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信息化系统编码的八项原则

在推行信息化系统的工作中，所遇到的第一件事情就是编码工作，如供应商、客户、物料等都需

要编码，在企业信息化的发展过程中，经常会发现当初制定的编码规则有问题，无法再编下去，需重

新修订。那如何进行科学、有效的编码，是我们所有实施顾问需要经常思考的问题。因此，我们对编

码工作进行了归纳、总结和提炼，提炼成八个字“一、类、有、变、数、短、长、跳“。主要目的是

让所有的实施顾问在谈到编码时，都能按八项编码原则来给客户进行讲现出顾问的专业性，体

现出我们的实施方法。

下面我们来对这八项原则一一进行解释。

一、求唯一

通常情况下，只要物料的或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中，就必须为其指

定一个编码，即通常所说的一物。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。

如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进

行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间

完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物

料的三种状态，必须编制不同的物料编码。

二、分类别

在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类

的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物料进行编码时，会按大类－中类

－小类－流水号的形式进行编码，比如，第表示大分类，如成品，原材料，半成品等，第二、三

码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证

相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。

三、勿有意

我们在给客户辅导编码时，非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易

或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规

格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可

能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要的东西太多了，实际上已经达

不到当初设想的易于的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。

在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常，经

常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和

时间，经常是编到一半发现无法编制下去。比如，我们在编电阻的编码的时候，客户人员常常会要求

将阻值、材质加到编码中，甚至将10的几次“方“也要加到编码中，以方便看了编码就知道电阻的

阻值和材质。结果日后有新增的物料时，却发觉实在很难遵行原来的原则进行新物料的编号工作。

其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备

任何意义，就如我们的号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完

成所有的编号工作。

在国外，有许多公司干脆就用数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因

为在数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去每一个料号所代表的物料。我们要知道

的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。

四、避变化

如果资料的某项属性在未来有可能会发生变动，则绝不应该将此项属性纳入到编号中。否则，一

旦发生变动时，是否要修改编号及如何进行修改都将会是一个十分困扰的抉择。常见的如员工编号，

员工所属部门就不应该纳入员工编号中，因为部门的调整或是员工调动部门都可能会经常发生；另外

如客户所属的地区，业务员分管区域等等皆是如此。通常，在系统上，可以用单独的栏位来记录这些

属性。

五、数字好

编码最好全部用数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率，二则避免数字与某些英

文字母因为形象或读音而产生的情形，如O与0，I与1等等。如果一定要用英文字母的话，

则英文字