会议结束阶段的会务操作.pptxVIP

第五章会议结束阶段的会务操作1单击此处添加正文，文字是您思想的提炼，为了演示发布的良好效果，请言简意赅地阐述您的观点。主要内容2能够安排车辆人员送别会议代表；能够清理会场，结清相关费用；1.重点和难点3送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估2.知识点

第五章会议结束阶段的会务操作送别会议代表是会议结束阶段工作中的一个重要环节，这一环节如果处理得不好，就会使整个会议的总体效果在与会人员的印象中大打折扣，使先前的工作努力和成果前01功尽弃。02因此，要使整个会议完整有序，有始有终，完美无憾，就一定要认真、周到地做好送别会议代表的各项工作，切不可掉以轻心或疏忽大意。03秘书人员应该根据与会人员的要求，提前发放为其预订的回程票，结清会议费用，安排足够的车辆送站。045.1送别会议代表

送别会议代表的主要工作有：结清包括餐费、住宿费、交通费等会务费用；分发回程票(如火车票、机票、船票等)；安排车辆送站(如小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等)；安排领导、专人送客；握手告别，送至大门外、电梯口或车门口。5.1送别会议代表

5.1送别会议代表(一)结清会议费用会议通知上一般均会提示与会人员参加会议时准备好会务费，会议结束后，会议主办方应即时安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票，以供与会者回单位后报销。

5.1送别会议代表(二)发放回程票、安排人员送站会议结束时，应通知与会人员到会务组领取代为预订的回程车(机)票，同时，提前安排车辆和人员根据与会人员离去时间组织送站。会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。

5.1送别会议代表在送离与会客人时，应提醒他携带好个人物品，不要有遗漏。这样既可以减少与会者匆忙回头寻找遗落物品的可能，又可为自己省去保管遗落物品，甚至送递和邮寄的麻烦。如有必要，还可以安排有关领导或专人为与会者送行。有时，因工作需要，有些与会者必须暂时留下来，这就需要做好这些滞留代表的食宿安排。

5.1送别会议代表要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地不会人员的回程事宜。一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预定事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮船票。1、合理安排与会人员返程的工作可以按照以下程序进行：

5.1送别会议代表为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。

5.1送别会议代表安排细节安排与会人员返回还必须注意以下细节：如果开会人员要赶往下一个目的地，会务人员要提前准备好机票、车票，并尽量安排专人专车送往机场或车站。无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性；包括每辆车合法承载量的确认、各种安全检查以及司机的安全教育等。

5.1送别会议代表会议组织者在安排交通工具时，应该考虑当地气候、旅途长短等因素，尽量使与会者感到舒适、满意。比如若当地气候潮湿闷热，就应该安排有空调装备的车；如果旅途较长，则可以安排配备了移劢电视的车等。

5.1送别会议代表送客礼仪握手告别，送客出门。提醒不会者携带好个人的物品。送客真诚，送离视线。

第五章会议结束阶段的会务操作5.2会议的善后工作会场善后工作是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。如果是内部会议，会场的善后工作就简单得多。 如果是外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物品，清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通知牌和方向标志等物品。

5.2会议的善后工作(一)清理会场单击此处添加正文，文字是您思想的提炼，为了演示发布的良好效果，请言简意赅地阐述您的观点。1．拿走通知牌和方向标志在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其必要性，应及时拿走它们，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌应予以销毁，对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力和物力。

5.2会议的善后工作2．清理会场内其他物品如果在会议结束后有宴会，秘书或服务人员要为客人做好向导，随后要注意清理会场，要撤去会场上布置的会标等宣传品，要把会议上使用的幻灯片、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。

5.2会议的善后工作在会议结束后，会产生大量的废弃纸张。