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金融公司档案整理执行细则

一、总则

1.目的

为加强本金融公司档案管理，规范档案整理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效保护和利用档案资源，为公司的经营决策、业务发展以及历史研究等提供有力支持，特制定本执行细则。

2.依据

本细则依据国家相关法律法规以及金融行业档案管理的规范性文件，结合本公司实际情况制定。

3.档案整理原则

遵循档案形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。注重档案整理的系统性、科学性和规范化，确保档案信息能够真实、全面地反映公司各项活动。

二、适用范围

本细则适用于金融公司全体员工在工作过程中产生或涉及的各类档案整理工作。包括但不限于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工所产生的业务档案、行政档案、财务档案等。同时，对于涉及公司客户的相关档案资料整理工作，也参照本细则执行，以确保客户信息的妥善管理和保密。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理部门

设立专门的档案管理部门，作为公司档案整理工作的核心机构。负责制定和完善档案整理的规章制度、流程标准；统筹协调全公司的档案整理工作；对各部门的档案整理工作进行指导、监督和检查；负责接收、整理、保管和提供利用公司的各类档案。

2.各部门

各部门是档案整理工作的具体执行单位。负责本部门档案的收集、初步整理和移交工作。指定专人担任档案管理员，负责本部门日常档案管理工作，按照档案管理部门的要求和标准，对本部门形成的文件材料进行及时收集、分类、编号、装订等初步整理工作，并定期向档案管理部门移交。

3.员工个人

公司全体员工有责任和义务妥善保管和及时移交属于归档范围的文件资料。在工作过程中产生的各类文件、记录、报告等，应按照规定的时间和要求，移交至本部门档案管理员处，确保档案资料的完整性。

四、管理内容与流程

1.档案收集

（1）明确收集范围

涵盖公司经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、信函、会议记录、工作笔记、音像资料、电子文档等。包括但不限于业务往来文件、内部管理制度、财务报表、审计报告、人事档案、客户资料等。

（2）收集渠道与方式

各部门档案管理员定期从员工个人处收集本部门的文件资料，同时通过内部办公系统、邮件等渠道收集电子文件。对于重要的外部文件，如监管部门的通知、合作单位的重要函件等，由相关业务人员及时传递至本部门档案管理员处。

2.档案分类

（1）分类标准

根据档案的来源、形成时间、内容性质等因素进行分类。一般可分为行政类、业务类、财务类、人事类、科技类等大类，每大类下再细分若干小类。例如，业务类档案可进一步分为信贷业务档案、投资业务档案、保险业务档案等；行政类档案可分为公文档案、会议档案、证照档案等。

（2）编号规则

为便于档案的管理和查找，对每类档案进行统一编号。编号应体现档案的类别、年份、顺序号等信息。例如，行政类公文档案编号为“XZ-2023-001”，其中“XZ”代表行政类，“2023”为年份，“001”为该类档案在当年的顺序号。

3.档案编目

（1）编制目录

对整理好的档案编制详细的目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。纸质档案应编制纸质目录，电子档案应建立电子目录数据库，并确保两者信息一致。

（2）著录要求

著录信息应准确、完整，遵循相关标准和规范。对于重要档案，应详细著录其关键内容摘要，以便快速了解档案的核心信息。

4.档案装订与数字化处理

（1）装订要求

对于纸质档案，按照一定的规格和顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保证档案的耐久性。

（2）数字化处理

对有保存价值的档案进行数字化扫描，形成电子副本。扫描应保证图像清晰、完整，分辨率符合要求。电子文件应按照规定的格式存储，并进行分类、编号，建立与纸质档案的对应关系。

5.档案上架与存储

（1）上架排列

将装订好的纸质档案按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。档案架应标注清晰的类别标识，方便快速定位。

（2）存储环境

档案库房应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施。电子档案应存储在安全的服务器或存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。

6.档案移交

（1）部门内部移交

员工离职或岗位变动时，应将本人保管的档案资料移交给本部门指定的人员，并办理交接手续。

（2）向档案管理部门移交

各部门应按照规定的时间周期（如每月、每季度）将整理好的档案向档案管理部门移交。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案数量、质量准确无误。

五、权利与义务

1.员工权利

（1）有权按照规定的程序查阅、借阅与自身工作相关的档案资料，以满足工作需要。

（2）对档案整理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的改进和完善。

2.员工义务

（1）严格