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办公会议题征集管理制度

一、制度背景

随着企业规模的不断扩大和业务领域的不断拓展，办公会议成为企业内部沟通、决策和协调的重要平台。然而，在实际操作中，部分企业存在议题征集不规范、议题质量不高、会议效率低下等问题。为规范办公会议议题征集工作，提高会议质量和效率，特制定本管理制度。

二、制度目的

本制度旨在通过建立一套规范化的办公会议议题征集流程，实现以下目标：

1.确保所有议题均经过充分酝酿和准备，提高议题质量；

2.明确议题征集的责任主体，确保议题征集工作的有序进行；

3.促进跨部门沟通与合作，增强团队凝聚力；

4.提高会议决策的科学性和有效性，减少决策失误；

5.优化会议流程，提升会议效率，减少会议时间浪费；

6.增强会议纪要的执行力和跟踪效果，确保会议决议得到有效落实。

三、制度适用范围

本制度适用于公司内部所有办公会议议题的征集工作，包括但不限于部门会议、团队会议、管理层会议等。具体包括但不限于以下情况：

1.公司各部门在日常工作过程中，针对本部门职责范围内的问题或项目，提出的议题征集；

2.公司内部不同部门之间就某一共同关注的问题或项目，发起的跨部门议题征集；

3.公司管理层针对公司整体战略、运营管理等方面，提出的议题征集；

4.应上级单位或公司领导要求，由相关部门或个人发起的临时议题征集。

所有涉及公司内部决策、协调、沟通的会议议题，均应遵循本制度进行征集。

四、议题征集流程

1.议题提出：各部门或个人根据工作需要，提出会议议题，并填写《会议议题征集表》。

2.议题初审：相关部门负责人对收到的议题进行初步审核，确保议题的合规性和必要性。

3.议题筛选：根据议题的紧急程度、重要性、影响范围等因素，进行筛选，确定初步议题名单。

4.议题协调：对于跨部门议题，由公司协调部门负责协调相关利益方，确保议题的顺利推进。

5.议题反馈：将筛选后的议题反馈给提出者，并告知是否被列入会议议程。

6.议题正式提交：将确定的议题正式提交给会议组织者，并附上详细的背景资料和预期目标。

7.议题预审：会议组织者对议题进行预审，确保议题符合会议议程安排和公司战略方向。

8.议题公布：将会议议程和议题在规定时间内公布，确保所有参会人员了解会议内容。

9.议题准备：相关责任人对议题进行深入研究，准备充分，确保会议讨论的深度和广度。

10.议题执行：会议结束后，根据会议决议，对议题进行跟踪和执行，确保决议得到落实。

五、议题征集要求

1.议题内容应明确、具体，避免含糊不清或过于宽泛；

2.议题应具有针对性，围绕公司战略目标和部门职责，聚焦于解决实际问题；

3.议题提出者应提供充分的背景资料，包括议题背景、目的、预期效果等；

4.议题应考虑实施的可能性，包括资源、时间、成本等方面的可行性；

5.议题涉及多个部门的，应明确责任部门或牵头部门，并协调好各部门的职责分工；

6.议题提出者应确保议题相关信息的准确性，不得隐瞒或歪曲事实；

7.议题名称应简洁、概括，能够准确反映议题的核心内容；

8.议题提出者应按时提交《会议议题征集表》，并按照要求提供完整资料；

9.议题内容不得涉及国家机密、商业秘密或个人隐私；

10.议题提出者应对议题的后续处理保持关注，并及时反馈相关信息。

六、议题审查与调整

1.审查标准：议题审查应遵循合法性、必要性、可行性、重要性和紧急性等原则。

2.审查程序：议题审查由相关部门负责人组成审查小组，对收到的议题进行审查。

3.审查内容：审查小组应审查议题的背景资料、目的、预期效果、实施计划、资源需求等。

4.审查结果：审查小组对议题进行评定，分为通过、需调整和不予通过三种结果。

5.调整建议：对于需要调整的议题，审查小组应提出具体修改意见，指导议题提出者进行修改。

6.重新提交：议题提出者根据审查小组的建议进行修改后，需重新提交议题，并再次进行审查。

7.审查记录：审查过程应详细记录，包括审查日期、审查人、审查意见等，并存档备查。

8.审查时限：议题审查应在规定时间内完成，特殊情况需延长审查期限的，应报请上级部门批准。

9.审查保密：审查过程中涉及的商业秘密、技术秘密等，审查人员应严格保密。

10.审查监督：公司内部设立监督机制，对议题审查的公正性和效率进行监督。

七、会议通知与议程发布

1.会议通知：会议组织者应在会议召开前，通过公司内部通讯系统或邮件向相关参会人员发送会议通知。

2.通知内容：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员名单、议题背景和预期目标等关键信息。

3.议题详情：在会议通知中，应对每个议题进行简要介绍，包括议题提出者、议题目的、议题背景和预期效果。

4.参会要求：通知中应明确参会人员的准备要求，如需提前提交的资料、准备的材