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统计局会议室管理制度

一、会议目的与原则

统计局会议室是单位内部进行工作讨论、决策和交流的重要场所。为确保会议的高效、有序进行，特制定本制度。会议目的在于提高工作效率，确保决策的科学性和准确性，同时促进部门间的沟通与协作。会议原则包括：遵循国家法律法规，坚持实事求是，发扬民主集中制，提高会议质量。

二、会议室使用规定

1.会议室使用需提前预约，预约人需填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、参会人员、预计时间等。

2.预约成功后，预约人需在会议开始前30分钟到达会议室，做好会议准备工作。

3.会议室内保持安静，禁止大声喧哗、吸烟、饮食。

4.会议期间，请爱护会议室内的设施设备，如有损坏，需及时报告并赔偿。

5.会议结束后，参会人员应保持会议室整洁，将座椅归位，关闭灯光和空调等电器设备。

6.未经批准，禁止将会议室用于私人活动或商业活动。

7.如遇特殊情况，需临时调整会议室使用时间，需提前与会议室管理员沟通，并得到批准。

8.会议室管理员负责监督会议室的使用情况，确保会议秩序。

9.对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予批评教育或相应的处罚。

10.本规定适用于统计局所有会议室，如有未尽事宜，可根据实际情况进行调整。

三、会议室管理职责

1.会议室管理员负责会议室的日常管理，包括维护会议室的环境整洁、设备完好。

2.管理员需制定会议室使用计划，合理安排会议时间，确保会议室的高效利用。

3.管理员负责接收并审核会议室使用申请，根据实际情况作出批准或调整。

4.管理员在会议开始前，需检查会议室的设备状态，确保会议设备的正常运行。

5.管理员负责会议资料的收集、整理和归档，包括会议记录、相关文件等。

6.管理员需定期检查会议室的消防、安全设施，确保其完好有效。

7.管理员负责监督会议纪律，确保会议秩序井然。

8.管理员需对会议室使用情况进行统计和分析，为改进会议室管理提供依据。

9.管理员应加强与各部门的沟通，及时了解会议室使用需求，提高服务水平。

10.管理员需对违反会议室管理制度的行为进行制止和处理，维护管理制度的有效执行。

四、会议记录与档案管理

1.每次会议结束后，由会议记录员负责整理会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录需真实、准确，及时归档，以便日后查阅和备查。

3.会议记录采用统一的格式，包括封面、目录、正文和附件等部分。

4.会议记录的电子版和纸质版均需保存，电子版存储在内部网络服务器上，纸质版存放在档案柜中。

5.会议档案的保存期限根据国家相关规定和单位内部文件管理要求执行。

6.会议档案的查阅需经过相关部门的审批，未经批准不得随意查阅。

7.档案管理人员负责会议档案的整理、归档、保管和提供查阅服务。

8.会议档案的保管环境需符合国家档案保护标准，防止档案损坏、丢失。

9.定期对会议档案进行清理，对于过期的档案，按照规定程序进行销毁。

10.会议档案的管理工作需接受上级领导和内部审计的监督，确保档案管理的规范性和安全性。

五、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的音响、投影仪、白板等设备，确保会议的顺利进行。

2.设备的采购、安装和维护由设备管理部门负责，确保设备处于良好工作状态。

3.会议室内的家具和设备应定期进行检查，发现问题及时报修或更换。

4.会议室内外的照明、通风设施应保持正常，如有故障应立即报修。

5.会议室的清洁工作由清洁人员负责，保持会议室的卫生和整洁。

6.会议室内禁止私自移动或损坏任何设施设备，如有损坏应立即报告并赔偿。

7.会议室的空调、饮水机等设备的使用应遵循节能环保的原则，合理控制使用时间。

8.设备管理部门需定期对会议室的设施设备进行维护保养，延长设备使用寿命。

9.会议室的网络安全由信息技术部门负责，确保网络设备的正常运行和数据安全。

10.对于新购置的设施设备，需进行操作培训，确保所有使用人员能够熟练操作。

六、培训与指导

1.定期对会议室管理员和使用人员进行培训，内容包括会议室管理制度、设备操作规范、会议组织技巧等。

2.培训内容应结合实际操作，通过案例分析、现场演示等方式，提高培训效果。

3.新员工入职时，应安排专门的指导，确保其了解并遵守会议室管理制度。

4.对于特殊设备或技术，应提供详细的使用说明书和操作指南，便于用户查阅。

5.鼓励员工提出改进意见和建议，对合理可行的建议进行采纳和实施。

6.定期组织经验交流会，分享会议室管理的好做法和成功案例。

7.对会议室管理员进行考核，评估其工作表现和管理能力，提供必要的支持和指导。

8.针对会议室使用中出现的问题，及时进行总结和反馈，防止类似问题再次发生。

9.设立咨询热线或在线问答平