公司会议室管理制度范文.docxVIP

公司会议室管理制度范文

一、会议室概述

公司会议室是公司内部进行会议、讨论、培训等活动的场所，是公司沟通协作的重要平台。为保障会议室的高效利用，提高会议质量，特制定本管理制度。本制度适用于公司所有会议室，包括但不限于总经理会议室、部门会议室、多功能厅等。

二、会议室使用原则

1.预约优先：会议室使用需提前预约，通过公司内部预定系统进行申请，确保会议室资源的合理分配。

2.公开透明：会议室使用情况应公开透明，任何员工均可通过预定系统查询会议室的使用状态。

3.高效利用：会议组织者应合理安排会议时间，避免会议室空置，提高会议室使用效率。

4.适度使用：非正式小型讨论或个人工作不适宜在会议室进行，以保障会议室资源对正式会议的需求。

5.爱护设施：使用会议室时，应爱护公共设施，保持会议室整洁，不得损坏或私自带走任何物品。

6.安全保障：使用会议室时，应注意消防安全，遵守公司安全规定，确保人身和财产安全。

三、会议室预约流程

1.预约申请：员工需通过公司内部会议室预定系统进行预约，填写会议主题、参会人员、预计开始和结束时间等信息。

2.预约审核：会议室管理员在收到预约申请后，对会议时间、参会人数等因素进行审核，确保会议室的可用性。

3.预约确认：审核通过后，系统将自动向申请者发送预约成功的通知，并更新会议室使用状态。

4.预约变更：如遇特殊情况需要调整会议时间或地点，预约者应及时通过预定系统提交变更申请，并等待管理员审核。

5.预约取消：如会议取消或改期，预约者需在预定系统中及时取消预约，以便管理员重新分配会议室资源。

6.预约记录：会议室管理员应定期整理预约记录，以便对会议室的使用情况进行统计和分析。

7.预约培训：公司可定期对员工进行会议室预约系统的使用培训，确保员工能够熟练操作预定系统。

四、会议室使用规范

1.会议组织者应在会议开始前10分钟到达会议室，做好准备工作，包括检查设备、布置场地等。

2.会议开始时，会议组织者应提前5分钟通知参会人员进入会议室，确保会议准时开始。

3.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免打扰会议进程。

4.未经允许，非参会人员不得进入会议室，保持会议室秩序。

5.会议内容应围绕主题进行，避免无关话题的讨论，确保会议效率。

6.会议室内的公共设施，如投影仪、音响等，使用后应归位，保持整洁。

7.会议结束后，会议组织者负责清理会议室，关闭所有电源，确保会议室安全。

8.如有需要，会议组织者应负责记录会议纪要，并在会议结束后及时分发给参会人员。

9.会议室使用过程中，如有任何问题，应及时与会议室管理员联系解决。

10.对于违反会议室使用规范的行为，公司将根据情况给予相应处理。

五、会议室设备与维护

1.设备清单：会议室应配备必要的设备，如投影仪、音响系统、白板、笔记本电脑等，并建立设备清单，标明设备型号、使用说明和维护周期。

2.定期检查：会议室管理员应定期对设备进行检查和维护，确保设备处于良好工作状态。

3.使用指导：会议组织者在使用会议室设备前，应阅读使用说明，确保正确操作，避免设备损坏。

4.设备报修：如设备出现故障，会议组织者应立即通知会议室管理员，由管理员负责联系维修人员或供应商进行修复。

5.使用记录：每次使用会议室设备后，会议组织者应在设备清单上记录使用情况，包括使用时间、使用人员等信息。

6.清洁保养：会议室设备使用后，应由使用人员负责清洁，保持设备外观整洁。

7.更新换代：根据设备的使用情况和性能，会议室管理员应定期评估设备，必要时进行更新换代。

8.安全操作：使用会议室设备时，应遵守安全操作规程，防止意外事故发生。

9.教育培训：公司可定期对员工进行会议室设备使用培训，提高员工对设备的熟悉度和操作技能。

10.设备档案：会议室管理员应建立设备档案，记录设备的购买、维修、更换等详细信息，以便于管理和查询。

六、会议室清洁与卫生

1.定期清洁：会议室应每日进行清洁，包括地面、桌椅、墙面、窗帘等，保持会议室的整洁。

2.清洁用品：会议室应配备必要的清洁用品，如扫把、拖把、清洁剂、垃圾袋等，由会议室管理员负责管理和补充。

3.使用后清理：每次会议结束后，会议组织者或参会人员应负责清理会场，包括收拾桌面、清理垃圾等。

4.特殊处理：如遇食物残渣或饮料洒落，应立即进行清理，避免污染和异味。

5.空气流通：保持会议室良好的空气流通，定期开窗通风，必要时可使用空气净化器。

6.消毒防疫：会议室内应定期进行消毒处理，特别是在流感季节或有人出现健康问题时，更需加强消毒工作。

7.花卉植物：会议室可适当摆放花卉植物，美化环境，但需注意选择不易引起过敏的植物，并定期浇水维护。

8.污染源管理：会议室内禁止吸烟，禁止使用可能