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说明文书撰写技巧分享

一、明确目的和受众

1.1确定写作目的

在撰写说明文书之前，明确写作目的是的。写作目的可以是为了提供信息、指导操作、说服他人、解决问题等。例如，如果是为了提供产品使用说明，目的就是让用户能够准确、快速地了解产品的功能和使用方法；如果是为了撰写商务报告，目的可能是为了向上级汇报工作进展、分析市场情况或提出建议等。明确写作目的有助于我们在撰写过程中始终围绕主题，突出重点，避免偏离主题或内容过于分散。

1.2了解受众需求

了解受众的需求是撰写有效说明文书的关键。不同的受众可能有不同的背景、知识水平、阅读目的和期望。因此，我们需要根据受众的特点来调整写作内容和风格。比如，对于专业人士，我们可以使用专业术语和详细的解释；对于普通用户，我们则需要使用通俗易懂的语言和简单的例子。还需要考虑受众的阅读习惯和时间限制，尽量使文章简洁明了、重点突出。

1.3定位文章风格

文章风格的定位要根据写作目的和受众需求来确定。如果是为了传达严肃的信息，文章风格可以较为正式、严谨；如果是为了吸引读者的兴趣，文章风格可以更加生动、活泼。例如，在科技类说明文中，通常采用客观、准确的语言风格；而在广告类说明文中，则可以运用夸张、幽默的手法来吸引消费者的注意力。同时文章风格还要保持一致性，避免在不同的段落或章节中出现风格差异过大的情况。

1.4运用合适的语气

语气的选择也会影响说明文书的效果。如果是为了表达命令或要求，语气可以较为强硬；如果是为了提供建议或指导，语气可以较为温和。在撰写过程中，要根据具体情况选择合适的语气，以达到更好的沟通效果。例如，在撰写安全操作规程时，语气应该严肃、严谨，以保证读者能够认真遵守；而在撰写产品推荐时，语气可以更加热情、友好，以吸引读者的购买欲望。

二、收集和整理资料

2.1广泛收集相关信息

收集资料是撰写说明文书的基础。我们需要广泛收集与写作主题相关的各种信息，包括书籍、论文、网站、新闻报道、专家意见等。通过广泛收集资料，可以获取更全面、更准确的信息，为撰写提供有力的支持。在收集资料时，要注意资料的来源和可靠性，尽量选择权威、可信的资料。

2.2筛选和整理有用资料

收集到的资料往往是杂乱无章的，需要进行筛选和整理。筛选资料时，要根据写作目的和受众需求，选择与主题相关、有用的信息。整理资料时，可以采用分类、归纳、总结等方法，将资料条理化、系统化。同时还要注明资料来源，以便在需要时能够进行查证和引用。

2.3注明资料来源

注明资料来源不仅可以增加说明文书的可信度，还可以方便读者查阅和引用。在撰写说明文书时，要注明所引用资料的作者、书名、出版日期、网站地址等信息。如果是引用他人的观点或数据，还要注明出处，以避免抄袭和侵权行为。注明资料来源可以让读者了解信息的来源和可靠性，增强对说明文书的信任度。

三、搭建文章结构

3.1制定清晰的大纲

制定清晰的大纲是搭建文章结构的重要步骤。大纲可以帮助我们组织思路，明确文章的层次和逻辑关系。在制定大纲时，要根据写作目的和受众需求，确定文章的主要内容和结构框架。可以先列出文章的标题和各部分的小标题，然后再逐步细化每个部分的内容和要点。

3.2合理安排段落层次

合理安排段落层次可以使文章结构清晰、层次分明。一般来说，每个段落应该围绕一个中心思想展开，段落之间要有一定的逻辑联系。可以采用总分总、分总、总分等结构形式来安排段落层次，使文章的逻辑更加严密。同时还要注意段落的长度和篇幅，避免段落过长或过短，影响阅读体验。

3.3运用过渡语句

过渡语句可以起到连接段落、承上启下的作用，使文章的结构更加流畅。在撰写说明文书时，要善于运用过渡语句，如“此外”、“另”、“然而”、“因此”等，来引导读者从一个段落过渡到另一个段落，使文章的逻辑更加连贯。过渡语句的运用可以让文章的结构更加紧密，读者更容易理解和接受文章的内容。

四、撰写精彩开头

4.1引起读者兴趣

开头是文章的重要组成部分，要能够引起读者的兴趣，吸引他们继续阅读下去。可以采用引人入胜的故事、有趣的问题、惊人的事实等方式来开头，让读者产生好奇心和阅读欲望。例如，在撰写旅游说明文书时，可以用一段美丽的风景描写来开头，让读者仿佛身临其境；在撰写科技说明文书时，可以用一个与科技相关的有趣现象来开头，引起读者的关注。

4.2点明主题和重点

开头不仅要引起读者的兴趣，还要点明主题和重点，让读者清楚地知道文章的主要内容和目的。可以在开头部分直接点明主题，或者通过一些引导性的语句来引出主题。同时还要突出文章的重点内容，让读者在阅读开头部分时就能够了解到文章的核心信息。

4.3避免冗长和啰嗦

开头要简洁明了，避免冗长和啰嗦。不要在开头部分过多地阐述背景信息或无关紧要的内容，要直入主题，尽快吸引读者的注意力。可以用简洁的语言概