批发公司费用报销办法.doc

批发公司费用报销办法

一、总则

本批发公司费用报销办法旨在规范公司内部费用报销流程，确保费用支出合理、合规，有效控制公司成本，提高资金使用效率，同时保障员工合法权益。本办法依据国家相关法律法规以及公司实际运营情况制定，是公司财务管理的重要组成部分。

公司秉持“诚信、高效、合作、创新”的企业文化，在费用报销管理中，注重员工的实际需求，体现人文关怀，同时强调严格遵守财务制度，保证公司财务的健康稳定。在设计理念上，力求简洁明了、操作便捷，符合扁平化管理的要求，减少不必要的审批环节，提高工作效率。

本办法适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要为公司临时服务的人员。同时，涉及与客户合作产生的相关费用报销事宜，也可参照本办法执行，以确保双方合作在费用管理上的规范与透明，实现良好的社会效益。

二、组织架构与职责分工

（一）财务部门

1.负责制定和完善费用报销相关的财务制度与流程，对公司费用报销政策进行解释和培训。

2.审核员工提交的费用报销单据，确保报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用支出符合公司规定的标准和预算安排。

3.对费用报销数据进行统计、分析，定期向管理层汇报费用支出情况，为公司成本控制和决策提供数据支持。

4.负责与银行等金融机构对接，完成费用报销款项的支付工作。

（二）各业务部门

1.部门负责人负责本部门员工费用报销申请的初步审核，确认费用支出与业务活动相关，报销金额合理，并对报销事项的真实性负责。

2.组织本部门员工学习费用报销制度，确保员工了解并遵守相关规定。

3.根据业务发展和预算安排，合理控制本部门的费用支出，协助财务部门做好费用管理工作。

（三）审计部门（如有）

负责对公司费用报销流程和执行情况进行定期审计和专项审计，检查是否存在违规报销、虚假报销等问题，并提出改进建议，保障公司资金安全和财务制度的有效执行。

三、管理内容与流程

（一）费用分类

1.差旅费：包括员工因公务出差产生的交通费用（如机票、火车票、汽车票、市内交通费等）、住宿费用、餐饮补贴等。

2.业务招待费：用于公司与客户、合作伙伴等业务往来过程中的招待支出，如宴请、礼品赠送等费用。

3.办公费：涵盖办公用品采购、印刷费、通讯费、水电费等日常办公所需的费用。

4.车辆费用：公司自有车辆或员工因公务使用个人车辆产生的燃油费、过路费、停车费、车辆保养维修费用等。

5.会议费：举办或参加各类会议所发生的场地租赁、设备租赁、餐饮、资料印刷等费用。

6.培训费用：员工参加与工作相关的培训课程、讲座等所产生的学费、教材费、培训期间的差旅费等。

7.其他费用：除上述费用以外的其他合理支出，如诉讼费、咨询费、广告宣传费等。

（二）报销流程

1.员工申请

员工在费用发生后，应及时收集、整理相关报销凭证，按照公司规定填写费用报销单。报销单应详细注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息，并附上有效的原始发票、收据等凭证。对于需要提前审批的费用项目（如大额业务招待费、专项培训费用等），应在费用发生前提交申请，经相关领导审批同意后方可支出。

2.部门初审

员工将填写完整的费用报销单提交给部门负责人，部门负责人对报销事项进行初步审核。审核内容包括费用的合理性、与业务的相关性、报销凭证的完整性等。如审核通过，部门负责人在报销单上签字确认；如发现问题，应及时与报销人沟通并提出修改意见。

3.财务审核

部门初审通过后的费用报销单流转至财务部门，财务人员对报销凭证进行严格审核。审核重点包括发票的真实性、合法性（如发票是否符合税务规定、是否加盖发票专用章等）、费用是否符合公司报销标准、报销金额的计算是否准确等。对于不符合要求的报销凭证，财务人员应及时通知报销人补充或更换。

4.审批签批

财务审核通过的费用报销单，根据报销金额大小和公司授权审批制度，提交给相应的公司领导进行审批签批。审批领导应综合考虑费用支出的必要性、合理性以及对公司预算的影响等因素，做出审批决定。对于重大费用支出，可能需要经过公司管理层集体审议通过。

5.报销支付

经过各级审批通过的费用报销单，财务部门按照公司资金支付流程安排报销款项的支付。一般情况下，报销款项将通过银行转账方式支付到报销人个人银行账户。如遇特殊情况需要现金支付的，应按照公司现金管理规定办理。

（三）报销标准

1.差旅费

-交通费用：根据员工职级和出差地区的不同，设定不同的交通标准。如高级管理人员可乘坐飞机头等舱、高铁一等座；一般员工乘坐飞机经济舱、高铁二等座。对于长途汽车、火车卧铺等交通方式，也有相应的规定。

-住宿费用：按照出差目的地的不同城市级别，制定不同的住宿费用标准上限。员工应选择符合公司规定的住宿场所，超出标准部分原则上由个人承担，但在特殊情况下，经上级领导