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制药厂合同章使用范围明确界定制度

一、总则

1.目的

本制度旨在明确制药厂合同章的使用范围，规范合同章的使用流程，保障制药厂的合法权益，维护正常的经营秩序，确保合同签订及履行的规范性与安全性，提升运营效益，践行制药厂“关爱生命，品质至上”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于制药厂全体员工。涉及合同章使用的相关部门、岗位及人员，均须严格遵守本制度规定。同时，对于与制药厂签订合同的顾客及合作伙伴，本制度的相关规定也将作为双方合作过程中对合同章使用认知的参考依据。

3.制定依据

依据国家相关法律法规、制药厂的经营理念及实际运营需求制定本制度。遵循合法、合规、公正、透明的原则，确保制度的科学性与合理性，以适应制药厂扁平化管理模式，促进各部门高效协作，提升整体运营效率。

二、组织架构与职责划分

1.合同章管理部门

制药厂设立专门的合同章管理部门，通常为行政部门。行政部门负责合同章的日常保管、使用登记及监督检查等工作。其主要职责包括：

-妥善保管合同章，确保印章的安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。

-对合同章的使用进行详细登记，记录使用时间、使用人、合同名称、合同编号等信息，建立完整的使用档案。

-定期对合同章的使用情况进行检查，核实使用记录与实际合同签订情况是否相符，及时发现并纠正违规使用行为。

2.合同签订部门

各业务部门为合同签订部门，负责具体合同的起草、审核、洽谈及签订工作。其职责如下：

-根据业务需求，准确起草合同条款，确保合同内容完整、清晰，符合法律法规及制药厂的利益要求。

-组织内部相关部门对合同进行审核，包括法务、财务、质量等部门，充分征求各部门意见，确保合同不存在法律风险、财务风险及质量风险等。

-与顾客或合作伙伴进行合同洽谈，就合同条款达成一致意见。在洽谈过程中，需充分体现制药厂的经营理念和服务宗旨，维护良好的合作关系。

-将审核通过的合同提交给合同章管理部门，申请加盖合同章。

3.监督部门

制药厂审计部门作为合同章使用的监督部门，负责对合同章的使用情况进行独立审计和监督。其职责主要有：

-定期对合同章使用的合规性进行审计，检查合同章的使用是否符合本制度规定，使用记录是否真实、完整。

-对重大合同的签订及履行情况进行跟踪审计，确保合同的执行符合制药厂的利益和战略目标，防范潜在风险。

-对发现的违规使用合同章行为进行调查，并提出整改建议和处理意见，维护制度的严肃性。

三、管理流程

1.合同起草与审核

-业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、产品或服务的规格、价格、交付方式、质量标准、违约责任等关键条款。起草过程中，需充分考虑制药厂的安全生产要求，确保合同中涉及的生产环节符合相关安全标准。

-合同起草完成后，业务部门组织内部审核，依次提交给法务、财务、质量等相关部门。法务部门负责审查合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核合同的财务条款，确保财务收支合理；质量部门检查合同中的质量条款是否符合制药厂的质量控制体系。各部门应在规定时间内提出审核意见，业务部门根据反馈意见对合同进行修改完善。

2.合同章申请

-经内部审核通过的合同，业务部门填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、合同编号、签订对方、合同金额、合同主要内容、申请盖章日期等信息，并由部门负责人签字确认。申请表需体现制药厂对客户服务的重视，明确服务承诺和响应时间等内容。

-将《合同章使用申请表》及合同文本一并提交给合同章管理部门。合同章管理部门收到申请后，对申请资料进行初审，检查申请表填写是否完整、合同是否经过内部审核等。

3.合同章使用审批

-合同章管理部门初审通过后，将申请资料提交给制药厂相关领导进行审批。审批流程遵循扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高审批效率。领导根据合同的重要性、金额大小等因素进行审批，对于重大合同，可能需组织专题会议进行讨论决策。

-审批通过后，合同章管理部门方可在合同上加盖合同章。盖章过程应进行现场记录，可采用拍照或录像等方式留存证据，确保盖章行为的真实性和可追溯性。

4.合同盖章与登记

-合同章管理部门在加盖合同章时，需确保印章清晰、端正，加盖位置符合规定。同时，在《合同章使用登记簿》上进行详细登记，记录合同章使用的具体信息，包括申请表编号、合同编号、盖章日期、盖章人等。登记信息应与申请表及合同内容一致，保证记录的准确性和完整性。

-盖章后的合同一份由业务部门留存，作为履行合同的依据；一份交对方单位；一份送合同章管理部门存档，便于后续查询和管理。合同存档应按照一定的分类方法进行整理，方便快