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培训机构教学耗材采购与分发管理制度

一、总则

1.目的

为加强本培训机构教学耗材的采购与分发管理，确保教学活动的顺利开展，提高运营效益，规范采购与分发流程，保障教学耗材的质量与合理供应，结合本机构的企业文化和经营理念，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本培训机构全体员工涉及教学耗材采购与分发的相关活动，以及与教学耗材采购和分发相关的外部供应商等合作方。

3.原则

-质量优先：确保所采购的教学耗材符合教学要求，质量可靠，以保障教学效果。

-成本控制：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高运营效益。

-高效透明：优化采购与分发流程，提高工作效率，保证流程的公开、透明，杜绝违规操作。

-人文关怀：充分考虑员工在教学耗材使用和需求方面的实际情况，提供便利和支持。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-采购专员：负责寻找、筛选和评估供应商，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。根据教学部门提交的采购需求，制定采购计划，执行采购任务，与供应商签订采购合同。跟进采购订单的执行情况，及时处理采购过程中的问题，确保按时、按质、按量收货。

-采购主管：审核采购计划和采购合同，对采购专员的工作进行指导和监督。定期评估供应商的表现，与重要供应商进行商务谈判，争取更有利的采购条件。协调采购部门与其他部门之间的关系，解决采购过程中的跨部门问题。

2.教学部门

-教师：根据教学计划和实际教学需求，提出教学耗材的采购申请，详细说明所需耗材的种类、规格、数量等信息。在教学过程中，合理使用教学耗材，做好耗材的保管和维护工作，及时反馈耗材的使用情况和问题。

-教学主管：审核教师提交的采购申请，结合教学安排和预算情况，确定最终的采购需求。负责对教学耗材的使用情况进行监督和评估，提出改进建议，以提高教学耗材的使用效率。

3.仓库管理部门

-仓库管理员：负责教学耗材的验收、入库、保管和出库工作。对入库的教学耗材进行质量检验和数量核对，确保入库耗材的质量和数量准确无误。按照规定的存储条件和方法，妥善保管教学耗材，定期进行盘点，保证账物相符。根据审批后的分发申请，及时、准确地发放教学耗材。

-仓库主管：制定仓库管理制度和工作流程，对仓库管理员的工作进行指导和监督。定期检查仓库的存储条件和安全状况，确保教学耗材的存储安全。协调仓库管理部门与其他部门之间的工作，保障教学耗材的供应顺畅。

4.财务部门

-财务专员：负责审核采购合同中的财务条款，对采购费用进行核算和支付。监督采购资金的使用情况，确保采购活动符合财务规定和预算安排。定期对教学耗材的采购成本和使用情况进行财务分析，为机构的决策提供数据支持。

-财务主管：审批采购预算和费用报销，对财务专员的工作进行指导和监督。参与重大采购项目的决策，从财务角度评估采购方案的可行性和效益性。

三、管理流程

1.采购需求申报

-教师根据教学计划和实际教学情况，填写《教学耗材采购申请表》，详细列出所需教学耗材的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，并提交给教学主管。

-教学主管对教师提交的采购申请表进行审核，结合教学安排和预算情况，确定是否批准申请。如申请通过，教学主管将申请表提交给采购部门；如申请不通过，教学主管需向教师说明原因。

2.采购计划制定

-采购专员收到教学部门提交的采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析。根据库存情况、采购周期和供应商信息，制定详细的采购计划。

-采购计划需明确采购的教学耗材名称、规格、数量、预计采购时间、供应商选择等内容，并提交给采购主管审核。

-采购主管对采购计划进行审核，重点关注采购的必要性、预算合理性、供应商选择等方面。如审核通过，采购计划进入执行阶段；如审核不通过，采购主管需提出修改意见，采购专员根据意见对采购计划进行调整。

3.供应商选择与采购合同签订

-采购专员根据采购计划，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，或通过市场调研、供应商推荐等方式寻找新的供应商。

-采购专员对供应商进行初步评估，包括供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。对符合条件的供应商，采购专员向其发送采购询价单，获取报价信息。

-采购专员对多家供应商的报价进行比较和分析，选择最合适的供应商。在选择供应商时，不仅要考虑价格因素，还要综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素。

-确定供应商后，采购专员与供应商进行商务谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款达成一致。谈判结束后，采购专员起草采购合同，经采购主管审核后，提交给