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充电桩公司传真机使用频率规定

一、总则

本规定旨在规范公司传真机的使用频率，确保传真机资源得到合理、高效的利用，同时降低公司运营成本，提升工作效率。本规定依据公司的实际运营情况以及行业特点制定，符合公司的企业文化和设计理念。公司一直秉持着高效、便捷、绿色的企业文化，在传真机使用频率的管理上，也将遵循这一理念，通过合理规划，减少不必要的资源浪费，同时保障信息传递的及时与准确。公司推行扁平化管理模式，这要求在传真机使用管理上减少层级限制，提高决策和执行的效率。

二、适用范围

本规定适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的客户。公司员工在日常工作中涉及传真机使用时，需严格遵守本规定；对于客户，公司将在合作过程中向其说明传真机使用的相关要求，确保传真机使用的有序性。

三、组织架构与职责分工

（一）行政部门

行政部门作为传真机使用频率规定的主要执行和管理部门，负责制定和完善传真机使用频率的相关规定，监督员工和客户对规定的执行情况。同时，行政部门要定期统计传真机的使用数据，根据数据分析结果对使用频率规定进行调整和优化。行政部门需安排专人负责传真机的日常维护和管理，确保传真机的正常运行。

（二）各业务部门

各业务部门需配合行政部门执行传真机使用频率规定，根据本部门的业务需求，合理安排传真机的使用时间和次数。业务部门负责人要对本部门员工的传真机使用情况进行监督和指导，确保员工遵守规定。对于因业务需要超出规定使用频率的情况，业务部门应提前向行政部门提出申请，并说明原因。

（三）技术部门

技术部门负责传真机设备的技术支持和故障维修，确保传真机的性能稳定，提高传真机的使用效率。技术部门要定期对传真机进行检查和维护，及时发现并解决潜在的问题，保障传真机的正常运行，减少因设备故障导致的使用不便和资源浪费。

四、管理内容与流程

（一）使用频率设定

1.员工个人使用

根据公司日常业务量和工作实际需求，为每位员工设定每月传真机使用的基础频率。基础频率将根据员工所在部门的业务性质和工作量进行差异化设定。例如，销售部门员工由于对外联系较多，每月基础使用频率设定为[X]次；而行政部门员工每月基础使用频率设定为[X]次。对于特殊业务需求，员工可在规定时间内提出申请，经部门负责人审批后，可适当增加使用次数。

2.部门集体使用

各部门根据本部门整体业务量，分配一定的集体使用额度。集体使用额度用于部门内部的文件传递、与外部合作伙伴的批量资料传输等。部门负责人需合理安排集体使用额度的分配和使用，确保部门业务的正常开展，同时避免资源浪费。

3.客户使用

对于与公司有长期合作关系的客户，公司将根据合作协议和业务往来情况，为客户设定相应的传真使用额度。新客户在首次使用传真机时，需向公司相关部门提出申请，公司将根据客户的业务需求和信用状况，确定其使用额度。

（二）申请流程

1.员工申请

员工因业务需要超出个人基础使用频率时，需填写《传真机使用频率调整申请表》，详细说明申请增加使用频率的原因、预计增加的次数以及使用时间范围等信息。申请表经部门负责人审批后，提交至行政部门。行政部门根据公司整体传真机使用情况和资源状况进行审核，审核通过后通知员工可按照调整后的频率使用传真机。

2.部门申请

部门因特殊业务项目或临时性工作需要，超出部门集体使用额度时，部门负责人需填写《部门传真机使用频率调整申请表》，说明申请原因、项目情况以及预计增加的使用量等。申请表经行政部门审核，报公司领导审批后，方可调整部门使用额度。

3.客户申请

客户如需增加传真机使用额度，需向公司对口业务部门提出书面申请，说明申请原因、业务发展需求等。业务部门对客户申请进行初步评估后，将申请材料提交至行政部门。行政部门综合考虑公司与客户的合作关系、业务量增长趋势等因素进行审核，审核通过后为客户调整使用额度。

（三）使用记录与统计

1.传真机设备本身需具备使用记录功能，详细记录每次传真的发送时间、发送号码、接收号码、传真页数等信息。行政部门安排专人定期收集传真机的使用记录数据，并进行整理和分析。

2.各部门需建立本部门的传真机使用台账，记录本部门员工和集体使用传真机的情况，包括使用时间、事由、对方单位等信息。每月末，各部门将本部门的传真机使用台账报送至行政部门，以便行政部门进行汇总和统计。

3.行政部门根据收集到的传真机使用记录和各部门的使用台账，每月生成公司整体的传真机使用频率报告。报告内容包括各部门、各员工以及客户的传真机使用情况分析，如使用频率分布、高峰期时段、主要业务类型等，为公司合理调整传真机使用频率规定提供数据支持。

五、权利与义务

（一）员工权利与义务

1.权利

员工有权在规定的使用频率范围内正常使用传真机，以满足工作业务需求。当员工因业务发展需要合理增加传真机使用频率时，有申请调整使用额度的