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学校食堂采购询价制度及流程(2025版)

为了规范学校食堂采购询价工作，确保采购过程的公开、公平、公正，保证所采购食品及相关物资的质量，控制采购成本，保障学校师生的饮食安全和健康，结合学校实际情况，特制定本学校食堂采购询价制度及流程（2025版）。

采购询价制度

适用范围

本制度适用于学校食堂所有食品原材料（包括但不限于粮食、食用油、肉类、蔬菜、水果、调味品等）、餐饮具、清洁用品以及与食堂运营相关的其他物资的采购询价活动。

基本原则

1.公开透明原则：采购询价过程应公开透明，所有参与询价的供应商应在相同的条件下参与竞争，相关信息应及时、准确地向学校内部和必要的外部监督机构公开，确保无暗箱操作。

2.公平公正原则：对所有供应商一视同仁，严格按照既定的询价标准和程序进行评审，不得因供应商的规模、地域、关系等因素而给予不公平的待遇。

3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、符合食品安全标准的产品和服务，不得为了降低成本而牺牲质量。

4.成本效益原则：综合考虑采购物资的质量、价格、运输成本、售后服务等因素，以合理的价格采购到性价比高的物资，实现成本效益的最大化。

5.廉洁自律原则：参与采购询价的工作人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，确保采购活动的廉洁性。

询价小组的组成与职责

1.组成：学校成立食堂采购询价小组，小组成员由学校后勤管理部门负责人、食堂管理人员、财务人员、教师代表和学生代表组成。其中，教师代表和学生代表应定期轮换，以保证广泛的代表性。

2.职责

制定采购询价计划，确定采购物资的品种、规格、数量、质量标准和采购时间等要求。

筛选和确定合格的供应商，建立供应商数据库，并定期对供应商进行评估和更新。

组织实施采购询价活动，向供应商发出询价函，收集和整理供应商的报价信息。

对供应商的报价进行分析和比较，根据询价结果确定成交供应商，并签订采购合同。

监督采购合同的执行情况，对采购物资的质量、数量、交货时间等进行验收，处理采购过程中出现的问题。

定期向学校管理层汇报采购询价工作的进展情况和存在的问题，提出改进建议。

供应商管理

1.供应商的选择

询价小组应通过多种渠道广泛寻找供应商，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等。对潜在供应商进行初步筛选，要求供应商提供营业执照、食品生产许可证、卫生许可证等相关资质证明文件。

对通过初步筛选的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备和工艺等情况，评估其供应能力和信誉度。

邀请符合要求的供应商参加询价活动，建立供应商数据库，记录供应商的基本信息、报价情况、供货质量、售后服务等信息。

2.供应商的评估与考核

定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果对供应商进行分类管理，分为优秀、合格、不合格三个等级。

对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于合格供应商，继续保持合作关系，但要加强监督和管理；对于不合格供应商，及时终止合作关系，并从供应商数据库中删除。

建立供应商投诉处理机制，及时处理师生对供应商产品质量和服务的投诉，对供应商的违规行为进行严肃处理。

询价信息管理

1.询价函的编制与发放

询价小组根据采购需求编制询价函，询价函应包括采购物资的品种、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等要求，以及报价截止时间和联系方式等信息。

询价函应至少向三家以上的供应商发放，确保充分的竞争。发放方式可以采用书面邮寄、电子邮件、传真等方式，并保留发放记录。

2.报价信息的收集与整理

及时收集供应商的报价信息，对报价信息进行分类整理，建立报价信息台账，记录供应商的名称、报价金额、交货期、付款方式等信息。

对报价信息进行初步审核，检查报价是否符合询价函的要求，如发现报价存在明显错误或不合理之处，应及时与供应商沟通核实。

3.询价信息的保密

参与询价工作的人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员透露供应商的报价信息和询价过程中的其他机密信息。

对询价信息进行妥善保管，防止信息泄露，确保询价活动的公正性和严肃性。

监督与审计

1.内部监督：学校内部审计部门应定期对食堂采购询价工作进行审计和监督，检查询价制度和流程的执行情况，发现问题及时提出整改意见。

2.外部监督：主动接受教育主管部门、食品药品监管部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。

3.投诉处理：建立投诉举报机制，接受师生和社会公众的监督，对投诉举报的问题进行及时调查和处理，并将处理结果及时反馈给投诉举报人。

采购询价流程

采购需求确认

1.食堂管理人员根据食堂的运营情况和师生的用餐需求，定期（每周或每月）制定采购计划，明确采购物资的品种、规格、数