对参展工作进行总结，分析参展目标的完成情况，包括客户接待数量、业务成交情况、品牌曝光度等方面。市场部收集并整理参展期间的市场反馈和客户意见，评估参展活动的市场效果；