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会议室设施管理制度

一、制度概述

本制度旨在规范会议室的使用和管理，确保会议室设施的正常运行和高效利用，为员工提供良好的会议环境。通过建立完善的会议室设施管理制度，提高会议室的使用效率，促进公司内部沟通与协作。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有会议室，包括会议室设施、设备、环境等。

一、管理职责

1.会议室管理员：负责会议室设施的日常管理、维护和保养。

2.部门负责人：负责本部门会议室的使用申请、预约和协调。

3.员工：遵守会议室使用规定，合理使用会议室设施。

一、会议室设施管理

1.设施清单：会议室管理员应建立完善的设施清单，包括会议室名称、座位数量、设施设备等。

2.设施维护：定期对会议室设施进行检查、清洁和保养，确保设施完好。

3.设施报修：发现设施故障时，应及时上报维修，确保会议顺利进行。

一、会议室使用管理

1.使用申请：员工需提前向部门负责人申请使用会议室，部门负责人审批后报会议室管理员备案。

2.使用预约：部门负责人根据会议安排，提前预约会议室，确保会议室资源得到合理利用。

3.使用规范：员工在使用会议室时，应保持室内整洁，爱护设施设备，遵守会议纪律。

一、会议室环境管理

1.空气质量：保持会议室空气流通，定期开窗通风，确保空气质量。

2.温度与湿度：调节会议室温度和湿度，为员工提供舒适的会议环境。

3.噪音控制：采取措施降低会议室噪音，确保会议效果。

一、会议记录与反馈

1.会议记录：会议结束后，参会人员应填写会议记录，内容包括会议主题、参会人员、讨论内容等。

2.反馈收集：会议室管理员定期收集员工对会议室设施和环境的反馈意见，不断改进管理。

一、培训与宣传

1.培训：定期对员工进行会议室使用培训，提高员工对会议室设施的认识和使用技能。

2.宣传：通过公司内部宣传渠道，普及会议室设施管理制度，提高员工遵守意识。

一、监督与考核

1.监督：部门负责人和会议室管理员对会议室使用情况进行监督，确保制度落实。

2.考核：公司将定期对会议室管理员进行考核，考核内容包括设施管理、使用管理、环境管理等方面。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有会议室，包括但不限于总经理办公室、部门会议室、多功能厅等。具体包括以下情况：

1.所有员工在使用上述会议室进行会议活动时，均需遵守本制度。

2.会议室的使用涉及公司内部各部门、团队以及跨部门合作时，均应遵循本制度的规定。

3.会议室设施包括但不限于会议桌椅、投影仪、音响设备、白板、笔记本电脑等，其使用和维护均应遵循本制度。

4.任何公司内部活动，如培训、讲座、研讨等，若需要在会议室进行，均需按照本制度进行申请和安排。

5.本制度同样适用于公司外部来访嘉宾在公司会议室内的使用，以确保会议活动的顺利进行。

6.会议室的使用权限和优先级根据公司内部规定和实际情况进行分配，具体使用规则由会议室管理员负责解释和执行。

7.本制度不适用于公司内部非会议性质的个人或团队活动，如个人休息、团队聚餐等。

三、管理职责

1.会议室管理员负责会议室的整体管理和维护，具体职责包括但不限于：

-制定和更新会议室使用规则和流程。

-确保会议室设施设备的正常运行和定期保养。

-处理会议室设施设备的报修和更换申请。

-跟踪会议室的使用情况，记录使用日志。

2.部门负责人负责本部门会议室的使用安排，具体职责包括：

-提前向会议室管理员申请会议室使用，并提交会议议程和参会人员名单。

-确保会议议程符合公司政策和规定。

-在会议结束后，及时向会议室管理员反馈会议效果和设施状况。

3.员工在使用会议室时，应遵守以下职责：

-提前向部门负责人申请会议室，并获得批准。

-按照预定时间使用会议室，不提前或推迟使用。

-在会议过程中保持秩序，不影响他人。

-使用完毕后，清理会议室，确保设施设备归位，垃圾带走。

-对会议室设施设备的爱护，如有损坏及时报告。

4.公司领导层负责对会议室管理制度的监督和指导，确保制度的有效执行，具体职责包括：

-定期检查会议室的使用情况和设施维护状况。

-对违反制度的行为进行纠正和处罚。

-根据需要调整会议室的管理策略和资源配置。

四、会议室设施管理

1.设施清单编制：会议室管理员需编制详细的设施清单，包括会议室名称、座位数量、音频视频设备、照明系统、空调等，确保每项设施都有记录在案。

2.设施维护保养：定期对会议室设施进行检查和维护，包括但不限于：

-清洁和维护会议桌椅，确保其整洁和舒适。

-检查投影仪、音响设备的性能，及时更换灯泡或修复故障。

-确保白板和笔的使用状态良好，必要时进行更换。

-检查空调和通风系统，保证室内温度和湿度的适宜性。

3.设施报修流程：若发现设施设备存在问题，使用者应立