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贸易公司股东会资料归档与查阅制度

一、总则

1.目的：为规范本贸易公司股东会资料的归档与查阅管理，确保股东会相关信息的完整性、准确性和安全性，便于公司决策层及相关人员对股东会历史资料的追溯与参考，依据国家法律法规及公司章程，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于贸易公司全体员工及有权查阅股东会资料的相关人员，包括但不限于公司股东、董事、监事等。对于涉及公司机密信息的股东会资料查阅，严格按照保密规定执行。

3.企业文化与经营理念体现：本制度的制定与执行秉持公司“诚信、创新、共赢”的企业文化。在资料归档与查阅管理过程中，强调信息的真实可靠，以诚信为本；鼓励通过对历史资料的分析创新管理方式；确保资料的合理使用以实现公司与股东的共赢。同时，公司“高效运营、客户至上”的经营理念要求资料归档与查阅流程简洁高效，最大程度满足公司运营决策及股东了解公司状况的需求。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门：作为股东会资料归档与查阅管理的主要负责部门，行政部门承担以下职责：

-制定并完善股东会资料归档的具体操作流程和标准。

-负责股东会各类文件资料的收集、整理、分类、装订和归档存储工作，确保资料的完整性和规范性。

-建立股东会资料查阅登记台账，记录查阅人员信息、查阅时间、查阅资料内容等关键信息。

-对归档资料进行定期检查和维护，防止资料损坏、丢失或泄露。

2.信息技术部门：信息技术部门在股东会资料管理中发挥技术支持作用：

-协助行政部门搭建电子资料存储系统，保障系统的稳定运行和数据安全。

-对电子资料进行备份管理，制定数据备份策略，定期进行数据备份，防止数据丢失。

-提供必要的技术手段，对资料查阅权限进行设置和管理，确保信息访问的安全性。

3.财务部门：财务部门在股东会资料管理中的职责主要涉及经济类文件资料：

-配合行政部门整理和提供与股东会相关的财务报表、审计报告等财务资料。

-对涉及财务数据的资料查阅进行审核，确保查阅行为符合公司财务信息管理规定。

4.管理层：公司管理层在股东会资料管理方面拥有决策权和监督职责：

-审批股东会资料归档与查阅制度的制定、修订和废止。

-对涉及公司重大利益或机密的股东会资料查阅申请进行最终审批。

-监督各部门在资料归档与查阅管理工作中的执行情况，确保制度有效落实。

三、管理流程

1.资料收集与整理

-收集范围：股东会资料收集涵盖股东会会议通知、议程、议案、会议记录、决议、参会人员签到表等会议相关文件，以及与股东会决策事项相关的报告、分析资料等。

-收集时间：每次股东会会议结束后，会议组织部门应在3个工作日内将会议产生的各类纸质和电子资料移交至行政部门。涉及后续补充的资料，应在明确的时间节点内完成提交。

-整理要求：行政部门收到资料后，按照资料类型、时间顺序等进行分类整理。对纸质资料进行装订，编制目录索引；对电子资料进行命名规范，建立电子文件夹结构，确保资料的系统性和可读性。

2.资料归档

-纸质资料归档：行政部门应将整理好的纸质股东会资料存放在专门的档案柜中，按照年份、会议类型等进行分类存放，并在档案柜上标明资料类别和存放区间。同时，建立纸质档案索引表，记录每份资料的存放位置和基本信息，便于快速查找。

-电子资料归档：信息技术部门协助行政部门将电子资料存储在公司专门的电子文档管理系统中，按照设定的文件夹结构进行分类存储。为每份电子资料添加必要的元数据标签，如文件名、日期、主题等，方便检索查询。同时，对电子资料进行加密处理，确保数据安全。

3.资料查阅

-查阅申请：公司内部员工因工作需要查阅股东会资料，应填写《股东会资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅资料范围、预计查阅时间等信息，经部门负责人审批后提交至行政部门。公司股东、董事、监事等有权查阅人员查阅资料，可直接向行政部门提出申请，但需提供有效身份证明文件。

-审批流程：行政部门收到查阅申请后，对申请内容进行初审。对于一般性资料查阅申请，行政部门负责人可直接审批；对于涉及公司机密或重大决策的资料查阅申请，需报公司管理层审批。审批通过后，行政部门通知查阅申请人。

-查阅实施：查阅申请人应在行政部门指定的地点和时间内查阅资料，不得将资料带出指定区域。查阅过程中，不得对资料进行涂改、损坏、复印等操作，如需复印或摘录部分内容，应另行提交申请并经审批。行政部门工作人员应对查阅过程进行监督，确保查阅行为符合规定。查阅完成后，查阅申请人应在查阅登记台账上签字确认。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：公司员工有权因工作需要，