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人员离职流程管理规范

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目录

01

离职申请阶段

02

审批流程控制

03

工作交接管理

04

财务结算程序

05

离职面谈实施

06

档案管理机制

01

离职申请阶段

书面申请提交要求

员工需提交书面离职申请，说明离职原因和离职时间。

提交离职申请书

离职申请书需符合公司规范，内容清晰、简洁。

离职申请书格式

员工需在规定时间内提交离职申请，以便公司安排后续工作。

提交时间要求

部门初步审核流程

审核离职申请

部门主管审核员工离职申请，如同意则转交至人事部门。

03

部门主管需确认员工工作交接是否完成，确保业务连续性。

02

审核工作交接

审核离职原因

部门主管需对员工离职原因进行审核，以确定是否合理。

01

人事系统备案标准

录入离职信息

人事部门需将员工离职信息录入公司人事系统，以便后续管理。

01

核对离职信息

人事部门需核对员工离职信息是否准确，如有误需及时更正。

02

备案离职资料

人事部门需将员工离职申请书、审核表等相关资料备案保存。

03

02

审批流程控制

多级审批权限划分

对员工提出的离职申请进行初步审批，确定是否符合公司规定和劳动法规。

部门经理审批

人力资源部审批

高层领导审批

审核离职申请的合理性和合规性，确认员工的离职意愿和离职时间，并协调相关部门办理手续。

对于关键岗位或重要员工的离职申请，需经过高层领导审批，以确保离职不会对公司的正常运营产生不利影响。

员工与公司签署离职协议，明确双方权益和义务，包括竞业禁止、保密协议等条款。

离职协议签署

员工与接替者签署离职交接清单，确保工作交接清晰、完整，不遗漏任何重要事项。

离职交接清单签署

员工与公司确认薪资结算无误后，签署薪资结算文件，确保离职后的薪资支付。

薪资结算文件签署

离职文件签署规范

系统流程完结标识

离职申请系统标识

在离职申请系统中将员工状态标记为“已离职”，并关闭相关权限，确保员工离职后无法访问公司敏感信息。

人力资源系统标识

财务系统标识

在人力资源系统中更新员工状态，将员工从在职员工列表中移除，确保人事信息的准确性。

在财务系统中对员工离职进行标识，以便后续薪资结算和财务审计。

1

2

3

03

工作交接管理

资产/资料交接清单

清单详细记录

交接清单详细记录资产/资料的名称、数量、存放地点等信息，便于后续查阅。

03

文档、邮件、系统数据等电子资料交接，交接双方确认无误后签字。

02

电子资料交接

实物资产交接

办公设备、固定资产、钥匙等实物资产交接，交接双方签字确认。

01

岗位职责移交确认

职责明确

交接双方明确职责范围和任务，确保交接后工作顺利进行。

01

交接过程监督

主管或相关负责人监督交接过程，确保交接的完整性和准确性。

02

签字确认

交接双方及监督人在职责移交确认书上签字，作为交接完成的凭证。

03

交接期时限设定

根据工作实际情况，合理设定交接期限，确保交接工作的顺利进行。

交接期合理设定

交接方需提前通知接收方，以便接收方做好接收准备。

提前通知

如遇特殊情况，交接双方可协商调整交接时间，但需报主管或相关负责人批准。

特殊情况处理

04

财务结算程序

薪资清算核算标准

薪资构成

核算方式

扣除项

发放流程

包括基本工资、奖金、津贴、加班费等。

按月、季度或年度进行核算，确保薪资总额准确无误。

包括税费、社保、公积金、欠款等，需一次性结清。

离职人员薪资发放需经过审批流程，确保薪资发放合法合规。

社保停缴

离职后社保关系及时转出，公司停缴社保费用。

01

公积金封存

离职后公积金账户进行封存，个人无法继续缴纳。

02

企业年金终止

如参与企业年金计划，离职后需办理终止手续。

03

福利费用结算

包括未休假期补偿、年终奖等福利费用结算。

04

福利保险终止处理

财务借款回收机制

借款清理

离职前需清理个人借款，包括差旅费、备用金等。

01

归还方式

可选择现金归还或工资抵扣，确保借款全部收回。

02

逾期处理

如离职后仍有未归还的借款，公司将采取法律手段追讨。

03

账务记录

借款归还后，财务部门需及时更新账务记录，确保账目清晰。

04

05

离职面谈实施

离职原因探究

了解员工离职的主要原因，如薪资待遇、职业发展、工作环境等方面。

工作交接安排

明确离职员工需交接的工作事项、资料、设备等，确保工作交接的顺利进行。

员工意见收集

收集员工对公司管理、文化、制度等方面的建议和意见，以便公司改进。

离职关怀与祝福

表达公司对离职员工的关怀和感谢，鼓励其未来发展。

面谈内容框架设计

面谈记录存档要求

保密性

完整性

规范性

有效性

面谈记录需严格保密，避免涉及员工个人隐私和公司敏感信息。

面谈记录应全面、客观地反映面谈过程和内容，确保信息的准确性和完整性。

面谈记录应按照公司规定的