培训机构印章集中保管与使用登记制度.doc

培训机构印章集中保管与使用登记制度

一、总则

1.目的

为规范本培训机构印章的集中保管与使用登记行为，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，有效维护培训机构的利益和形象，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本培训机构全体员工。培训机构所有印章的保管、使用及相关登记管理活动均应遵循本制度。

3.原则

本培训机构秉持“规范、严谨、高效”的原则进行印章管理。印章的保管和使用要严格按照规定流程执行，同时注重提高工作效率，以更好地服务于机构的运营和发展。体现培训机构追求规范化管理、注重运营效益的企业文化和经营理念。在印章管理过程中，采用扁平化管理思路，减少不必要的层级审批，提高决策和执行效率。

二、组织架构与职责划分

1.管理部门

本培训机构印章管理工作由行政部门负责集中管理。行政部门作为印章管理的核心部门，承担着印章保管、使用审核、登记等重要职责。

2.行政部门职责

-负责制定和完善印章管理制度，并确保制度的有效执行。

-安排专人负责印章的保管，确保印章存放安全。

-对印章使用申请进行审核，判断申请的合理性和合法性。

-做好印章使用的登记工作，详细记录印章使用的各项信息。

3.其他部门职责

-其他部门如有印章使用需求，应按照规定流程提交申请。

-在使用印章过程中，严格遵守相关规定，配合行政部门做好登记等工作。

三、管理流程

1.印章保管

-行政部门指定专门的印章保管人员，保管人员应具备良好的责任心和保密意识。

-印章应存放在专门的保险柜或安全的存储设施中，确保印章的物理安全。

-保管人员应定期检查印章的存放情况，如发现异常应及时报告。

2.印章使用申请

-各部门因工作需要使用印章时，需填写《印章使用申请表》。申请表应详细注明申请部门、申请人、使用印章名称、使用事由、使用时间等信息。

-申请表需经部门负责人签字审核，审核通过后提交至行政部门。

3.行政部门审核

-行政部门收到《印章使用申请表》后，对申请事项进行审核。审核内容包括申请事项是否符合机构规定、申请材料是否齐全等。

-对于重要事项或涉及较大风险的印章使用申请，行政部门应报机构领导审批。

4.印章使用登记

-经审核批准后，保管人员在《印章使用登记簿》上进行登记。登记内容包括申请部门、申请人、使用印章名称、使用事由、使用时间、批准人等信息。

-登记完成后，保管人员方可加盖印章。

5.印章归还

-印章使用完毕后，使用人应及时将印章归还保管人员。保管人员检查印章是否完好，并在登记簿上记录归还时间。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定流程申请使用印章，以完成工作职责。

-员工对印章管理工作有提出合理建议和意见的权利。

2.员工义务

-员工有义务遵守本印章管理制度，不得违规使用印章。

-员工在申请使用印章时，应如实提供相关信息，不得虚报、瞒报。

-员工在使用印章过程中，应妥善保管印章，确保印章安全。

3.行政部门权利

-行政部门有权对印章使用申请进行审核，并做出批准或不批准的决定。

-行政部门有权对违反印章管理制度的行为进行纠正和处理。

4.行政部门义务

-行政部门有义务按照规定流程做好印章的保管、使用审核和登记工作。

-行政部门有义务为员工提供印章使用方面的咨询和指导。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门定期对印章使用登记情况进行检查，确保登记信息的准确性和完整性。

-机构内部审计部门不定期对印章管理工作进行审计，检查印章管理制度的执行情况。

-员工有权对违规使用印章的行为进行举报，行政部门应及时进行调查处理。

2.奖励机制

-对严格遵守印章管理制度，在印章管理工作中表现突出的员工，给予一定的物质奖励或精神表彰。

-对提出合理化建议，有助于改进印章管理工作的员工，给予相应的奖励。

3.惩罚机制

-对违反印章管理制度，未经批准擅自使用印章的员工，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。

-对因违规使用印章给机构造成经济损失或不良影响的员工，依法追究其责任。

六、附则

1.本制度由行政部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施。机构全体员工应严格遵守本制度规定，确保印章管理工作的规范有序进行。在执行过程中，如遇特殊情况或问题，应及时与行政部门沟通协调解决。同时，行政部门应根据机构发展和实际管理需求，适时对本制度进行完善和优化，以更好地适应培训机构的运营和发展要求。体现培训机构注重人文关怀，在制度执