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投诉函与回复函格式指南

目录

一、投诉函格式指南．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3

（一）信函基本结构．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3

称呼与问候．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7

投诉事项概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7

问题详细说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10

证据材料列举．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11

要求与期望．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13

结尾与致谢．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14

（二）信函语言表达．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15

正确的措辞与用词．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16

清晰、简洁的表达方式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16

确保语句通顺易懂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17

避免使用模糊或歧义的词汇．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．18

（三）信函格式规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21

标题格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22

信函正文格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．22

信函结尾格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．23

信函签名及日期格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24

二、回复函格式指南．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24

（一）复函基本结构．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．25

称呼与问候．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26

对投诉事项的回应．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．27

对投诉问题的解答．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．28

对投诉证据的认可或澄清．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31

对投诉要求的回应与承诺．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32

结尾与致谢．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．32

（二）复函语言表达．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．33

正确的措辞与用词．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．33

清晰、简洁的表达方式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．34

确保语句通顺易懂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．37

避免使用模糊或歧义的词汇．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．38

（三）复函格式规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．39

标题格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．40

复函正文格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41

复函结尾格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41

复函签名及日期格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．45

三、投诉与回复函的沟通技巧．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．45

（一）保持礼貌与尊重．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．46

（二）清晰表达诉求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．47

（