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项目会议室管理制度

一、项目会议室管理制度概述

项目会议室作为项目团队进行沟通、讨论和决策的重要场所，其管理制度的制定与实施对于提高会议效率、保障会议质量具有重要意义。本制度旨在规范项目会议室的使用，确保会议室资源得到合理分配，为项目团队提供高效、有序的工作环境。

一、制度适用范围

1.本制度适用于公司内部所有项目会议室。

2.本制度适用于公司内部所有项目团队成员。

二、会议室使用申请

1.项目团队需提前向会议室管理员提出使用申请，包括会议主题、参会人员、预计会议时间等。

2.会议室管理员在收到申请后，根据会议室使用情况予以批准或拒绝。

3.使用会议室的团队需在会议结束后及时清理会议室，确保环境整洁。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间为工作日，具体时间根据公司规定执行。

2.使用会议室的团队需提前15分钟到达，做好会议准备工作。

3.会议室使用过程中，参会人员需保持安静，不得大声喧哗。

4.会议室内不得进行与会议无关的活动，如用餐、吸烟等。

5.会议室使用完毕后，参会人员需关闭空调、电脑等设备，确保节能。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由会议室管理员负责维护和管理。

2.会议室设备使用过程中，如出现故障，需及时通知会议室管理员进行维修。

3.会议室设备使用后，参会人员需将设备恢复至原位，确保下次使用时设备正常。

五、会议室预约与变更

1.会议室预约需通过公司内部预约系统进行，确保预约信息准确无误。

2.如遇紧急情况，预约团队可提前一天向会议室管理员提出变更申请。

3.会议室管理员在收到变更申请后，根据实际情况予以调整。

六、违规处理

1.使用会议室的团队违反本制度规定，由会议室管理员进行警告并记录在案。

2.违规行为累计三次，会议室管理员有权拒绝其后续预约申请。

七、制度解释与修订

1.本制度由公司行政部负责解释。

2.如遇特殊情况，本制度可由公司行政部进行修订。

八、附则

1.本制度自发布之日起实施。

2.本制度如有未尽事宜，由公司行政部负责解释。

二、会议室使用申请流程

1.项目团队负责人需在会议前至少一天通过公司内部预约系统提交会议室使用申请。

2.申请内容应包括但不限于会议主题、预计参会人数、会议开始和结束时间、申请团队名称以及联系方式。

3.预约系统将自动检查会议室的使用情况，若时间冲突，系统将提示用户选择其他时间或会议室。

4.会议室管理员在收到申请后，将根据会议室的可用性和团队需求进行审核。

5.若申请被批准，会议室管理员将通过预约系统通知申请团队，并在会议前预留会议室。

6.若申请未获批准，会议室管理员将通过预约系统向申请团队说明原因，并建议调整时间或选择其他会议室。

7.申请团队在接到批准通知后，应确保参会人员了解会议时间和地点。

8.在会议当天，若遇特殊情况导致会议时间变更，申请团队应及时通过预约系统更新信息，并通知会议室管理员。

9.如会议取消，申请团队应在会议前至少24小时通过预约系统取消预约，以便会议室管理员及时调整会议室使用计划。

10.预约系统将记录所有会议室使用申请和变更记录，以便进行后续的审计和统计。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间为公司规定的正常工作时间内，具体开放时间根据公司实际情况确定。

2.使用会议室的团队需在预定时间前至少15分钟到达，做好会议准备工作，包括打开灯光、调整空调等。

3.会议室内应保持安静，参会人员应避免大声喧哗，以免干扰其他区域的工作。

4.会议期间，请勿在会议室进行与会议无关的活动，如个人娱乐、用餐或吸烟。

5.如需使用会议室内的设备，如投影仪、音响等，使用前应确保设备处于正常工作状态，使用后应恢复原位，并关闭电源。

6.会议室内不得随意张贴或悬挂物品，保持会议室整洁，不得留下垃圾。

7.如需在会议室进行拍照或录像，需事先获得会议室管理员的许可。

8.会议室内不得进行任何可能损害设备或影响他人工作秩序的行为。

9.会议结束后，使用团队应负责清理会议室，包括但不限于关闭灯光、空调、电脑等设备，清理桌面和地面垃圾。

10.如会议室设备出现故障，使用团队应立即通知会议室管理员，不得自行处理。

四、会议室设备管理

1.会议室内的所有设备，包括投影仪、音响系统、白板、笔记本电脑等，均由会议室管理员负责维护和管理。

2.设备使用前，使用者应检查其是否处于正常工作状态，如有疑问或故障，应及时向管理员报告。

3.使用者在使用设备时，应遵循设备操作指南，避免不当操作导致设备损坏。

4.使用完毕后，使用者应将设备恢复至初始状态，如关闭投影仪、音响，整理好连接线缆，确保设备下次使用时易于操作。

5.会议室管理员定期对设备进行保养和清洁，确保设备长期稳定运行。

6.如设备出现故