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會務組織第一節會議概述一、會議的概念

《尚書·周官》：“議事以制，政乃不謎。”

《韋氏新大學詞典》：會議乃一種會晤的行為或過程，是為了一個共同目的的集會。

會議是指有組織有領導地召集人們商議事情的行為過程。二、會議的構成要素（一）形式要素包括會議的名稱、時間、地點、主持人、與會人員、會議方式等。1、會議名稱會議單位（範圍）+會議內容+會議種類全國高職院校基礎課改革研討會△屆、次會務組織2、主持人（1）主持人的守則與責任（2）主持人作為矛盾調停者的失敗表現（3）主持人禮儀3、與會人員正式成員、列席成員、旁聽成員、特邀成員（1）與會者守則（2）與會者責任：會前、會中、會後4、會議種類（1）會議的分類組織類型、時間方面的規定性、出席對象、功能性質、議題性質、規模大小、會議採用的方式手段、與會者（2）公司常見會議的種類經理例會與特別會議、部門員工例會、股東大會和董事會議、公司年會、客戶諮詢會、產品展銷定貨會、業務洽談會、新產品新聞發佈會（二）內容要素1、會議指導思想2、會議主題3、會議任務（三）程式要素1、會議準備工作2、會中的組織調度工作3、會後的整理服務工作三、會議的意義與作用（一）會議的意義1、集思廣益2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式（二）會議的目的1、開展有效的溝通2、傳達資訊3、監督員工、協調矛盾4、達成協議與解決問題5、資源共用6、開發創意7、激勵士氣8、鞏固主管地位（三）會議的作用1、會議的積極作用（1）決策指揮作用（2）組織協調作用（3）動員教育作用（4）資訊交流作用2、消極作用造成時間和精力的浪費；金錢的浪費；資訊的重複和浪費；滋長不正之風。（1）會議門類多（2）會議頻率繁（3）會議規模大（4）會議時間長（5）會議檔次高（6）會議內容虛（7）會議效率低時間、地點、開會對象選擇、主持人技能、參會者技能、會議準備工作、開會原因、目的和結果（8）會議花費多（三）精簡會議1、嚴格會議審批制度（1）嚴格控制會議頻率

凡沒有結合實際研究解決具體問題的會不開；

凡可用其他方式解決問題的就不要召開會議；

凡可以合併召開的會議就不要分開召開；

凡可由部門或部門聯合召開的會議，就不以一級黨委或政府名義召開。（2）嚴格控制會期和規模

限制時間；

與會和工作人員數量；

會議檔和材料；

不比規格，不講排場。2、端正會風（1）要開有目標、中心議題明確的會議；（2）要開有準備的會議；（3）會議發言要圍繞議題中心；（4）不要重複別人說過的話；（5）不通知與會議無關的人參加會議；（6）禁止旅遊景點開會，濫發紀念品，嚴格食宿標準；（7）會議時間不宜太長。3、嚴格會議成本核算（1）會議的時間成本（2）直接的會議成本（3）效率損失成本

因不及時接聽重要客戶的電話而損失的一大筆生意

不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶

不能及時解決自己管轄範圍內的突發事件而停工停產第二節會議籌備一、會議方案（一）會議籌備方案包括：1、會議的主題與議題2、會議名稱3、會議的議程和日程4、會議時間、會期5、會議所需設備和工具6、會議檔的範圍、檔的印製或複製7、與會代表的組成8、會議經費預算9、會議的餐飲安排10、籌備機構與人員分工（二）會議的議程、日程和程式1、會議議程的主要內容（概略安排）（1）標題。“××集團表彰大會議程”（2）題注。“（2004年3月26日第一屆教職工代表大會第三次預備會議通過）”、“（2004年3月26日～3月29日）”（3）正文。2、會議議程的設計（1）習慣性順序和公司的有關規定（2）同類性質的問題集中（3）保密性較強的議題放在後面議程常規順序及範例3、會議日程會議在一定時間內的具體安排會議日程範例4、會議程式按照時間先後順序排列的詳細工作步驟會議程式範例5、注意事項（1）會議議程和日程、程式的差異（2）會議議程與日程的調整（3）會議的議程與日程的安排必須吻合。（4）會議的議程、日程須經主管領導審核（5）會前發給與會者（三）會議時間1、人的因素（1）主持人、主辦單位主要領導人、被邀請的主要領導人或貴賓能否出席（2）主要領導人出差、旅行（3）會見、會談性會議主、賓雙方共同商定2、其他因素（1）是否有相似會議（2）會議時機是否成熟（3）是否有大型活動發生衝突（4）天氣狀況、節假日、當地風俗習慣、政治性影響（四）會議地址與會議室的選擇1、會議地址