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合同档案管理及档案利用管理制度内容

合同档案管理及档案利用管理制度

一、总则

为了加强合同档案的科学管理，有效地保护和利用合同档案，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有合同档案的管理及利用工作，合同档案是公司在经济活动中签订的各类合同、协议等法律文件及其相关资料，是公司重要的法律文书和经济活动的原始记录。

二、合同档案管理职责划分

1.档案管理部门

档案管理部门是合同档案管理的职能部门，负责制定和完善合同档案管理的规章制度；对各部门合同档案的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导；集中统一管理公司的合同档案；开展合同档案的保管、鉴定、统计和利用等工作。

2.合同承办部门

合同承办部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作过程中相关文件材料的收集、整理和初步审核；按照规定的时间和要求将合同档案移交档案管理部门；协助档案管理部门对合同档案进行补充和完善。

3.法务部门

法务部门负责对合同的合法性、有效性进行审查；对合同履行过程中的法律问题提供咨询和支持；参与合同档案的鉴定和销毁工作，确保合同档案的处理符合法律规定。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

合同档案的收集范围包括合同正式文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行过程中的相关凭证（如发票、收据、交货单等）以及与合同有关的其他资料。

2.收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正式文本及相关附件收集齐全，并进行初步整理。在合同履行过程中产生的新资料，应及时补充收集。收集的合同档案应确保文件材料的完整性、准确性和真实性，做到字迹清晰、签字盖章齐全。

3.整理方法

档案管理部门应按照合同的类别、时间、项目等进行分类整理。可以采用年度类别保管期限的分类方法，将合同档案分为不同的类别，如销售合同、采购合同、租赁合同等。对每份合同档案应建立独立的卷内目录，注明合同名称、编号、签订日期、当事人、主要内容、保管期限等信息。卷内文件应按照时间顺序或重要程度进行排列，并在文件上加盖档号章。

四、合同档案的归档

1.归档时间

合同承办部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。对于长期履行的合同，应在合同履行期间每年年底将当年产生的合同档案进行阶段性归档，待合同履行完毕后再进行完整归档。

2.归档手续

合同承办部门在移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细列出移交的合同档案名称、数量、保管期限等信息。档案管理部门在接收合同档案时，应进行认真核对，确保移交的档案与清单内容一致。双方签字确认后，各留存一份《合同档案移交清单》。

3.归档质量要求

归档的合同档案应符合档案管理的相关标准和规范，装订整齐，编目准确。档案袋或档案盒应标注清晰的档号、合同名称、保管期限等信息，便于查找和管理。

五、合同档案的保管

1.保管条件

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。库房内的温度应控制在[具体温度范围]，相对湿度应控制在[具体湿度范围]。档案架应排列整齐，便于档案的存放和取用。

2.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期限分为永久、长期（[具体年限]年以上）和短期（[具体年限]年以下）三种。对于涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同档案应永久保存；对于一般的合同档案，根据其有效期限和实际情况确定保管期限。

3.定期检查

档案管理部门应定期对合同档案进行检查，检查内容包括档案的存放情况、保管条件、是否有损坏或丢失等。对于发现的问题应及时采取措施进行处理，如对损坏的档案进行修复、对丢失的档案进行查找和补充等。

4.档案备份

为了防止合同档案因自然灾害、人为破坏等原因造成损失，档案管理部门应定期对合同档案进行数字化备份。备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放，以确保数据的安全性和可用性。

六、合同档案的鉴定与销毁

1.鉴定组织

公司应成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、合同承办部门、法务部门等相关人员组成。鉴定小组负责对到期的合同档案进行鉴定，确定档案的存毁。

2.鉴定方法

鉴定小组应按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对合同档案进行全面审查。主要审查合同档案的价值、保存意义、是否已失去保存价值等。对于仍有保存价值的档案应继续保存；对于确已失去保存价值的档案应进行销毁处理。

3.销毁程序

对于经鉴定需要销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁清册》，详细列出销毁的档案名称、数量、保管期限等信息。《合同档案销毁清册》应经公司领导审批同意后，方可进行销毁。销毁合同档案时，应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由两人以上监销。监销