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考勤机使用管理制度

一、制度概述

本制度旨在规范公司内部考勤机的使用，确保员工出勤记录的准确性，提高管理效率，维护公司权益。通过制定明确的考勤机使用规则，保障员工权益，促进公司和谐发展。本制度适用于公司全体员工，涉及考勤机硬件设施、软件操作、违规处理等方面。

二、考勤机硬件设施管理

1.考勤机应放置于易于员工到达且便于管理的地方，确保所有员工都能在规定时间内完成签到和签退。

2.考勤机应定期进行清洁和维护，以保证设备的正常运行和使用寿命。

3.考勤机设备由人力资源部门负责管理，任何部门和个人未经授权不得擅自移动或损坏设备。

4.人力资源部门应确保每台考勤机都有明确的标识，包括设备编号和责任人信息。

5.发生考勤机故障时，应及时上报人力资源部门，由专业人员进行维修或更换。

6.新入职员工入职时，人力资源部门需为其分配考勤卡，并指导如何使用考勤机。

7.离职员工离职前，人力资源部门需回收其考勤卡，并确保其考勤记录完整无误。

8.考勤机所在区域应保持整洁，不得堆放杂物，避免影响考勤机的正常运行。

9.考勤机周围不得有影响考勤信号的环境因素，如强磁场等。

10.定期对考勤机进行安全检查，防止设备被盗或损坏。

三、考勤机软件操作规范

1.考勤机软件应按照人力资源部门提供的操作手册进行操作，确保操作的正确性。

2.员工在签到时，应确保指纹、人脸或其他识别方式准确无误，避免因操作不当导致考勤数据错误。

3.人力资源部门负责定期更新考勤机软件，包括时间调整、节假日设置等。

4.考勤机软件应具备数据备份和恢复功能，以防止数据丢失或损坏。

5.考勤机出现异常情况时，操作人员应立即停止使用，并报告给人力资源部门。

6.员工因特殊情况需要修改考勤数据时，需通过正规流程，经人力资源部门审核后方可进行。

7.考勤机软件应设置合理的权限管理，限制非授权人员对考勤数据的访问和修改。

8.人力资源部门应定期对考勤数据进行统计分析，确保数据的准确性和完整性。

9.考勤机软件应具备一定的安全防护措施，防止数据泄露或被恶意篡改。

10.操作人员在使用考勤机软件时，应遵守相关规定，不得滥用权限或进行非法操作。

四、考勤数据记录与处理

1.考勤机应实时记录员工的签到、签退时间，以及请假、加班等特殊情况。

2.考勤数据每日自动生成报表，人力资源部门负责审核和汇总。

3.人力资源部门应确保考勤数据的准确性，对于异常情况应及时调查核实。

4.考勤数据应定期备份，并存放在安全的地方，防止数据丢失或损坏。

5.考勤记录应按照国家相关法律法规和公司规定进行管理，确保员工隐私不被侵犯。

6.考勤数据用于计算员工工资、奖金、加班费等，人力资源部门需与财务部门协同工作。

7.考勤数据应作为员工绩效考核的依据之一，与员工晋升、奖惩等挂钩。

8.人力资源部门应定期向员工公示考勤数据，接受员工监督。

9.对于考勤数据的查询和修改，应严格按照公司内部规定和流程进行，确保操作的合规性。

10.考勤数据的使用应遵循最小化原则，仅限于与工作相关的目的，不得用于其他用途。

五、考勤机使用违规处理

1.任何员工未经授权擅自移动、损坏或破坏考勤机，一经发现，将视情节严重程度予以警告、罚款或解雇。

2.员工未按时签到或签退，或故意使用他人考勤卡，将按照公司规章制度进行处罚，包括但不限于扣除工资、警告直至解雇。

3.对于因设备故障等原因导致考勤数据异常的情况，员工应及时报告人力资源部门，并积极配合调查。

4.人力资源部门应定期检查考勤记录，发现异常情况时应及时与员工沟通，确认情况并作出相应处理。

5.员工因特殊情况无法按时签到或签退，应提前向直接上级请假，并说明原因，经批准后方可免除考勤处罚。

6.对于恶意篡改考勤数据的行为，一经查实，将严肃处理，包括但不限于解除劳动合同，并可能追究法律责任。

7.考勤机使用过程中，若发生员工之间或员工与考勤机之间的纠纷，应立即上报人力资源部门，由部门负责人协调解决。

8.人力资源部门应定期对考勤机使用情况进行评估，并根据实际情况调整管理制度和处罚措施。

9.对于违反考勤制度的员工，人力资源部门应记录在案，作为其工作表现的参考之一。

10.考勤机使用违规处理的流程和结果应及时通知相关员工，确保其了解自己的权利和义务。

六、考勤机使用培训与宣传

1.人力资源部门负责组织新员工入职培训，确保员工了解考勤机的使用方法和相关制度。

2.培训内容应包括考勤机的基本操作、故障处理、数据安全以及违规行为的后果等。

3.定期对全体员工进行考勤机使用规范的教育，提高员工的考勤意识。

4.通过公司内部通讯、公告栏、电子邮件等方式，宣传考勤机使用管理制度的重要性。

5.制作并发放考勤机使用手册，方便员工随时查阅