批发公司供应商合作检查记录办法.doc

批发公司供应商合作检查记录办法

一、总则

1.目的

本办法旨在建立一套规范、系统的供应商合作检查记录体系，确保批发公司与供应商之间的合作稳定、高效、合规。通过对合作过程的全面检查和详细记录，及时发现问题、解决问题，保障公司供应链的顺畅运行，提高采购质量，降低采购成本，维护公司的合法权益，同时促进供应商不断提升服务水平和产品质量，实现双方的共同发展。

2.依据

本办法依据国家相关法律法规、行业标准以及公司的采购政策、合作协议等制定，确保检查记录工作有法可依、有章可循。

3.原则

-全面性原则：检查记录应涵盖供应商合作的各个方面，包括但不限于产品质量、交货期、价格、售后服务、企业资质等，确保无遗漏。

-客观性原则：检查记录必须基于客观事实，数据准确、描述清晰，不受主观偏见影响。

-及时性原则：检查工作应定期或不定期进行，检查记录及时更新，以便及时发现问题并采取措施。

-保密性原则：对检查记录中涉及的供应商商业机密、公司内部敏感信息等严格保密，防止信息泄露。

二、适用范围

本办法适用于批发公司所有与供应商开展的合作项目及相关活动。具体包括但不限于各类原材料、商品、设备、服务等采购业务中涉及的供应商。供应商范围涵盖长期合作供应商、短期合作供应商以及新引入的潜在供应商。同时，参与供应商合作检查记录工作的人员包括公司采购部门、质量控制部门、物流部门、财务部门等相关人员，以及根据需要聘请的外部专业机构或专家。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-负责制定供应商检查计划，明确检查的范围、内容、频率和方式。

-组织协调各部门开展供应商合作检查工作，确保检查工作的顺利进行。

-收集、整理供应商的基本信息、合作协议等资料，为检查工作提供基础支持。

-对检查记录进行初步审核，确保记录的完整性和准确性。

2.质量控制部门

-负责对供应商提供的产品或服务进行质量检查，制定质量检查标准和流程。

-在检查过程中，对产品的质量特性、性能指标等进行检测和评估，记录质量问题及整改情况。

-协助采购部门对供应商的质量管理体系进行审核，提出改进建议。

3.物流部门

-检查供应商的交货期执行情况，记录每次交货的实际时间、交货数量、交货方式等信息。

-对货物的运输过程进行跟踪，记录运输过程中的异常情况，如货物损坏、延误等。

-协助采购部门处理因交货问题引发的纠纷，提供相关的物流数据和证据。

4.财务部门

-审核供应商的报价及成本构成，检查价格的合理性和稳定性。

-核对采购合同中的付款条款执行情况，记录付款时间、金额、方式等信息。

-协助采购部门评估供应商的财务状况，防范财务风险。

5.其他相关部门

根据公司实际业务需求，法务部门负责检查供应商合作协议的合规性，审计部门对检查记录进行审计监督，其他部门在各自职责范围内配合采购部门开展供应商合作检查记录工作。

四、管理内容与流程

1.检查计划制定

-采购部门每年年初根据公司的采购计划、供应商名单以及以往合作情况，制定年度供应商检查计划。计划应明确检查的供应商范围、检查内容、检查时间安排以及负责检查的部门或人员。

-对于重要供应商或出现问题较多的供应商，可增加检查频率或进行专项检查，并在检查计划中注明。

-检查计划需经公司主管领导审批后实施。

2.检查准备工作

-在开展检查工作前，采购部门应向相关检查人员提供供应商的基本信息、合作协议、以往检查记录等资料，以便检查人员熟悉情况。

-质量控制部门根据检查要求准备相应的检测工具、设备和质量标准文件。

-检查人员根据检查内容和标准，制定详细的检查清单，明确检查要点和记录要求。

3.实地检查与记录

-检查人员按照检查计划和清单，对供应商进行实地检查。检查内容包括但不限于：

-企业资质：检查供应商的营业执照、生产许可证、经营许可证、质量管理体系认证等相关资质证书的有效性和合规性。

-生产能力：查看供应商的生产设备、生产工艺、生产规模等，评估其是否具备满足公司采购需求的生产能力。

-产品质量：对供应商提供的产品进行抽样检测，检查产品质量是否符合公司标准和合同要求，记录产品的质量问题及缺陷。

-交货期：查阅交货记录，核实供应商是否按照合同约定的时间、数量和地点交货，记录交货延误或提前的情况及原因。

-价格：对比市场价格和历史采购价格，评估供应商报价的合理性，记录价格波动情况及原因。

-售后服务：了解供应商的售后服务