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会议室服务行政管理制度

一、制度概述

1.制度目的：为规范会议室的使用和管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司内部所有会议室的使用和管理。

3.管理机构：由行政部负责会议室的日常管理，包括会议室的预定、使用、维护等工作。

4.使用原则：公平、公正、公开，确保会议室资源得到合理利用。

5.实施时间：本制度自发布之日起实施。

二、会议室使用流程

1.预定申请：使用会议室需提前至少一天向行政部提出预定申请，填写《会议室预定申请表》。

2.预定审核：行政部在收到申请后，根据会议室使用情况审核预定请求，并及时通知申请人预定结果。

3.预定确认：申请人接到预定审核通知后，如有变动需及时与行政部联系，取消或修改预定。

4.使用签到：会议室使用当天，申请人需在会议室签到，记录参会人员名单。

5.使用时间：严格按照预定时间使用会议室，不得擅自提前或延后。

6.使用规范：使用者需遵守会议室使用规定，保持会议室整洁，爱护设施设备。

7.使用结束：会议结束后，使用者需关闭会议室内的灯光、空调等设备，整理会议室卫生。

8.使用反馈：使用者应在会议结束后一周内，向行政部提交会议使用反馈，包括会议效果、设施设备状况等。

9.使用记录：行政部定期对会议室使用情况进行汇总分析，以便优化资源配置。

10.违规处理：违反本制度规定者，将根据情节轻重给予警告、罚款等处理。

三、会议室设备与维护

1.设备配置：会议室应配备投影仪、音响、白板、桌椅等基本设备，确保会议需求。

2.设备使用：使用者需熟悉设备操作方法，不得随意调整设备设置。

3.设备维护：行政部负责定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。

4.故障报告：发现设备故障时，使用者应立即向行政部报告，不得自行处理。

5.设备保养：使用者在使用过程中应爱护设备，避免损坏，使用后及时清理。

6.设备更新：根据实际需求，行政部将定期对会议室设备进行升级或更换。

7.设备使用记录：行政部记录会议室设备的使用情况，包括使用频率、故障次数等。

8.设备安全：确保会议室设备安全，防止因操作不当或维护不善导致的意外事故。

9.设备使用培训：对于新设备或复杂设备，行政部将组织使用者进行操作培训。

10.设备使用指南：在会议室显著位置张贴设备使用指南，方便使用者查阅。

四、会议室环境卫生管理

1.环境要求：会议室应保持整洁、卫生，为参会者提供一个舒适的环境。

2.清洁责任：使用者负责会议期间的卫生维护，会议结束后需清理桌面、地面等。

3.清洁用品：会议室配备必要的清洁用品，如垃圾袋、纸巾、清洁剂等。

4.清洁流程：行政部定期对会议室进行全面清洁，包括地板、家具、墙壁等。

5.环保意识：使用者应具备环保意识，减少一次性用品的使用，倡导绿色办公。

6.食物管理：禁止在会议室进食，如有特殊情况需提前告知行政部。

7.污染控制：禁止在会议室吸烟，保持室内空气质量。

8.灭虫灭鼠：行政部负责定期进行灭虫灭鼠工作，确保会议室无害虫鼠害。

9.火灾预防：会议室内不得放置易燃易爆物品，确保消防设施完好。

10.紧急情况处理：如遇紧急情况，使用者应立即采取相应措施，并通知行政部处理。

五、会议室安全与应急管理

1.安全规定：使用者需遵守会议室内的安全规定，包括但不限于防火、防盗、防滑等。

2.安全培训：行政部定期对使用者进行安全知识培训，提高安全意识。

3.灭火设施：会议室应配备足够的灭火器、消防栓等消防设施，并确保其完好有效。

4.应急预案：制定详细的会议室突发事件应急预案，包括火灾、地震、停电等情况的应对措施。

5.紧急出口：确保会议室内的紧急出口清晰标识，并定期检查疏散通道的畅通。

6.个人安全：使用者应确保个人安全，不携带危险物品进入会议室。

7.应急演练：定期组织应急演练，检验预案的有效性和使用者的应急反应能力。

8.信息报告：发生任何安全事故或紧急情况，使用者应立即向行政部报告，并协助处理。

9.安全检查：行政部定期对会议室进行安全检查，确保安全设施和措施到位。

10.安全教育：通过海报、通知等形式，对使用者进行安全知识教育，强化安全意识。

六、会议室资料管理

1.资料存放：会议室内的资料应分类存放，便于查找和管理。

2.资料更新：定期更新会议室内的资料，确保信息的准确性和时效性。

3.资料借阅：使用者需填写借阅单，经管理员批准后方可借阅资料。

4.资料归还：借阅资料后，使用者应在规定时间内归还，并保持资料完好。

5.资料保密：涉及保密的资料需妥善保管，未经授权不得外传或复制。

6.资料备份：重要资料需进行备份，以防丢失或损坏。

7.资料整理：会议结束后，使用者应整理好会议资料