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批发公司合同管理流程规章

一、总则

1.目的：为加强公司批发合同管理，规范合同签订、履行、变更与解除等流程，防范合同风险，维护公司合法权益，保障公司业务的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本规章。

2.依据：本规章依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，以及公司的企业文化和管理理念制定。

3.企业文化融入：秉持公司“诚信、共赢、创新、高效”的企业文化，在合同管理过程中，强调诚信履约，追求与客户的共赢局面，鼓励创新管理方式，提高合同管理效率。

二、适用范围

1.员工范围：本规章适用于公司全体员工，包括但不限于业务部门、法务部门、财务部门、行政部门等涉及合同管理工作的人员。

2.客户范围：与公司签订批发合同的各类客户，在合同管理过程中涉及与公司交互的环节，同样遵循本规章相关规定。

三、组织架构与职责分工

1.业务部门

-职责：负责市场开拓，寻找潜在客户，发起合同洽谈；收集、整理客户资料，对客户进行初步信用评估；起草合同初稿，确保合同条款符合业务实际需求；跟进合同履行情况，及时反馈合同执行过程中的问题。

-扁平化管理体现：业务部门内部实行项目小组制，小组负责人直接向部门经理汇报，减少层级沟通成本，提高决策效率。小组可根据业务项目灵活组建，成员之间相互协作，共同完成合同相关工作。

2.法务部门

-职责：审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性；对合同风险进行评估，提出风险防范建议；参与重大合同的谈判，提供法律支持；处理合同纠纷，维护公司合法权益。

-扁平化管理体现：法务部门与其他部门保持直接沟通，在合同审核等环节，可直接与业务部门相关人员对接，快速反馈审核意见，避免信息传递失真和延误。

3.财务部门

-职责：负责审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等；对合同执行过程中的财务状况进行监控，及时预警财务风险；参与合同的成本核算和效益分析。

-扁平化管理体现：财务部门建立与业务部门的定期沟通机制，直接获取合同执行中的财务数据，以便及时进行财务分析和监控。

4.行政部门

-职责：负责合同的归档、保管和查阅管理；建立合同台账，记录合同基本信息和执行情况；协助其他部门进行合同相关文件的传递和协调工作。

-扁平化管理体现：行政部门通过信息化系统实现合同档案的集中管理，各部门可根据权限在线查阅合同资料，减少纸质文件传递，提高工作效率。

四、管理内容与流程

1.合同签订前

-客户开发与信用评估

-业务部门通过多种渠道开发客户，在与客户初步接触后，收集客户营业执照、财务报表、信用记录等资料。

-运用公司内部信用评估模型，对客户信用状况进行评估，评估结果分为优秀、良好、一般、较差四个等级。对于信用等级较差的客户，原则上不与其签订合同。

-合同洽谈

-业务部门与客户就合同标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式等主要条款进行洽谈。

-在洽谈过程中，充分了解客户需求和关注点，同时向客户介绍公司的产品或服务优势、企业文化等，展现公司的良好形象。

-合同起草

-业务部门根据洽谈结果起草合同初稿，合同条款应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义。

-合同初稿应包含双方当事人信息、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款。

-合同审核

-业务部门将合同初稿提交给法务部门进行法律审核，法务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具书面审核意见。

-财务部门对合同中的财务条款进行审核，重点关注付款方式、结算周期等是否符合公司财务规定。

-涉及技术条款的合同，需由技术部门进行技术可行性审核。

-各部门审核通过后，合同初稿提交给公司分管领导审批，分管领导根据公司战略和业务实际进行最终审批。

2.合同签订

-合同盖章：经审批通过的合同，由行政部门负责加盖公司合同专用章。盖章前，行政部门应核对合同内容与审批意见是否一致。

-签订方式：合同可采用现场签订、邮寄签订等方式。现场签订时，双方当事人应在合同上签字并盖章；邮寄签订时，应确保合同在规定时间内送达对方，并及时跟进对方签字盖章情况。

-合同备份：合同签订后，行政部门应将合同原件进行归档保存，并将合同副本分发给业务、法务、财务等相关部门，以便各部门按照职责履行合同管理工作。

3.合同履行

-业务部门执行：业务部门按照合同约定组织生产、采购、发货等工作，确保合同的顺利履行。定期向客户反馈合同执行进度，及时处