化工厂电子文档归档整理规范制度.doc

化工厂电子文档归档整理规范制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范化工厂电子文档的归档整理工作，确保电子文档的完整性、准确性、安全性和可利用性，为化工厂的运营管理、决策支持、知识传承等提供有力保障，同时符合化工行业相关法规和标准要求。

2.适用范围

本制度适用于化工厂全体员工在工作过程中产生或接收的各类电子文档的归档整理活动。

3.依据与原则

依据国家相关法律法规、化工行业标准以及化工厂的企业文化和经营理念制定本制度。遵循真实性、完整性、系统性、规范性、安全性的原则，确保电子文档能够真实反映化工厂的各项活动，完整记录工作过程和成果，形成系统有序的文档体系，便于规范管理和有效利用，同时保障文档信息的安全。

4.企业文化与经营理念体现

化工厂秉持“创新、安全、高效、共赢”的企业文化和经营理念。在电子文档归档整理工作中，鼓励员工积极创新归档方式和整理方法，提高文档管理效率；将安全生产相关文档作为重点归档内容，确保安全生产信息的完整记录和可追溯性；通过高效的文档管理，提升运营效益，实现与客户、员工、社会的共赢。

二、组织架构与职责划分

1.文档管理领导小组

-组成：由化工厂高层领导组成，包括厂长、各副厂长等。

-职责：负责制定电子文档归档整理工作的总体方针和政策，协调各部门之间的文档管理工作，对重大文档管理问题进行决策，确保电子文档管理工作符合化工厂的战略发展需求。

2.行政主管部门

-职责：作为电子文档归档整理工作的主管部门，负责制定和完善电子文档归档整理制度、流程和标准；组织开展电子文档的收集、整理、存储、利用和销毁等工作；对各部门的电子文档管理工作进行监督、指导和考核；负责电子文档管理系统的建设、维护和升级。

3.各部门

-职责：负责本部门电子文档的收集、初步整理和移交工作；确保本部门产生的电子文档符合归档要求；指定专人负责与行政主管部门沟通协调电子文档管理工作；配合行政主管部门开展电子文档管理的各项工作。

4.扁平化管理体现

在电子文档归档整理工作中，采用扁平化管理模式。减少管理层级，各部门直接对文档管理领导小组负责，同时行政主管部门加强与各部门的沟通协作，提高信息传递效率和工作执行力度。各部门之间可以直接进行电子文档的交流与共享，避免信息孤岛现象，提升整体工作效率。

三、管理流程

1.电子文档的收集

-范围界定：明确需要收集的电子文档范围，包括但不限于各类业务文件、合同协议、技术资料、报告报表、会议纪要、工作记录、图纸等。涵盖从生产运营、市场营销、研发创新到行政管理等各个方面的电子文档。

-收集方式：各部门员工在日常工作中应及时将产生或接收的电子文档按照规定分类整理，并提交给本部门的文档管理员。对于重要紧急的电子文档，应及时通知行政主管部门进行收集。行政主管部门可以通过网络共享、邮件接收、系统抓取等方式收集各部门的电子文档。

-时间要求：一般电子文档应在形成或接收后的一周内完成收集工作；对于涉及重大项目、重要决策等关键电子文档，应在形成或接收后的24小时内完成收集。

2.电子文档的初步整理

-部门整理：各部门文档管理员收到本部门员工提交的电子文档后，按照预先制定的分类标准进行初步整理。分类标准应结合化工厂的业务流程、部门职能和文档性质进行制定，例如可以分为生产类、销售类、研发类、行政类等大类别，每个大类别再细分若干小类别。同时，对电子文档进行命名规范，确保文件名能够准确反映文档的主要内容和关键信息。

-审核检查：部门文档管理员对初步整理后的电子文档进行审核检查，确保文档内容完整、格式规范、信息准确。对于不符合要求的电子文档，及时返回给相关员工进行补充、修改或调整。

3.电子文档的移交

-定期移交：各部门应按照规定的时间周期（如每月底）将初步整理审核后的电子文档移交给行政主管部门。移交时，需填写电子文档移交清单，清单内容包括文档名称、文档编号、文档类型、创建时间、移交时间、移交人等信息。

-特殊情况移交：对于涉及紧急事项、重大项目等特殊情况的电子文档，各部门应及时移交行政主管部门，并在移交清单中注明特殊情况说明。

4.电子文档的二次整理与归档

-行政主管部门整理：行政主管部门收到各部门移交的电子文档后，进行二次整理。进一步核对文档的完整性、准确性和规范性，对文档进行统一的分类编号，建立电子文档索引目录，以便于快速检索和查询。

-归档存储：将整理后的电子文档按照既定的存储策略进行归档存储。存储方式可以采用网络存储、光盘存储、磁带存储等多种方式相结合，确保数据的安全性和可靠性。同时，定期对归档电子文档进行备份，防止数据丢失。

5.电子文档的利用

-申请流