房地产销售公司会议记录存档制度​.doc

房地产销售公司会议记录存档制度?

一、总则

1.目的

本制度旨在规范房地产销售公司会议记录的存档管理，确保公司各类会议信息的完整性、准确性和可追溯性，为公司的决策制定、业务发展、绩效评估等提供有力支持，同时促进公司内部知识的传承与共享，提升整体运营效益。

2.适用范围

本制度适用于房地产销售公司全体员工。公司内部召开的各类会议，包括但不限于部门例会、项目研讨会、销售策略会、管理层会议等，其会议记录均需按照本制度进行存档管理。

3.企业文化与经营理念体现

公司秉持“诚信、专业、创新、共赢”的企业文化，在会议记录存档过程中，鼓励真实、客观地记录会议内容，体现专业精神。同时，以“为客户提供优质房产解决方案，实现公司与员工共同发展”的经营理念为指导，确保会议记录能够反映公司围绕客户需求开展业务的相关决策与讨论，为实现共赢目标服务。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

行政部门作为会议记录存档工作的主要负责部门，承担整体的统筹与管理职责。具体包括制定和完善会议记录存档制度，指导和监督各部门的会议记录存档工作，定期对存档记录进行检查和整理，确保存档工作的规范性和有效性。同时，负责建立公司级的会议记录存档库，对重要会议记录进行集中保管和维护。

2.会议组织者

每次会议的组织者负责安排专人进行会议记录，并在会议结束后及时对记录进行初步审核，确保记录内容准确反映会议讨论情况和决策结果。会议组织者需将审核后的会议记录在规定时间内提交给行政部门进行存档。

3.各部门

各部门应指定专人负责本部门内部会议记录的整理和存档工作，并按照行政部门的要求，定期将本部门重要会议记录报送至行政部门，纳入公司整体存档体系。各部门有责任确保本部门会议记录的真实性、完整性和及时性。

三、管理流程

1.会议记录的形成

-会议开始前，记录人员应准备好记录工具，了解会议主题、议程和参会人员信息。

-会议过程中，记录人员要认真倾听发言，准确记录会议讨论的要点、决策事项、任务分配等关键信息。记录方式可采用文字记录、录音记录等相结合的方式，但最终应以文字形式整理形成正式会议记录。

-会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理和完善，核对关键信息的准确性，如有遗漏或不清楚的地方，可向相关参会人员核实。

2.会议记录的审核

-会议组织者在收到会议记录初稿后，应尽快进行审核。审核内容包括记录的准确性、完整性、语言表达等方面。如发现问题，应及时反馈给记录人员进行修改。

-对于涉及重要决策或关键业务信息的会议记录，可能需要参会的相关领导或关键人员进行二次审核，确保记录内容与会议决策一致。

3.会议记录的提交与存档

-经审核无误的会议记录，会议组织者应在会议结束后的[X]个工作日内提交给行政部门。提交时应注明会议名称、会议时间、参会人员等关键信息。

-行政部门收到会议记录后，应按照既定的存档规则进行分类、编号，并将其存储至相应的存档库中。存档库应具备安全可靠的存储环境，防止数据丢失或损坏。

-对于电子文档形式的会议记录，应进行定期备份，确保数据的安全性。同时，为方便查询和使用，应建立完善的索引和检索系统。

4.会议记录的查阅与使用

-公司员工因工作需要查阅会议记录时，应向行政部门提出申请，说明查阅目的和所需会议记录的相关信息。

-行政部门在核实申请信息后，如符合规定，应及时为员工提供查阅服务。对于涉及公司机密的会议记录，需经过相关领导审批后方可查阅，并应严格遵守保密规定。

-员工查阅会议记录时，不得擅自修改、删除或泄露记录内容。如需引用会议记录中的信息，应确保引用的准确性和合法性。

四、权利与义务

1.员工权利

-公司员工有权查阅与自身工作相关的会议记录，以了解公司决策背景、工作任务分配等信息，为更好地开展工作提供支持。

-员工在对会议记录内容有疑问时，有权向记录人员或相关审核人员提出咨询，要求进行解释和说明。

2.员工义务

-所有员工都有义务积极配合会议记录工作，在会议中清晰、准确地表达观点，为会议记录的完整性提供保障。

-参会人员有责任对会议记录中的内容进行保密，尤其是涉及公司商业机密、敏感信息等内容，不得向外部人员泄露。

-员工应按照制度要求，及时提交和查阅会议记录，不得故意拖延或干扰会议记录存档工作的正常进行。

3.行政部门权利与义务

-行政部门有权对各部门的会议记录存档工作进行监督和检查，对不符合制度要求的行为提出整改意见。

-行政部门有义务为员工提供会议记录查阅的便利服务，并对存档记录进行妥善管理和维护，确保记录的安全和完整。同时，行政部门应定期对会议记录存档工作