团体预约接待安排制度.doc

团体预约接待安排制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范科技馆团体预约接待工作流程，确保为团体参观者提供优质、高效、有序的参观体验，提升科技馆的社会形象和服务质量，同时保障科技馆的正常运营秩序，实现运营效益与社会效益的统一。

2.适用范围

本制度适用于所有向科技馆提出团体预约参观申请的各类团体，以及参与团体预约接待工作的科技馆全体员工。

3.企业文化与经营理念体现

科技馆秉持“探索科学，启迪智慧，服务大众”的经营理念。在团体预约接待过程中，要充分展现科技馆对科学知识传播的重视，以及对参观者的人文关怀。以开放、包容的态度，让每一个团体都能在科技馆中感受到科学的魅力和乐趣。通过高效的接待安排，践行扁平化管理理念，减少不必要的流程环节，快速响应团体需求，实现资源的最优配置，提升运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.预约受理小组

-成员：由票务部门和咨询服务部门的相关人员组成。

-职责：负责接收团体预约申请，对申请信息进行初步审核与登记。解答团体关于预约流程、参观时间、费用等方面的基本咨询。确保预约信息的准确性和完整性，及时将审核通过的预约申请传递至接待安排小组。

2.接待安排小组

-成员：由展览策划部门、讲解部门以及后勤保障部门的负责人组成。

-职责：根据预约信息，结合科技馆的展览安排、讲解资源和场地情况，制定详细的接待计划。协调各部门之间的工作，确保接待工作的顺利进行。提前与预约团体沟通接待细节，如参观路线、讲解安排等。

3.讲解服务小组

-成员：科技馆专业讲解员团队。

-职责：按照接待安排小组制定的计划，为团体参观者提供专业、生动的讲解服务。根据不同团体的特点和需求，调整讲解内容和方式，确保参观者能够更好地理解展览内容。收集参观者的反馈意见，及时向接待安排小组汇报，以便不断改进讲解服务。

4.后勤保障小组

-成员：包括安保、保洁、设备维护等部门的人员。

-职责：负责参观期间科技馆的安全保卫工作，确保参观者的人身和财产安全。维护场馆的环境卫生，为参观者提供整洁舒适的参观环境。保障展览设备的正常运行，及时处理设备故障，确保参观活动不受影响。

三、管理流程

1.预约申请

-团体需提前[X]个工作日通过科技馆官方网站、电话或电子邮件等指定方式提交预约申请。申请内容应包括团体名称、联系人及联系方式、参观人数、参观日期、参观目的等详细信息。

-预约受理小组在收到申请后，应在[X]个工作日内进行审核。如申请信息不完整或不符合要求，应及时与申请团体联系，告知需补充或修改的内容。

2.接待安排

-接待安排小组在预约申请审核通过后，根据科技馆的实际情况，在[X]个工作日内制定详细的接待计划。计划内容包括参观时间、参观路线、讲解安排、休息区域等。

-将接待计划反馈给预约团体，与团体联系人进行沟通确认。如有特殊需求或变动，双方协商解决。

3.讲解准备

-讲解服务小组根据接待计划，安排合适的讲解员。讲解员提前了解预约团体的特点和需求，准备相应的讲解内容。

-在参观前，讲解员与接待安排小组再次确认参观细节，确保讲解工作顺利进行。

4.参观接待

-后勤保障小组提前做好场馆的安全检查、卫生清洁和设备调试等工作。在参观当天，安保人员负责引导团体有序入场，维持参观秩序。

-讲解员按照预定的参观路线和讲解内容，为团体提供讲解服务。接待安排小组现场协调解决可能出现的问题，确保参观过程顺畅。

5.参观结束

-参观结束后，讲解员引导团体有序离场。后勤保障小组及时清理场地，恢复场馆原状。

-接待安排小组收集团体的反馈意见，对本次接待工作进行总结评估，为后续接待工作提供改进依据。

四、权利与义务

1.团体权利

-有权按照预约时间和安排进行参观，享受科技馆提供的讲解服务和相关设施。

-对参观过程中的服务质量有提出意见和建议的权利，科技馆应及时回应并处理。

2.团体义务

-严格遵守科技馆的各项规章制度，如参观秩序、安全规定等。

-按照预约信息准时到达科技馆参观，如因特殊情况需要更改预约，应提前[X]个工作日通知科技馆。

3.员工权利

-有权获得开展接待工作所需的培训和资源支持。

-对不合理的接待安排有提出异议的权利，相关部门应及时进行评估和调整。

4.员工义务

-认真履行本岗位的职责，积极配合其他部门完成团体接待工作。

-以热情、专业的态度为团体提供服务，维护科技馆的良好形象。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-设立专门的监督小组，成员包括馆内不同部门的代表和外部