员工档案信息管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为了规范员工档案信息管理，确保员工档案信息的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有员工档案信息的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条员工档案信息管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案信息必须真实反映员工的实际情况。

（二）完整性原则：档案信息应全面、系统地反映员工的工作、学习、生活等各方面情况。

（三）安全性原则：确保档案信息不被非法获取、篡改、泄露或损毁。

（四）保密性原则：对涉及员工隐私的档案信息，应严格保密。

（五）便捷性原则：方便员工查询和使用档案信息。

第二章档案信息收集

第四条员工档案信息的收集应包括以下内容：

（一）基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、学历、学位、职称、职务、联系电话、电子邮箱等。

（二）工作经历：工作单位、工作时间、工作性质、岗位、职务、工作业绩等。

（三）学习经历：学校名称、学习时间、所学专业、学历、学位等。

（四）培训经历：培训时间、培训内容、培训效果等。

（五）奖惩情况：获得的奖励、受到的处分等。

（六）其他相关信息：如健康证明、劳动合同、离职证明等。

第五条员工档案信息的收集方式：

（一）通过员工入职登记、劳动合同签订、绩效考核、培训考核等途径收集。

（二）通过查阅相关文件、资料、证书等收集。

（三）通过员工本人提供或委托他人提供。

第三章档案信息整理

第六条员工档案信息的整理应遵循以下要求：

（一）分类整理：按照档案信息的性质、内容、时间等进行分类整理。

（二）编号管理：对每份档案信息进行编号，确保档案信息的唯一性。

（三）装订成册：将整理好的档案信息装订成册，便于保管和查阅。

（四）目录编制：编制档案目录，方便查阅。

第四章档案信息保管

第七条员工档案信息的保管应遵循以下要求：

（一）存放环境：档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防高温、防辐射等。

（二）保管设施：配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、防虫剂等。

（三）定期检查：定期对档案进行清理、整理、消毒等，确保档案安全。

（四）安全防范：加强档案库房的安全防范措施，防止火灾、盗窃、水灾等事故的发生。

第五章档案信息利用

第八条员工档案信息的利用应遵循以下要求：

（一）合法合规：查阅、复制、摘抄档案信息必须符合法律法规和本制度的规定。

（二）保密原则：涉及员工隐私的档案信息，未经本人同意，不得查阅、复制、摘抄。

（三）手续完备：查阅、复制、摘抄档案信息需办理相关手续，并注明用途。

（四）及时归档：查阅、复制、摘抄后的档案信息应及时归档。

第六章档案信息销毁

第九条员工档案信息的销毁应遵循以下要求：

（一）依法销毁：销毁档案信息必须符合法律法规和本制度的规定。

（二）审批手续：销毁档案信息需经单位负责人批准，并办理相关手续。

（三）安全销毁：销毁档案信息应采取安全、环保的方式，防止档案信息泄露。

第七章责任与奖惩

第十条员工档案信息管理人员应履行以下职责：

（一）负责员工档案信息的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

（二）确保档案信息的真实性、完整性和安全性。

（三）严格执行本制度，提高档案管理水平。

第十一条对违反本制度的行为，将根据情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。

第十二条对在档案信息管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

第八章附则

第十三条本制度由本单位人力资源部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度为示例性文本，具体内容可根据实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案信息的真实性、完整性、安全性，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案的管理工作。

第三条员工档案信息管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案信息必须真实反映员工的实际情况。

（二）完整性原则：档案信息应全面、系统地反映员工的个人经历、工作表现、教育培训、奖惩情况等。

（三）安全性原则：加强档案信息保密，确保档案信息安全。

（四）规范性原则：严格按照档案管理规范进行操作。

第二章档案管理组织与职责

第四条公司设立档案管理部门，负责员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：

（一）制定员工档案管理制度，并组织实施。

（二）负责员工档案的收集、整理、归档工作。

（三）负责员工档案的保管、查询、借阅等工作。

（四）负责员工档案的鉴定、销毁工作。

（五）负责员工档案信息系统的建设、维护和更新