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征集档案分级入库制度

一、总则

1.目的：为规范本档案馆征集档案的分级入库管理，确保档案资料的完整性、安全性与高效利用，依据国家相关法律法规及档案行业标准，结合本馆的企业文化“传承历史，服务社会，创新发展”以及经营理念“以客户需求为导向，提供优质档案管理与服务”，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于档案馆全体员工在征集档案分级入库过程中的各项操作，同时涉及到与档案征集相关的顾客（包括但不限于档案捐赠者、移交单位等）。

3.基本原则：遵循扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高工作效率。档案分级入库应遵循真实性、完整性、系统性原则，确保档案价值得到准确评估与合理存储，以提升运营效益。同时，注重安全生产，保障档案实体和信息安全，体现对员工和顾客的人文关怀。

二、组织架构与职责划分

1.征集小组：由档案馆不同部门的业务骨干组成，负责档案征集工作的具体实施，包括与顾客沟通、接收档案资料等。其职责为详细记录档案征集来源、初步整理档案内容，对档案进行初步分类并提交分级建议。

2.分级评估小组：成员涵盖档案管理专家、技术人员等。负责根据征集小组提交的档案资料，依据档案的历史价值、社会价值、学术价值等多方面因素进行分级评估。同时，定期对分级标准进行审查和更新，确保分级的科学性与合理性。

3.入库管理小组：负责档案分级后的入库操作，按照规定的存储区域和方式对档案进行妥善保管。维护档案存储环境的安全与稳定，做好防火、防潮、防虫等工作，确保档案实体安全。

4.监督小组：由行政主管及相关监督人员组成，负责对征集、分级、入库等各个环节进行监督检查，确保制度的严格执行。对违规行为及时纠正并提出改进措施，保障档案分级入库工作的规范开展。

三、管理流程

1.档案征集

-顾客提出档案征集意向时，征集小组应热情接待，详细介绍档案馆的征集政策和流程。与顾客充分沟通，了解档案的基本情况，包括形成时间、来源、内容等信息。

-征集小组对顾客提供的档案进行初步整理，核对档案数量、清单等内容，确保档案资料的完整性。同时，填写《档案征集登记表》，记录档案的基本信息、征集来源、捐赠或移交意愿等情况。

2.档案分级

-征集小组将初步整理的档案资料移交至分级评估小组。分级评估小组根据档案的历史意义、研究价值、稀缺程度等因素，依据预先制定的分级标准，对档案进行分级。分级标准分为特级、一级、二级、三级等不同级别，特级档案具有极高的历史文化价值和稀缺性，三级档案为一般性档案资料。

-分级评估小组在完成评估后，出具《档案分级评估报告》，详细说明档案分级的依据和理由。报告需经小组成员签字确认后，提交至入库管理小组。

3.档案入库

-入库管理小组根据《档案分级评估报告》，按照不同的级别将档案存入相应的存储区域。对于特级和一级档案，应采用专门的存储设备和环境进行保管，确保档案的安全。

-在档案入库过程中，入库管理小组要对档案进行编号、上架，并建立电子和纸质的档案入库台账。台账内容包括档案编号、名称、分级、入库时间、存储位置等信息，以便于查询和管理。

-档案入库完成后，入库管理小组应及时将入库信息反馈给征集小组和监督小组，确保信息的流通和共享。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权获得与档案分级入库工作相关的培训和指导，以提升业务能力。对于工作中发现的问题和改进建议，有向相关部门提出的权利。在符合规定的情况下，可查阅和使用馆藏档案资料，以满足工作和研究需求。

-义务：员工应严格遵守本制度的各项规定，认真履行工作职责，确保档案征集、分级、入库工作的准确和高效。保守档案信息机密，不得泄露档案内容及相关工作信息。积极参与档案管理工作的创新和改进，为提升档案馆运营效益贡献力量。

2.顾客权利与义务

-权利：顾客有权了解档案征集、分级入库的具体流程和标准。对于捐赠或移交的档案，有要求档案馆妥善保管和合理利用的权利。在符合规定的情况下，可查询其档案在馆内的存储和利用情况。

-义务：顾客应如实提供档案的相关信息，确保档案的真实性和完整性。按照约定的时间和方式移交档案资料，积极配合档案馆的工作。不得干扰档案馆正常的工作秩序，遵守档案馆的各项规章制度。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-监督小组定期对档案分级入库工作进行检查，包括档案征集过程的合规性、分级评估的准确性、入库操作的规范性等方面。检查方式包括查阅记录、实地查看、抽查档案等。

-建立内部举报制度，鼓励员工对发现的违规行为进行举报。对于举报属实的员工，给予适当的奖励，并对举报人信息严格保密。同时，设立顾客意见反馈渠道，及时处理顾客对档案分级入库工作的投诉和建议。