运输公司高管出差审批与行程备案制度.doc

运输公司高管出差审批与行程备案制度

一、总则

1.目的

为加强运输公司内部管理，规范高管出差审批流程，确保出差安排的合理性与必要性，同时便于公司对高管行程进行有效跟踪与管理，提高运营效益，结合公司企业文化与经营理念，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于运输公司全体高管人员。

3.指导原则

本制度遵循公司扁平化管理理念，力求简化流程、提高效率。同时，充分考虑安全生产、人文关怀等因素，确保出差安排既符合公司业务需求，又保障高管人员的工作与生活平衡。在审批过程中，注重对出差事项与公司运营效益的关联性评估，以促进公司整体业务的发展。

二、组织架构与职责划分

1.审批主体

-公司总经理负责副总经理及以上级别高管的出差审批。

-副总经理负责部门总监级别的出差审批。

2.备案管理部门

公司行政部门作为行程备案的管理部门，负责接收、整理和保管高管出差的相关备案信息。其主要职责包括：

-制定和完善行程备案的具体操作流程和规范。

-对高管提交的行程备案信息进行完整性和准确性审核。

-定期对备案信息进行整理和归档，便于查询和统计分析。

3.其他相关部门

-财务部门负责审核出差费用预算，确保出差费用支出合理、合规，并按照公司财务制度进行报销处理。

-业务部门需配合提供与出差相关的业务信息，协助行政部门完成行程备案工作，确保出差行程与业务需求紧密结合。

三、管理流程

1.出差申请

-高管人员因工作需要出差时，应提前填写《出差申请表》，详细说明出差目的、出差地点、出差时间（起止日期）、预计费用等信息。

-对于涉及重要业务合作、项目谈判等关键出差事项，需在申请表中附上详细的出差工作计划和预期成果。

2.审批流程

-申请表填写完成后，按照职责划分提交给相应的审批领导。审批领导应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批。

-审批过程中，审批领导需综合考虑出差的必要性、行程安排的合理性以及对公司整体运营的影响等因素。如出差事项涉及多个部门或业务领域，审批领导可征求相关部门意见后再做出审批决定。

-若申请未获批准，审批领导应明确告知申请人原因，并提出修改建议或替代方案。

3.行程备案

-出差申请获批后，高管人员应在出发前[X]个工作日内，将详细的行程安排提交给行政部门备案。行程安排应包括交通工具、住宿安排、每日活动计划等信息。

-如行程中有临时变更，高管人员应及时通知行政部门进行调整备案。行政部门应确保备案信息的实时性和准确性，以便公司及时掌握高管动态。

4.出差期间沟通

-出差期间，高管人员应保持与公司的通讯畅通，按照公司规定定期向直属上级汇报工作进展情况。对于重要事项或突发情况，应及时向公司汇报并请示处理意见。

-行政部门应定期与出差高管人员进行沟通，了解其出差期间的工作和生活状况，提供必要的支持和协助。

四、权利与义务

1.高管权利

-有权根据工作需要提出出差申请，并在合理范围内自主安排出差行程。

-在出差过程中，如因工作需要发生额外费用，在符合公司财务制度的前提下，有权申请报销。

-有权要求公司提供必要的出差支持和保障，如交通工具安排、住宿预订等。

2.高管义务

-严格遵守公司的出差审批流程和行程备案制度，如实填写相关申请和备案信息。

-在出差期间，代表公司履行工作职责，维护公司的形象和利益，遵守当地法律法规和社会公德。

-按照公司要求及时汇报工作进展，确保公司对出差事项的有效掌控。出差结束后，应及时提交出差总结报告，总结出差成果和经验教训。

3.公司权利与义务

-公司有权对高管的出差申请进行审批，根据公司整体运营情况决定是否批准出差。

-公司有义务为高管出差提供必要的资源支持和保障，包括但不限于差旅费用的合理报销、出差相关信息的保密等。

-公司应根据高管的出差成果进行客观公正的绩效考核评价，将出差工作表现纳入绩效考核体系。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-行政部门定期对高管出差审批和行程备案情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正存在的问题。

-财务部门对出差费用报销进行严格审核，对不符合规定的费用予以拒报。同时，定期对出差费用支出情况进行审计，防止出现费用浪费或违规报销行为。

-公司内部审计部门有权对高管出差的全过程进行监督检查，包括出差申请、审批、行程执行、费用报销等环节，确保制度的严格执行。

2.奖励机制

-对于严格遵守出差审批与行程备案制度，且出差工作取得显著成果，为公司带来良好经济效益或社会效益的高管人员，公司