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培训机构坏账计提与审批流程规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范本培训机构坏账计提的管理，确保财务数据的准确性和可靠性，合理评估经营风险，保障机构运营效益，同时符合相关财务法规和会计准则要求。遵循小米公司以用户为中心、追求极致性价比、注重创新的理念，本机构致力于在稳健财务运作基础上，为学员提供优质培训服务。

2.适用范围

本规定适用于本培训机构全体涉及财务核算与管理的部门及人员，同时涉及与可能产生坏账相关业务的部门和员工也应遵守。包括但不限于销售部门、教学部门、客服部门等与学员缴费、服务提供等环节密切相关的岗位。

3.原则

-谨慎性原则：充分考虑可能发生的坏账损失，不高估资产，不低估负债。在计提坏账准备时，依据客观证据进行合理估计，确保财务报表真实反映机构财务状况。

-客观性原则：坏账的确认和计提应基于实际发生的交易和事项，以客观证据为依据，避免主观随意性。

-及时性原则：一旦发现有迹象表明可能存在坏账，应及时进行评估和计提，保证财务信息的及时性和相关性，以便管理层做出正确决策。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-职责：作为坏账计提与管理的核心部门，负责制定和执行坏账准备计提政策和流程。定期收集、整理和分析与学员欠费相关的财务数据，对可能产生坏账的情况进行初步评估，并向管理层提交坏账计提报告。负责与其他部门沟通协调，获取与坏账认定相关的信息和证据，如学员退学情况、欠费时间等。对已核销坏账进行跟踪管理，如有收回情况及时进行账务处理。

-扁平化管理体现：财务部门内部采用扁平化管理模式，减少层级，提高信息传递和决策效率。财务人员直接对财务负责人负责，在坏账处理过程中能够快速反馈问题和提出建议，避免因层级过多导致信息失真和决策延误。

2.销售部门

-职责：在销售过程中，负责对学员的信用状况进行初步评估，收集学员相关资料，为后续可能的坏账管理提供基础信息。在学员欠费时，及时与学员沟通，了解欠费原因，协助财务部门进行催款工作。对于确定无法收回的款项，提供相关证明材料，如学员失联证明、退学申请等，配合财务部门进行坏账认定。

-扁平化管理体现：销售团队采用项目小组形式，每个小组直接对接财务部门相关人员。小组负责人可以直接将学员欠费等问题反馈给财务，同时接收财务部门关于坏账管理的要求和指导，提高工作协同效率。

3.教学部门

-职责：关注学员学习情况，如学员长期未上课等异常情况及时反馈给销售和财务部门，以便及时评估坏账风险。对于因教学质量问题导致学员退费或欠费的情况，协助财务和销售部门进行沟通和处理，提供相关教学记录和评估报告等资料，为坏账认定提供参考。

-扁平化管理体现：教学部门与销售、财务部门保持直接沟通渠道，教师发现学员问题可直接向相关部门负责人反馈，无需经过繁琐的层级汇报，确保信息及时传递，有利于快速处理可能出现的坏账问题。

4.管理层

-职责：负责审批坏账准备计提政策和重大坏账核销事项。根据财务部门提交的坏账计提报告，结合机构整体经营状况和市场环境，做出关于坏账处理的决策，确保坏账处理符合机构战略和运营效益要求。对坏账管理工作进行监督和指导，协调各部门之间的工作，推动坏账管理工作顺利开展。

三、管理流程

1.坏账风险识别与评估

-数据收集：财务部门定期（每月）收集学员缴费数据，包括缴费记录、欠费明细等，同时销售部门提供学员信用评估资料、退学信息，教学部门反馈学员学习异常情况等。

-初步评估：财务部门对收集的数据进行分析，对于欠费超过一定期限（如3个月）的学员进行重点关注，结合销售和教学部门提供的信息，初步判断是否存在坏账风险。

-深入调查：对于初步评估存在坏账风险的学员，由销售部门进一步与学员或其监护人沟通，了解真实欠费原因，如经济困难、对培训服务不满意等。教学部门提供学员学习情况评估，判断是否因教学质量问题导致学员欠费。财务部门综合各方信息，对坏账风险进行量化评估，确定可能的坏账金额范围。

2.坏账计提准备

-政策制定：财务部门根据会计准则和机构实际情况，制定坏账准备计提政策，明确不同账龄和风险状况下的计提比例。例如，欠费3-6个月的，计提比例为30%；欠费6-12个月的，计提比例为60%；欠费超过12个月的，计提比例为100%。该政策需经管理层审批后执行。

-计算与记录：财务部门按照既定政策，对评估为可能坏账的学员欠费进行坏账准备计提计算。在财务系统中准确记录坏账准备的计提金额、计提日期、相关学员信息等，同时生成坏账准备计提报表，详细列出每笔坏账准备的计算依据和相关情况。

3.坏账核销审批

-申请提交：对于经