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学校校务会议室管理制度

一、会议制度概述

学校校务会议室作为学校内部重要的交流平台，其管理制度的制定与执行对于提高会议效率、维护学校形象具有重要意义。本制度旨在规范会议室的使用流程，确保会议的有序进行，提高会议质量。主要包括以下内容：一、会议室的申请与审批；二、会议室的布置与使用；三、会议记录与存档；四、会议室的维护与保养；五、违规行为的处理。通过本制度的实施，旨在打造一个高效、有序、和谐的会议环境。

二、会议室的申请与审批

为确保会议室资源得到合理分配，所有使用会议室的部门或个人需遵循以下申请与审批流程：

1.申请流程：申请者需提前至少三天向校务办公室提交会议室使用申请，包括会议主题、参会人员、预计开始时间和结束时间等信息。

2.审批权限：校务办公室负责对会议室使用申请进行初步审核，并根据会议室的可用性及优先级进行审批。

3.审批结果：审批通过后，校务办公室将向申请者发送会议通知，包含会议室的具体位置、使用时间及注意事项。如审批未通过，将告知申请者原因。

4.紧急情况：如遇紧急会议，申请者可电话联系校务办公室，说明情况，经审批后可临时使用会议室。

5.会议变更：如会议时间或参会人员发生变动，申请者需及时通知校务办公室，并重新提交审批。

6.会议室预约：为确保公平性，会议室使用采用先申请先得的原则，不得恶意占用或预留会议室。

三、会议室的布置与使用

会议室的布置与使用应遵循以下规范：

1.会议室入口处应设有清晰的标识牌，标明会议室名称及使用规则。

2.会议室内应保持整洁，桌椅摆放整齐，音响、投影等设备检查无误。

3.会议室使用前，需确认参会人员名单，确保会议室容纳人数符合要求。

4.申请人负责确保会议室内的设备在会议开始前正常运行，如需调整设备，应提前通知技术人员。

5.会议期间，参会人员应保持安静，不得在会议室内大声喧哗、吸烟或饮食。

6.如需使用会议室内的电话、电脑等设备，应遵守设备使用规定，并保持设备清洁。

7.会议室内的文件资料不得随意丢弃，应放置在指定位置或带走。

8.会议结束后，参会人员应将会议室内的桌椅归位，清理垃圾，确保会议室恢复至使用前的状态。

9.如有特殊需求，如布置会议背景、摆放鲜花等，需提前向校务办公室提出申请，经批准后方可实施。

10.校务办公室定期检查会议室的使用情况，对违反规定的行为进行记录和处理。

四、会议记录与存档

为确保会议内容的完整性和可追溯性，以下是对会议记录与存档的具体要求：

1.会议记录应由指定记录员负责，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员名单、会议议程、讨论要点、决策结果等。

2.记录员应使用标准格式记录会议内容，确保文字清晰、准确。

3.会议记录应在会议结束后24小时内完成，并提交给校务办公室。

4.校务办公室负责将会议记录归档，并存放在安全的地方，便于查阅。

5.会议记录的电子版应备份，并存放在校务办公室指定的服务器或云存储平台。

6.如有需要，会议记录可提供给相关责任人或部门，但需经过校务办公室的审核。

7.会议记录的存档期限为三年，过期记录可按学校档案管理规定进行处理。

8.参会人员如有补充或修改会议记录的需求，应在记录提交后一周内提出，由记录员进行核实和修改。

9.校务办公室定期对会议记录进行整理，确保档案的完整性和准确性。

10.会议记录的保密性需得到保障，未经授权，任何人不得泄露会议内容。

五、会议室的维护与保养

为了确保会议室设施的良好状态和使用寿命，以下是对会议室维护与保养的具体规定：

1.会议室内的音响、投影仪、灯光等设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。

2.会议室内外的清洁工作应由专人负责，每日会议结束后进行清洁，保持会议室整洁。

3.会议室的桌椅、窗帘等软性设施应定期进行清洗和保养，防止污渍和损坏。

4.会议室的空调、通风系统应定期检查，确保其有效运行，保持室内空气流通。

5.任何非会议用途的物品不得存放在会议室中，以避免对设施造成不必要的损害。

6.使用会议室的部门或个人应爱护会议室内的设施，不得随意移动或损坏。

7.如发现会议室设施损坏，应立即报告校务办公室，由专业人员负责维修。

8.会议室的维修记录应详细记录，包括维修时间、原因、维修人员及费用等信息。

9.校务办公室每年对会议室进行一次全面检查，对发现的问题及时进行整改。

10.会议室的维护与保养工作应纳入学校年度工作计划，确保会议室始终处于良好的使用状态。

六、违规行为的处理

对于违反学校校务会议室管理制度的行为，将采取以下处理措施：

1.未经批准擅自使用会议室或恶意预留会议室者，将受到口头警告，并记录在案。

2.未经许可在会议室吸烟、饮食或损坏设施者，将受到书面警告，并可能被要求赔偿损失。

3.未经授权泄