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会议室日程管理制度

一、制度概述

会议室作为企业内部重要的沟通与协作场所，其日程管理直接影响到会议效率与效果。本制度旨在规范会议室的使用，确保会议的有序进行，提高会议效率，促进企业内部沟通与协作。通过制定合理的日程安排，确保会议室资源的合理利用，提高企业整体运营效率。

二、管理制度内容

1.会议室预订流程：员工需提前至少一天通过线上预订系统或填写预订申请表，提交预订请求。预订内容包括会议时间、地点、参会人数、会议主题等。

2.预订审核与批准：预订申请提交后，由行政部门或指定负责人进行审核，确保会议室的使用符合公司规定。审核通过后，预订方将收到预订确认信息。

3.会议室使用规范：使用会议室时，应保持室内整洁，不得在室内吸烟、饮食，不得损坏会议室设施。

4.会议记录与反馈：会议结束后，主持人应负责整理会议记录，并在规定时间内提交给相关部门。参会人员对会议效果进行反馈，以便持续改进会议质量。

5.会议室维护与管理：行政部门负责定期检查会议室设施，确保其正常运行。发现损坏或需要维修的设施，应及时上报并安排维修。

6.会议室资源利用率：行政部门应定期统计会议室使用情况，分析资源利用率，为优化会议室资源配置提供依据。

7.临时会议处理：如遇紧急会议，需临时使用会议室，使用者需在会议结束后尽快将会议室恢复至正常状态。

8.会议室预订优先级：重要会议或公司级会议享有预订优先权，特殊情况需由部门负责人或公司领导审批。

9.违规处理：对违反本制度规定的行为，一经发现，将根据情节轻重给予警告、罚款或解除预订资格等处理。

10.制度修订与完善：根据公司发展需要和实际情况，本制度将进行适时修订与完善。

三、预订流程及要求

预订会议室时，需遵循以下流程及要求：

1.预订时间：会议室预订至少需提前一天进行，以便行政部门有足够的时间进行安排和确认。

2.预订方式：员工可通过公司内部预订系统或填写纸质预订申请表进行预订。预订系统应提供实时预订状态查询功能。

3.预订信息：预订申请需包含会议主题、预定时间、预计开始和结束时间、参会人数、预订人姓名及联系方式等详细信息。

4.预订审核：行政部门在收到预订申请后，将对会议时间、地点、参会人数等信息进行审核，确保预订的合理性和可行性。

5.预订确认：审核通过后，预订人将收到预订成功的确认信息，包括会议室的具体位置、设施情况等。

6.预订变更与取消：如需变更或取消预订，预订人应至少提前24小时通知行政部门，以便其他部门或个人有机会预订该会议室。

7.预订优先级：公司内部重要会议或紧急会议享有预订优先权，需提前告知行政部门，以便优先安排。

8.预订记录：行政部门将保留所有会议室预订记录，以便进行统计分析和后续管理。

9.预订限制：同一时间段内，同一会议室不得重复预订，特殊情况需经行政部门批准。

10.预订责任：预订人对预订信息的准确性负责，如因信息错误导致会议室资源浪费，预订人将承担相应责任。

四、会议室使用规范

1.环境保持：使用会议室时，应保持室内整洁，不得在室内吸烟、饮食，不得随意摆放个人物品，以维护会议室的整体环境。

2.设施使用：使用会议室内的设备设施时，应按照操作说明进行，非专业人员不得随意操作，以免造成损坏。

3.声音控制：会议期间应保持适当的音量，避免影响其他区域的正常工作。若需播放音频或视频，应控制音量，以免干扰他人。

4.纪律要求：会议开始前，主持人应提前进入会议室，检查设备是否正常，确保会议能够准时开始。

5.会议记录：主持人或指定记录人员负责会议记录，确保记录的完整性和准确性。

6.时间遵守：会议应严格按照预订的时间进行，如需提前结束，主持人应及时通知参会人员。

7.文件资料：会议结束后，参会人员应带走自己的文件资料，不得留在会议室，以免造成混乱。

8.环保意识：使用会议室时，应节约能源，如关闭不必要的灯光和空调，减少纸张使用。

9.维护报告：如发现会议室设施有任何损坏或需要维修的情况，应立即报告行政部门。

10.清理责任：每次会议结束后，主持人负责确保会议室恢复原状，如有必要，可安排清洁人员进行清理。

五、会议记录与反馈

1.记录要求：会议记录应详细记录会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果等关键信息。

2.记录格式：记录格式应统一，包括会议标题、记录人姓名、日期、时间等基本信息，以及会议内容的详细记录。

3.记录提交：会议结束后，主持人或记录人应在规定时间内将会议记录提交给相关部门或负责人。

4.记录审核：相关部门或负责人应对会议记录进行审核，确保记录的准确性和完整性。

5.文档归档：会议记录作为公司内部重要文件，应按照公司档案管理规定进行归档保存。

6.反馈收集：会议结束后，应向参会人员收集对会议效果