某服装厂视频会议系统使用管理细则.doc

视频会议系统使用管理细则

一、总则

1.目的

本细则旨在规范服装厂视频会议系统的使用和管理，确保视频会议的高效、稳定、安全运行，提高沟通效率，降低运营成本，满足服装厂在不同工作场景下的沟通协作需求，同时体现服装厂“高效协作、创新发展”的企业文化。

2.适用范围

本细则适用于服装厂全体员工，包括总部及各分支机构、生产车间等。同时，在与客户进行视频会议沟通时，部分条款涉及客户的配合要求也适用。

3.原则

遵循“高效、规范、安全、节约”的原则。高效保障会议能及时、顺畅进行，达成沟通目的；规范确保系统使用和会议组织有章可循；安全注重信息安全和会议秩序；节约体现服装厂对运营效益的追求，合理安排资源，避免浪费。

二、组织架构与职责划分

1.信息技术部门

-负责视频会议系统的选型、采购、安装、调试和日常维护工作，确保系统的稳定运行。这符合扁平化管理理念，信息技术部门直接对系统运维负责，减少中间环节。

-制定视频会议系统的技术标准和操作规范，为员工提供技术支持和培训。

-监控系统的运行状态，及时处理系统故障和技术问题，保障会议的顺利进行，从技术层面助力运营效益提升。

-负责与系统供应商沟通协调，跟进系统的升级和优化工作，以适应服装厂不断发展的业务需求。

2.行政部门

-负责视频会议的统筹安排和协调工作，包括会议室的预订、会议日程的规划等，体现人文关怀，合理安排会议时间，避免员工工作冲突。

-制定视频会议的会议纪律和行为规范，并监督执行。

-协助信息技术部门进行会议设备的管理和维护，确保会议室环境整洁、设备正常可用。

-对视频会议的使用情况进行统计和分析，为服装厂的管理决策提供数据支持，从管理角度提升运营效益。

3.各部门及员工

-按照本细则的要求，提前申请和预订视频会议室及系统资源，合理安排会议内容和时间，提高会议效率。

-遵守视频会议的相关规定和纪律，积极参与会议，确保会议的顺利进行。

-及时反馈视频会议系统使用过程中发现的问题和建议，共同促进系统的优化和完善。

三、管理流程

1.会议预订

-员工需提前[X]个工作日通过企业内部办公系统提交视频会议预订申请，填写会议主题、时间、参会人员范围、预计时长等信息。

-行政部门收到申请后，根据会议室和系统资源的使用情况进行审核和安排。如预订时间冲突，行政部门需与申请人员协商调整。

-预订成功后，系统自动向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点（虚拟会议室链接）、会议主题等信息，体现高效沟通的企业文化。

2.会前准备

-信息技术部门在会议开始前[X]小时对会议系统进行检查和测试，确保设备正常运行、网络畅通。

-参会人员应提前[X]分钟登录视频会议系统，检查自身设备（摄像头、麦克风、扬声器等）是否正常工作，调整好网络设置，避免因设备问题影响会议进行。

-会议组织者需提前准备好会议资料，并确保参会人员提前获取相关资料，提高会议讨论效率，助力运营效益提升。

3.会议进行

-参会人员应遵守会议纪律，保持安静，将手机调至静音状态，避免干扰会议。严格按照会议议程进行，不得随意偏离主题。

-发言时应清晰表达观点，注意语速和语调，确保声音清晰可听。使用共享屏幕等功能时，要确保展示内容准确、规范，符合服装厂的信息安全要求。

-会议组织者负责把控会议进度和秩序，及时引导讨论方向，确保会议高效进行。信息技术部门安排专人随时待命，处理可能出现的技术问题。

4.会议结束

-会议结束后，参会人员应及时退出视频会议系统。会议组织者负责整理会议记录，并在规定时间内将会议纪要发送给相关人员，体现高效协作的文化。

-信息技术部门对会议系统进行检查和清理，确保设备归位、数据安全保存。行政部门对会议室进行清理和维护，为下一次会议做好准备。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权按照规定申请和使用视频会议系统，以满足工作中的沟通和协作需求。

-对于视频会议系统存在的问题和不足，有权向信息技术部门和行政部门提出意见和建议，参与系统的优化和改进。

-在视频会议中，有权充分表达自己的观点和想法，为服装厂的发展贡献智慧。

2.员工义务

-严格遵守本细则的各项规定，规范使用视频会议系统，不得擅自更改系统设置或违规操作。

-保护会议中涉及的商业机密和敏感信息，不得泄露给外部人员，维护服装厂的信息安全。

-积极配合信息技术部门和行政部门的工作，按时参加培训，提高自身使用视频会议系统的技能和水平。

3.客户权利与义务

-客户有权在与服装