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租赁公司文件销毁审批细则

一、总则

本细则旨在规范租赁公司文件销毁审批流程，确保公司文件在销毁过程中遵循严格的程序和标准，保护公司的商业机密、客户信息及其他重要数据的安全。同时，本细则也体现公司对信息安全管理的重视，契合公司严谨、负责的企业文化，以保障公司运营的稳定性和合法性，实现社会效益与企业效益的平衡发展。

二、适用范围

本细则适用于租赁公司全体员工及涉及公司文件处理的相关客户。全体员工在履行工作职责过程中产生、使用、保管的各类文件，以及客户与公司业务往来过程中涉及的相关文件，在需要销毁时均应遵循本细则规定的审批流程。

三、组织架构与职责分工

1.审批小组

成立文件销毁审批小组，成员包括公司高层管理人员、行政主管、法务人员等。审批小组负责对文件销毁申请进行审核和决策，确保销毁行为符合公司利益和法律法规要求。

2.行政部门

行政部门作为文件销毁审批流程的主要执行部门，负责接收员工提交的文件销毁申请，对申请内容进行初步审查，包括文件的类别、数量、来源等信息的核实。同时，行政部门负责安排文件销毁的具体执行工作，并记录销毁过程和结果。

3.各业务部门

各业务部门员工负责识别本部门需要销毁的文件，并按照规定填写文件销毁申请表。在申请表中，详细说明文件的名称、内容摘要、形成时间、涉及业务等信息，确保申请信息的真实性和完整性。

4.法务部门

法务部门负责对文件销毁申请进行法律合规性审查，确保销毁行为不违反任何法律法规和合同约定。在涉及重要或敏感文件销毁时，法务部门应提供专业的法律意见，保障公司的合法权益。

四、管理内容与流程

1.文件识别与申请

-各业务部门员工在日常工作中，应定期对本部门的文件进行清理和识别，确定需要销毁的文件清单。

-员工填写《文件销毁申请表》，详细说明文件的相关信息，包括但不限于文件名称、编号、形成日期、保管期限、涉及业务领域、密级等。对于涉及客户信息的文件，应特别注明客户名称及相关信息。

-将填写完整的申请表提交给本部门负责人进行初步审核。部门负责人应确保申请内容准确无误，并对文件的必要性进行审核，确认是否确实需要销毁。

2.初步审查

-部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门。行政部门对申请表进行全面审查，重点核实文件的类别、数量、来源以及申请销毁的原因是否合理。

-行政部门查阅公司的文件管理制度和档案管理记录，确认文件是否已超出保管期限或不再具有保存价值。对于不符合要求的申请，行政部门应及时反馈给申请人，并说明原因，要求其补充或修改申请内容。

3.法律合规审查

-对于涉及重要业务、商业机密、客户敏感信息或可能存在法律风险的文件销毁申请，行政部门应将申请表转交给法务部门进行法律合规性审查。

-法务部门根据法律法规和公司的相关规定，对申请销毁的文件进行审查，确保销毁行为不会引发任何法律纠纷或违反保密协议等问题。法务部门在审查后，应在申请表上签署明确的审查意见。

4.审批小组审批

-经过行政部门初步审查和法务部门法律合规审查通过的申请表，将提交至文件销毁审批小组进行最终审批。

-审批小组召开会议，对申请进行集体审议。小组成员根据文件的重要性、敏感性、潜在影响等因素进行综合评估，做出批准或不批准的决定。

-审批小组的审批意见应明确记录在申请表上，由组长签字确认。对于不批准的申请，审批小组应说明理由，并将申请表退回行政部门，由行政部门通知申请人。

5.文件销毁执行

-经审批小组批准的文件销毁申请，行政部门负责安排文件销毁的具体执行工作。行政部门应选择符合资质和安全要求的文件销毁服务提供商，签订服务合同，明确双方的权利和义务，包括保密责任、销毁方式、销毁时间等内容。

-在文件销毁过程中，行政部门应安排专人进行现场监督，确保销毁工作按照规定的方式和程序进行。监督人员应记录销毁的时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并拍摄相关照片或视频作为销毁过程的证据留存。

6.销毁结果反馈与记录存档

-文件销毁完成后，行政部门应及时向审批小组反馈销毁结果，包括销毁的文件清单、销毁方式、销毁时间等信息。反馈内容应以书面报告的形式提交，并附上相关的销毁证据材料。

-行政部门将文件销毁申请表、审批意见、销毁服务合同、销毁过程记录等相关文件进行整理归档，作为公司文件管理的重要记录保存。保存期限按照公司档案管理制度的规定执行，以备后续查阅和审计。

五、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利：员工有权要求公司提供必要的文件销毁指导和支持，以确保其正确履行文件销毁职责。对于在文件销毁过程中遇到的问题或疑问，员工有权向行政部门或相关负责人咨询，并获得及时的解答。