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贸易公司合同章使用范围补充说明制度

一、总则

1.目的：为进一步规范本贸易公司合同章的使用，明确其使用范围，保障公司合法权益，根据公司实际运营情况及相关法律法规，特制定本补充说明制度。本制度旨在确保合同章使用既符合公司经营需要，又遵循严格的管理规范，避免因合同章使用不当引发的法律风险和经营风险。

2.适用范围：本制度适用于贸易公司全体员工以及涉及合同章使用的相关业务场景中的顾客（在与顾客产生合同关系需使用合同章时适用）。

3.指导原则：以公司“诚信、创新、共赢”的企业文化为指引，秉持“以客户为中心，以市场为导向”的经营理念。在合同章使用过程中，注重扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高运营效益。同时，要兼顾安全生产相关要求，确保合同涉及的业务操作符合安全规范；关注员工的权益保障，体现人文关怀；并结合绩效考核制度，对合同章使用过程中的相关人员表现进行有效评估。

二、组织架构与职责划分

1.行政主管：作为合同章管理的主要负责人，行政主管负责制定和完善合同章使用范围的具体规定，并监督制度的执行情况。对涉及重大合同的合同章使用申请进行最终审批，协调解决合同章使用过程中出现的跨部门问题。

2.法务部门：负责对合同章使用的合法性进行审查，参与制定合同章使用范围的补充规定，确保合同条款符合法律法规要求。对拟使用合同章的合同文本进行法律风险评估，为合同章使用提供专业法律意见。

3.业务部门：业务部门员工在开展业务过程中，根据实际业务需求，按照规定流程申请使用合同章。对所申请使用合同章的合同内容负责，确保合同内容真实、准确、完整，符合业务实际情况和公司利益。业务部门负责人对本部门的合同章使用申请进行初步审核，确保申请的合理性和必要性。

4.财务部门：在涉及合同款项收付等财务相关事宜时，对合同章使用进行监督。审核合同中涉及的财务条款，确保合同款项的支付、结算等安排符合公司财务制度和财务管理要求。协助行政主管和法务部门对合同章使用涉及的经济事项进行审查和评估。

三、管理流程

1.合同章使用申请：员工在需要使用合同章时，应首先填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、合同对方、合同金额、合同主要内容摘要、使用合同章的具体原因等信息。申请表需经本部门负责人签字审核，确认申请事项的合理性和必要性。

2.法务审查：申请表及合同文本提交至法务部门，法务人员对合同的合法性、合规性进行审查。重点审查合同条款是否存在法律风险、是否符合公司利益以及是否与法律法规相抵触等内容。法务人员应在规定时间内完成审查，并出具书面审查意见。若合同存在法律问题，法务部门应提出修改建议，要求业务部门进行修改后重新提交审查。

3.财务审核：对于涉及财务事项的合同，在法务审查通过后，需提交至财务部门进行审核。财务人员重点审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、税务处理等内容是否符合公司财务制度和财务管理要求。财务部门应在收到申请后的合理时间内完成审核，并签署审核意见。若财务条款存在问题，财务部门应及时与业务部门沟通，提出修改建议。

4.审批流程：

-对于一般业务合同，经法务审查和财务审核通过后，申请表提交至行政主管进行审批。行政主管根据公司整体运营情况和合同章使用规定，决定是否批准使用合同章。

-对于重大业务合同（重大合同的界定根据公司实际情况，如合同金额达到一定标准、涉及重要业务领域或对公司发展具有重大影响等），在行政主管审批后，还需提交至公司高层领导进行最终审批。高层领导综合考虑公司战略、经营风险等因素，做出审批决定。

5.合同章使用登记：经审批通过后，行政主管安排专人负责合同章的使用登记工作。登记内容包括合同章使用日期、合同名称、合同编号、使用部门、使用人、合同对方、合同金额等详细信息。登记工作应确保信息准确、完整，以便日后查询和追溯。

6.合同章使用操作：合同章保管人员在收到审批通过的申请表和登记信息后，在合同指定位置加盖合同章。盖章过程应确保印章清晰、完整，符合印章使用规范。盖章完成后，合同章保管人员应在申请表上签字确认，并将合同原件及相关申请资料进行妥善归档。

四、权利与义务

1.员工权利：员工有权按照公司规定申请使用合同章，以开展正常的业务活动。在申请过程中，员工有权获得法务部门、财务部门等相关部门的专业指导和支持，确保合同内容合法合规、符合公司利益。员工对合同章使用过程中涉及的自身权益问题，有权向行政主管或公司相关领导反映，并获得合理的解释和处理。

2.员工义务：员工有义务严格遵守本制度规定的合同章使用流程，如实填写申请表，提供准确、完整的合同信息。对所申请使用合同章的合同内容负责，确保合同履行过程中符合公司利益和法律法规要求。在合同章使用过程中，员工应保守公司商业秘密和合同涉及的相关机密信息，不得泄