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2025/7/17NVQ企业行政管理（二级）课程讲义

第五单元：工作交流、个人效率和团队精神1标准与大纲：计划课时：142根据交流目标选择不同的交流方式；3会议以及远程会议的基本要求；4工作日志管理以及安排事务性约会；5撰写简单的书面交流信函；6设计和填写简单的表格；7运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；8按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。9

第五单元:工作交流、个人效率和团队精神中心思想：办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以实现个人和团队目标。

主要内容：01选择正确的交流方法（教材5.1）02各种会议的组织（教材5.2）03使用日志管理工作时间（教材5.3）04用书面形式进行交流（教材5.4、5.5）05办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6）06努力实现团队目标（教材5.7、5.8）…07遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）…08

交流效率和团队精神交流方法会议组织日志管理书面交流沟通工具团队目标规定评估

选择正确的交流方法（教材5.1）发送信息的方法及取决因素利用会议开展交流交流方法.利用电子邮件及其他电信工具利用邮政服务开展交流010203040506

选择正确的交流方法（教材5.1）发送信息的方法及取决因素大多数人发送信息的方法有：传统的邮寄系统使用电信系统

通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：1信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。2文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。3收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。4

信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。

利用电子邮件及其他电信工具利用电子邮件进行交流的优缺点：电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息是否已被收件人收到。

电子邮件的优点在于：信息发送的速度快费用低廉，内部局域网使用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营成本。信息能同时转发给其他终端，使多个接收人同时接受到信息，方便快捷。使用密码等功能能保证信息安全。能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。

电子邮件的缺点有：收件人必须有兼容的设备因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费收件人的时间。人们需经过一定的学习或培训，才能成功熟练地使用电子邮件。

使用电信工具进行书面交流除了电子邮件外，传真、电传等电信系统也可以进行书面信息的交流，电传机曾是信息交流的重要手段，但随着信息技术的发展，很多新的设备已基本代替了电传机的使用，现代企业很少再使用电传机来交流信息。传真机是现代企业常用的信息交流工具，

其优点在于：1快速，信息能立即收到。2作为一种书面文件，能作为事实和数字的证明，同时能进行归档以备查询，3相对于邮寄而言，费用较低。4功能较全的传真机也可通过计算机发送信息。5使用传真发送信息时其缺点在于：6传真信息只能发送给有传真机的单位。7不易保证信息的保密和安全。8想互相商讨信息比较因难。9通常在发送完信息后，还需打电话进行跟踪确认10

2025/7/173、利用会议开展交流会议做为信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：（1）参会人员互相交流各自的意见和思想（2）参会人员就某一主题互相商讨信息（3）就某些重大问题和工作程序进行决策（4）信息发布

1会议交流的优点在于：2面对面的交流，彼此能更好地理解对方的意图3会议是管理人员与员工相互交流以推行新规程的重要手段，同时也给大家提供一个提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识的机会。4现代会议能通过投影仪等设备更形象地进行信息交流。5会议之后能形成会议纪要或书面决定。6参加会议的人也可通过会议纪要更深入地理解会议内容。

会议交流的缺点在于：浪费时间。会议进行中可能会因为某些人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人说话罗嗦或谈论不相关的问题而浪费时间的情况。浪费金钱。有些大型的会议可能会花费大量的钱