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办公室工作实务

第九章办公室参谋咨询

学习目标知识点：1、了解办公室参谋咨询工作的特征2、掌握参谋咨询的内容和要求能力点：1、掌握在具体办公环境下的办公室参谋咨询的方法2、能把握不同决策阶段（准备、形成、实施）的操作要领3、了解相关信息，具备相应的辅助决策能力素质点：1、培养准确领会本级和上级组织领导工作意图的意识2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识3、养成优化决策、巧妙献言的工作习惯第四节不同决策阶段的参谋咨询情景案例宏利公司近年来发展速度非常快，凭借国内经济高速增长的宏观形势，5年来，公司从一个50多人的小企业发展到了300多员工，销售收入从5000万元增加到了近10个亿。但在公司业务、效益快速成长的同时，肖总经理却开始已经意识到问题的严重性。危机的集中体现是企业员工执行力太弱，按肖总的原话就是公司决策层“沟通成本太高，决策效率低下”。为此，总经办行政经理刘子文拟组织办公系统一班人开展决策调研。通过调查他们发现，公司执行力度的弱化，是由于公司决策层没有在公司发展的同时建立与员工的互信机制。经验化管理、制度化管理在产生效益的同时，也加剧了员工的焦虑情绪，因此，急需引入文化管理理念，落实以人为本的管理思想。在刘子文的推动下，宏利公司一场建立信任的文化变革、战略宣传和行为训练开展了起来。半年后，公司执行力发生了天翻地覆的变化。肖总经理说，“相互信任的确是企业行政管理的根本大法。”项目任务请你以行政经理刘子文的身份，完成此次管理转型决策的参谋咨询工作，为科学制订决策方案、组织实施该方案、总结方案实施经验提供智力支持。任务分析高明的职业秘书在提供参谋咨询服务时往往着眼于本组织长远的战略目标，而不会囿于眼前的具体事项。办公室工作业务中，许多工作似乎并没有可以量化的具体指标，但这并不等于干多干少一个样。聪明的秘书能从他人习以为常的事项中发现新机遇。其实这里所说的“习以为常”并非真正是“习以为常”。在普通员工看来“习以为常”的事项中间，可能蕴含着影响本组织发展的深层次的根本性的问题。秘书如果能和领导同时看到这一点，当然就成了领导“高参”了。上述案例中的事项，普通人是尚未感觉到具体危机的。事实上，这个问题处理得好，公司就能人尽其才，减少内耗；处理得不好，则人心思散，公司管理成本将大大提高，甚至还有破产和垮台的危险。要完成这一工作任务，就要求秘书养成想大事的习惯。见微知著、管中窥豹，从日常小事中感受局部细微变化对于整体和全局的意义。同时，要对管理学思想以及各个阶段的演变有所了解，如经验化管理的特点是什么，有何利弊？为什么被制度化管理取代？制度化管理阶段呈现出什么优势？存在什么弊端？当代管理学的发展趋势是什么？等等。秘书号称“内当家”，在处理事务性工作的同时，留心左邻右舍动静，既做“千里眼”，又做“顺风耳”，尤其是先进单位管理模式等方面的新动向、新动作，要及时收集和掌握。掌握好这些动态并适时地借鉴将使秘书自己与本组织立于不败之地。决策准备阶段的参谋咨询（一）工作事项1、与领导工作思路保持同步，做好辅助决策的思想准备2、深入调研，全面收集相关信息，做好决策前的资料准备3、必要的专业知识、专业技术准备小技法拟订备选方案的参谋咨询备选方案是提供给领导作最终抉择时的参考方案，一般要准备3个左右备选方案。拟订备选方案是一个复杂的创造性思维过程，办公部门在拟订过程中要广泛征求各方面意见，尤其要征求相关专家意见。拟订备选方案是领导作出决定之前的工作。若事关全局，则主要由办公部门完成；若涉及某一专门问题，一般由办公部门会同相关职能部门共同完成。决策准备阶段的参谋咨询（二）注意事项1、时时更新观念2、严守机密3、保持平常心决策形成阶段的参谋咨询（一）工作事项1、将领导的意图完善化2、把领导的思路细化、具体化3、物化领导决策的智力成果小技法