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培训机构采购比价评审流程管理规定

一、总则

1.目的

为加强本培训机构采购管理，规范采购行为，有效控制采购成本，保证采购质量，特制定本规定。通过科学合理的比价评审流程，确保每一项采购决策都能在满足机构运营需求的前提下，实现资源的优化配置，提升机构整体运营效益。

2.适用范围

本规定适用于培训机构全体涉及采购相关工作的员工，以及参与采购项目的供应商。采购范围涵盖教学设备、办公用品、教材资料、服务类项目（如场地租赁、宣传推广服务等）等各类用于机构日常运营及教学活动的物资与服务。

3.遵循原则

本机构采购比价评审工作遵循公开、公平、公正、竞争、效益的原则。公开采购信息，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争；公平对待每一个供应商，不偏袒任何一方；公正评审，依据客观标准进行评价；鼓励供应商之间的充分竞争，以获取优质的产品和服务；同时注重采购效益，确保采购决策符合机构的经济利益。

4.企业文化与经营理念体现

本规定贯彻培训机构“以学员为中心，追求卓越教学品质”的经营理念。在采购过程中，优先选择能够提升教学质量、保障学员学习体验的产品和服务。秉持“创新、高效、协作、共赢”的企业文化，鼓励采购团队积极创新采购方式，提高采购效率，加强内部协作，与供应商建立长期稳定的合作关系，实现共同发展。

二、组织架构与职责划分

1.采购领导小组

-组成：由机构负责人、财务负责人、教学部门负责人等相关高层管理人员组成。

-职责：全面领导和监督采购比价评审工作，制定采购战略和重大采购政策；审批重大采购项目的采购方案、供应商选择及合同签订；协调解决采购过程中出现的重大问题，确保采购工作符合机构整体发展战略和利益。

2.采购部门

-职责：负责制定采购计划，根据机构各部门需求，结合库存情况，合理安排采购项目和时间；收集、整理和筛选供应商信息，建立和维护供应商数据库；组织实施采购比价评审工作，按照规定流程进行询价、比价、议价等操作；负责采购合同的起草、谈判和签订工作；跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的物流、质量等问题；定期对采购工作进行总结和分析，向采购领导小组汇报采购绩效。

3.需求部门

-职责：提出准确的采购需求，详细说明所需物资或服务的规格、数量、质量标准、交付时间等要求；参与采购项目的技术评审，为采购部门提供专业的技术支持和建议；协助采购部门对供应商提供的样品或试用服务进行评估和验收；对采购物资或服务的使用情况进行反馈，及时提出改进意见。

4.财务部门

-职责：参与采购预算的编制和审核，对采购项目的成本进行核算和控制；审查采购合同的财务条款，确保合同符合财务规范和机构的财务风险控制要求；协助采购部门进行价格分析和成本评估，提供财务专业意见；负责采购款项的支付审核和结算工作。

5.评审小组

-组成：根据采购项目的性质和需求，从相关部门（如教学部门、技术部门、行政部门等）抽调专业人员组成。成员应具备相应的专业知识、经验和良好的职业道德。

-职责：对采购项目进行综合评审，包括技术方案、商务条款、价格水平、供应商信誉等方面；按照评审标准和流程，对供应商的报价和方案进行评价和打分；撰写评审报告，提出推荐供应商和采购建议，为采购决策提供依据。

三、管理流程

1.采购需求提出

-需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。

-《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。

2.采购计划制定

-采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总和分析。结合库存情况、采购周期、市场供应等因素，制定详细的采购计划。

-采购计划包括采购项目名称、采购数量、预算金额、预计采购时间、供应商选择范围等内容，报采购领导小组审批。

3.供应商选择与邀请

-采购部门根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选符合条件的供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。

-向潜在供应商发出《采购邀请书》，包括采购项目的详细信息、技术规格要求、报价说明、响应截止时间等内容。同时，要求供应商提供公司资质证明、产品样本、业绩案例等相关资料。

4.询价与报价

-供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门对供应商的报价进行初步整理和分析。

-采购部门可根据需要，对部分供应商进行进一步的询价和议价，要求供应商对报价进行澄清或调整。

5.评审准备

-采购部门在报价截止后，将供应商的报价文件和相关资料分发给评审小组成员。

-评审小组成员对采购项目和供应商报价进行详细研究，制定评审标准和评分细则。评审标准应包括技术指标